Направление работника в командировку за пределы Республики Беларусь является одной из самых трудоемких и ответственных процедур.
Ознакомление с настоящим материалом даст вам возможность не допустить ошибок при оформлении таких командировок и избежать санкций со стороны контролирующих органов.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
В случае поездки работника для выполнения служебного задания за пределами Республики Беларусь оформляем направление в зарубежную служебную командировку.
Вопросы, связанные с направлением работника в служебную командировку, регулируются ст. 91–95 ТК и соответствующими нормативными актами органов, уполномоченных Правительством определять порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках.
Оформляем приказ о командировании
Определения приказа и распоряжения, а также требования к их оформлению содержатся в Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4). Так, приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции № 4). Распоряжением является правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности (п. 94 Инструкции № 4).
Направление работника в служебную командировку за границу производят на основании приказа нанимателя, где наряду с населенным пунктом дополнительно указывается страна командирования.
Образец приказа о направлении в служебную командировку работника за пределы Республики Беларусь смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку, а при направлении его за границу на основании приглашения иностранных организаций – приказ (распоряжение) нанимателя и приглашение, которое должно быть обязательно переведено на русский либо белорусский язык.
Приглашение зарубежной фирмы
В случае если командирование за границу осуществляется по приглашению зарубежной фирмы, направление в командировку производят исключительно на основании приказа и соответствующего приглашения. На основании последнего определяем условия нахождения работника за границей (оплата труда, расходы за проживание (суточные), расходы по найму жилого помещения, проезд и др.). В данном случае приказ и приглашение считаются основанием для расчета и выплаты валютных средств работникам, направляемым в служебные командировки за границу.
Особенностью командировок за пределы Республики Беларусь является то, что наниматель обязан вести регистрацию приглашений зарубежных фирм, на основании которых производится принятие решения о направлении работников в служебную командировку за пределы Республики Беларусь, и в установленном порядке обеспечить их сохранность. Кроме того, наниматель обязан перевести эти приглашения с иностранного языка на белорусский или русский язык.
Для этого в организации определяют работника, ответственного за ведение журнала регистрации приглашений зарубежных фирм. Как правило, данная работа является дополнительной функцией работника, отвечающего за ведение журнала учета работников, выбывших в служебные командировки.
Перевод же таких приглашений может осуществлять как штатный, так и внештатный компетентный работник. Законодательством не установлено каких-либо требований к порядку оформления перевода приглашений.
Задание на командировку
Работнику, направляемому в командировку за границу, руководитель организации устанавливает задание по ней, в котором указывает:
– государство, в которое направляется работник;
– цель командировки;
– время нахождения за границей;
– план встреч и переговоров;
– перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;
– предмет договора (контракта), условия поставки, форму и вид платежа в случае заключения договора (контракта);
– иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки.
Задание подписывает командированный работник и утверждает наниматель.
Задание на командировку должно носить конкретный характер и не содержать общих и нечетких формулировок.
Образец задания на командировку за пределы Республики Беларусь смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.
Особенности направления в командировку отдельных категорий работников
Порядок направления в служебную командировку руководителя юридического лица определяет собственник имущества, уполномоченный им орган или орган, которому предоставлено право заключения трудового договора (контракта) с руководителем.
В командировку за границу при необходимости могут быть направлены также лица, работающие у нанимателя по совместительству. Это допускается в свободное от их основной работы время. При направлении в служебную командировку таких работников рекомендуется получить от них письменное согласие с основного места работы.
В случае направления работника в служебную командировку одновременно по основной работе и работе по совместительству заработную плату сохраняют по обеим должностям, а расходы по оплате командировки распределяют по договоренности между командирующими организациями.
Ситуация
При направлении работников в однодневные командировки за пределы Республики Беларусь у организации возникли следующие вопросы:
– обязательно ли издавать приказ?
– каков срок выплаты командировочных?
– имеет ли право наниматель не выдавать командировочное удостоверение и не оплачивать однодневные командировки?
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК).
Однодневная командировка предполагает выезд и возвращение из нее в течение календарных суток.
Решение о направлении работника в командировку находится в компетенции нанимателя.
Направление работника в служебную командировку оформляют приказом (распоряжением) нанимателя (Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция № 115)). При этом форма и необходимость выдачи командировочного удостоверения Инструкцией № 115 не предусмотрены.
Форму командировочного удостоверения и порядок его заполнения определяет наниматель на основании принятого им локального нормативного правового акта (например, Положения о направлении работников в служебные командировки).
Денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на командировочные расходы работнику, наниматель обязан выдать не позже чем за день до отъезда.
Образец командировочного удостоверения при командировании работника за пределы Республики Беларусь смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.
ЭТО ВАЖНО! Учитывая специфику внутреннего законодательства страны пребывания, обязательная выдача командировочного удостоверения при направлении работника в служебную командировку за границу нормами Инструкции № 115 не предусмотрена.
Гарантии и компенсации
За работниками, направленными в служебную командировку за границу, сохраняются:
– место работы (должность);
– заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка.
При направлении работника в служебную командировку за границу необходимо выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– найму жилого помещения;
– проживанию вне места жительства (суточные) (далее – суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя.
Сумму аванса, подлежащую выдаче командированному работнику на названные расходы, рассчитывают исходя из норм, установленных Минфином (постановление Минфина РБ от 30.01.2001 № 7 «Об установлении норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу»), с учетом особенностей, предусмотренных Инструкцией № 115.
Необходимые валютные средства получают путем представления в банк платежных документов или в порядке, установленном белорусским законодательством.
При отсутствии или недостаточности валютных средств наниматель приобретает их путем безналичного расчета в порядке, предусмотренном Нацбанком.
В случае отсутствия валютного счета на момент командировки или средств на нем для выплаты работникам, направляемым в командировку, валютные средства могут быть приобретены за белорусские рубли в обменных пунктах уполномоченных банков Республики Беларусь в порядке, установленном Нацбанком.
В целях недопущения возникновения недоразумений необходимо ознакомить командируемого работника с порядком расчетов на выданные авансы в иностранной валюте, с валютными ограничениями стран, в которые работник командируется, в т.ч. в части ограничений валютных операций, и об ответственности за нарушение законодательства.
При направлении работника в служебную командировку ему сохраняются место работы (должность), а также заработная плата в течение всего срока командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни по графику постоянного места работы.
Вместе с тем начиная с 61-го дня средний заработок по основному месту работы (службы) не сохраняется работникам, направленным в командировку за границу на срок более 60 дней, но при условии, что принимающая сторона обеспечивает их жилым помещением, питанием и денежным пособием на личные расходы. При этом должны быть соблюдены все 3 условия. Эта же норма распространяется и на работников, направленных за границу на обучение и стажировку.
Командирование в выходные дни
В случае использования работником своих выходных дней в месте командирования до начала служебной командировки либо после ее окончания проездные билеты, не соответствующие датам, определенным в приказе, а также расходы по найму жилого помещения и суточные за эти дни не оплачивают.
Днем отъезда считают день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из Республики Беларусь командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспорта в Республику Беларусь. При отправлении транспорта до 24 ч включительно днем отъезда считают текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие.
Пример 1
Работник командирован в Германию с 6 по 10 сентября. Он выезжает из Минска в Германию поездом 6 сентября в 20.40. Днем отъезда из Республики Беларусь для работника является 6 сентября, и суточные за этот день ему выплачивают по нормам страны командирования, т.е. по нормам Германии (при этом тот факт, что пересечение границы Республики Беларусь произошло 7 сентября в 2.50, не влияет на выплату суточных).
Аналогичным образом, в зависимости от даты прибытия поезда в г. Минск, работнику возмещаются суточные за день прибытия в Республику Беларусь. При возвращении из Германии поезд прибывает в Минск 10 сентября в 5.00. Соответственно суточные за 10 сентября работнику выплачивают по нормам страны командирования, т.е. по нормам Германии, вне зависимости от времени пересечения границы.
Кроме того, за время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные выплачивают в белорусских рублях по нормам, установленным белорусским законодательством по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Пример 2
Организуется выезд за границу группы работников для участия в конференции. Выезд состоится из Минска 7 сентября. Сбор участников назначен в Минске на 6 сентября. Таким образом, работникам, прибывшим к месту сбора 6 сентября, суточные за этот день выплачивают в белорусских рублях по нормам, установленным по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь, а начиная с 7 сентября и по день прибытия (включительно) в Минск – в иностранной валюте по нормам страны командирования. Если работник прибыл в Минск 10 сентября утром, а вечером выехал к месту постоянной работы и прибыл туда 11 сентября, то за 11 сентября суточные будут выплачены в белорусских рублях по нормам, установленным по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь.
Таким образом, определение даты пересечения границ государств, в т.ч. Государственной границы Республики Беларусь, необходимо для определения продолжительности временной остановки и государства, в котором она произошла при следовании работника в командировку.
При этом если задержка в пути произошла без уважительных причин по вине командированного работника, то заработная плата (денежное довольствие) ему не сохраняется, суточные не выплачиваются и расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
Особенности компенсации водителям
Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов, и лицам, командированным вместе с ними, суточные выплачивают по нормам, установленным для государства, в которое работник направлен в командировку, независимо от продолжительности временной остановки и пребывания на территории иностранного государства работника при проезде в страну командирования либо обратно.
Учитывая особенности автомобильных международных перевозок грузов, суточные по нормам страны командирования выплачивают водителям со дня отъезда и включая день прибытия в Республику Беларусь.
При направлении водителя, осуществляющего международные автомобильные перевозки грузов, в командировку в дополнение к приказу необходимо подробно составить маршрут следования и разработать график движения автомобиля.
Отмена служебной командировки
В случае отмены служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам ему возмещают расходы по оформлению виз, а также по стоимости установленного тарифа при возврате билетов. Возмещение данных расходов производят на основании подтверждающих документов в оригинале.
ЭТО ВАЖНО! Изменение условий командирования, в т.ч. отмену служебной командировки по не зависящим от командируемого работника причинам, оформляют приказом (распоряжением) нанимателя.
Образец приказа об отмене служебной командировки смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
Временная нетрудоспособность
Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться из командировки обязательно должны быть подтверждены документально соответствующим медицинским учреждением иностранного государства. При этом срок командировки продлевается на дни временной нетрудоспособности командированного работника за границей.
Письменный отчет об итогах служебной командировки
Работники, прибывшие из командировки за границу, представляют письменный отчет об итогах служебной командировки в 10-дневный срок со дня прибытия.
Форму письменного отчета по выполнению задания и порядок его представления руководитель определяет самостоятельно.
Образец письменного отчета по выполнению задания смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.
При командировании группы работников за границу для решения одной общей задачи (например, участие в деловых переговорах) и назначении руководителя этой группы, ответственного за решение поставленной задачи, по решению нанимателя может устанавливаться коллективное задание на командировку. Аналогичным образом определяют и форму отчета (коллективная либо индивидуальная). При этом в любом случае задание и отчет подписывают руководитель организации и все командируемые работники.
