В процессе своей деятельности работникам кадровой службы организации приходится взаимодействовать с различными органами госуправления и представлять определенную информацию. Рассмотрим в статье, какие сведения и отчеты в какие органы следует представлять кадровику, а также ответственность за нарушение порядка представления таких данных.
Документ: Закон Республики Беларусь от 15.06.2006 № 125-З «О занятости населения Республики Беларусь» (далее – Закон № 125-З).
Документ: Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
1. Органы по труду, занятости и соцзащите населения
Статья 21 Закона № 125-З:
– сведения о вакансиях: письменно уведомлять органы по труду, занятости и социальной защите о наличии свободных рабочих мест (вакансий) в течение 5 дней со дня их образования с указанием условий труда и размера его оплаты. При этом нанимателям запрещается указывать дискриминационные условия в сведениях об имеющихся свободных рабочих местах (вакансиях).
Примечание. Организации, которые определены облисполкомами, а также Минским горисполкомом совместно с Минским облисполкомом для трудоустройства обязанных лиц, в 3-дневный срок со дня возникновения свободных рабочих мест представляют в органы по труду, занятости и социальной защите сведения об имеющихся свободных рабочих местах (вакансиях) с указанием размера заработной платы для трудоустройства обязанных лиц.
Кроме того, организации, в которых работают обязанные лица, должны:
– информировать органы внутренних дел и органы по труду, занятости и социальной защите о неявке обязанных лиц на работу;
– ежемесячно представлять в органы внутренних дел, органы по труду, занятости и социальной защите информацию об учете рабочего времени обязанных лиц, о нарушениях трудовой дисциплины обязанными лицами, в т.ч. повлекших уменьшение их заработной платы (табели учета рабочего времени, приказы об отстранении от выполнения работы и иные документы, подтверждающие факты нарушения трудовой дисциплины).
При увольнении обязанного лица по основаниям, предусмотренным в пп. 1, 2, 8 ст. 42, п. 2 ст. 44, п. 2 ст. 47 ТК, наниматель в день его увольнения направляет об этом информацию в орган по труду, занятости и социальной защите и орган внутренних дел (если обязанное лицо работало на основании судебного постановления о трудоустройстве) для обеспечения трудоустройства обязанного лица на новое место работы.
Если обязанное лицо самостоятельно найдет место работы с заработной платой, превышающей заработную плату по предоставленному месту работы, наниматель при наличии письма от другого нанимателя вправе по согласованию с органами по труду, занятости и социальной защите уволить обязанное лицо для дальнейшей работы у этого нанимателя;
– уведомление о ликвидации и сокращении численности или штата сотрудников: не менее чем за 2 месяца до высвобождения работников в связи с ликвидацией организации, прекращением деятельности индивидуального предпринимателя, сокращением численности или штата работников письменно уведомлять об этом органы по труду, занятости и социальной защите по месту нахождения нанимателя с указанием фамилии, профессии (специальности), квалификации и размера оплаты труда высвобождаемых работников;
– своевременно (не позднее чем за 3 месяца) представлять в органы по труду, занятости и социальной защите и профсоюз письменную информацию о возможных массовых высвобождениях работников (категории и численность работников, которых они могут коснуться, сроки, в течение которых намечено их осуществить), производимых в порядке, установленном законодательством;
– сведения о приеме на работу по направлению: при приеме на работу гражданина, направленного органом по труду, занятости и социальной защите, наниматель в 5-дневный срок возвращает в орган по труду, занятости и социальной защите направление с указанием дня приема гражданина на работу.
Ответственность за нарушение порядка представления данных: неуведомление органов по труду, занятости и социальной защите, несвоевременное или не в полном объеме уведомление этих органов уполномоченным должностным лицом нанимателя о предстоящем высвобождении работников в связи с ликвидацией юридического лица, прекращением деятельности индивидуального предпринимателя или сокращением численности (штата) работников либо о наличии свободных рабочих мест (вакансий) влекут наложение штрафа в размере от 5 до 20 базовых величин (БВ) (ч. 3 ст. 9.15 КоАП).
Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 24.11.2006 № 18 «О дополнительных мерах по государственной защите детей в неблагополучных семьях».
Документ: Положение о трудоустройстве родителей, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26.01.2007 № 105.
Документ: Закон Республики Беларусь от 28.11.2004 № 345-З «О государственной статистике» (далее – Закон № 345-З).
2. Органы статистики
Составление и представление в органы государственной статистики некоторых видов государственной статистической отчетности по труду относятся к функциям кадровой службы.
К основным статистическим отчетам по труду можно отнести (см. таблицу):
Ответственность за нарушение порядка представления данных предусмотрена ст. 23.18 КоАП:
– представление должностным лицом и (или) иным уполномоченным лицом, ответственным за составление и представление данных государственной статистической отчетности, либо индивидуальным предпринимателем искаженных данных государственной статистической отчетности, несвоевременное представление или непредставление такой отчетности органам государственной статистики, если в этих деяниях нет состава преступления, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 100 БВ;
– те же деяния, совершенные повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за такие же нарушения, влекут наложение штрафа в размере от 50 до 200 БВ;
– представление должностным лицом и (или) иным уполномоченным лицом, ответственным за составление и представление данных государственной статистической отчетности, либо индивидуальным предпринимателем искаженных данных государственной статистической отчетности, несвоевременное представление или непредставление такой отчетности государственным органам (организациям), за исключением органов государственной статистики, осуществляющим ведение государственной статистики по вопросам, входящим в их компетенцию, влекут наложение штрафа в размере от 10 до 80 БВ;
– деяния, предусмотренные ч. 3 ст. 23.18 КоАП, совершенные повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за такие же нарушения, влекут наложение штрафа в размере от 40 до 150 БВ.
Документ: Закон Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон № 1596-XII).
Документ: Методические рекомендации по организации на предприятиях, в учреждениях, организациях, колхозах, кооперативах и иных субъектах хозяйствования работы по оформлению и представлению документов к назначению пенсии (вместе с Указаниями по заполнению представления), утвержденные приказом Минсоцзащиты Республики Беларусь от 14.03.1996 № 8 (далее – Методические рекомендации).
3. Пенсионный фонд
Необходимо своевременно оформлять документы о стаже работы, заработке и результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимые для назначения пенсии, а также в положенный срок представлять их в органы, осуществляющие пенсионное обеспечение (часть первая ст. 76 Закона № 1596-XII).
Для назначения пенсии: порядок и сроки оформления документов определены Методическими рекомендациями.
Обращение за назначением пенсии осуществляется в любое время после возникновения права на пенсию без ограничения каким-либо сроком. Обращение за назначением трудовой пенсии по возрасту может осуществляться и до наступления пенсионного возраста, однако не ранее чем за месяц до возникновения права на эту пенсию.
Сведения о приеме на работу пенсионера: при приеме на работу пенсионера известить об этом в 5-дневный срок орган, осуществляющий пенсионное обеспечение. Суммы пенсии, излишне выплаченные в связи с невыполнением работодателем указанного требования, взыскиваются в пользу органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, по его распоряжению в бесспорном порядке с работодателей – юридических лиц и в судебном порядке с работодателей – физических лиц (ст. 93 Закона № 1596-XII).
Ответственность за нарушение порядка представления данных: за несвоевременное и неполное оформление документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, наниматель несет административную ответственность в виде штрафа в размере от 20 до 50 БВ, а также материальную ответственность перед пенсионером (ст. 9.14 КоАП).
Справочно: если работник, которому оформляется трудовая пенсия по возрасту, продолжает работать, организация не обязана извещать орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, о том, что у нее работает пенсионер.
Документ: Закон Республики Беларусь от 30.12.2010 № 225-З «О внешней трудовой миграции» (далее – Закон № 225-З).
4. Подразделения по гражданству и миграции
Нанимателю, намеревающемуся использовать труд иностранцев, не имеющих разрешений на постоянное проживание в Республике Беларусь, в количестве, превышающем 10 человек, необходимо получить разрешение на привлечение иностранной рабочей силы (часть первая ст. 26 Закона № 225-З). Разрешение выдает Департамент по гражданству и миграции МВД Республики Беларусь согласно Инструкции о порядке организации работы по выдаче разрешения на привлечение в Республику Беларусь иностранной рабочей силы, специального разрешения на право занятия трудовой деятельностью в Республике Беларусь, внесения в них изменений, однократного продления срока их действия и их аннулирования, утвержденной постановлением МВД Республики Беларусь от 24.06.2016 № 173.
Регистрация трудового договора: в месячный срок со дня заключения трудового договора с иностранцем его нужно зарегистрировать в подразделении по гражданству и миграции. Регистрация осуществляется бесплатно путем проставления специалистами подразделения по гражданству и миграции штампа о регистрации на обоих экземплярах трудового договора (экземпляре нанимателя и работника) (ст. 36 Закона № 225-З).
Регистрация вносимых в трудовой договор изменений: наниматель обязан регистрировать в подразделении по гражданству и миграции вносимые в трудовой договор с иностранцем изменения и (или) дополнения, касающиеся содержания и условий, установленных частью второй ст. 19 ТК и абз. 2 и 3 части второй ст. 32 Закона № 225-З.
В течение 5 рабочих дней наниматель обязан вернуть специальное разрешение в случаях со дня:
– прекращения трудового договора с трудящимся-иммигрантом;
– получения уведомления об аннулировании специального разрешения;
– истечения срока действия специального разрешения;
– если трудовой договор с трудящимся-иммигрантом так и не будет заключен.
В случае смерти трудящегося-иммигранта наниматель обязан информировать о его смерти.
Уведомление о прекращении трудовых отношений: иностранцев увольняют в общем порядке. За нанимателем не закреплена обязанность по сообщению, уведомлению государственных органов о прекращении трудового договора с иностранцем.
Ответственность за нарушение предоставления данных: наниматели, которые используют иностранца для осуществления трудовой, предпринимательской или иной деятельности с нарушением установленного порядка, подлежат административной ответственности в виде предупреждения или наложения штрафа в размере до 20 БВ (ч. 4 ст. 23.55 КоАП).
Документ: Закон Республики Беларусь от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе» (далее – Закон № 1914-ХII).
Документ: Положение о воинском учете, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.12.2003 № 1662 (далее – Положение о воинском учете).
5. Органы, осуществляющие воинский учет
Справочно: воинский учет призывников и военнообязанных ведется во всех организациях независимо от форм собственности.
Законом № 1914-XII и Положением о воинском учете на нанимателя возложен ряд обязанностей в сфере воинского учета.
Наниматель информирует органы, осуществляющие воинский учет по месту жительства работников, в недельный срок:
– о каждом призывнике и военнообязанном, принятом на работу и об увольнении таких работников;
– о гражданах, становящихся на воинский учет, состоящих на воинском учете, а также не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете;
– об изменениях, касающихся семейного положения, состава семьи, уровня основного образования, должности (специальности) и места жительства граждан, подлежащих воинскому учету.
Руководители, другие ответственные за военно-учетную работу должностные лица (работники) организаций обязаны ежегодно до 1 декабря представлять в военный комиссариат района (города) списки граждан мужского пола, подлежащих приписке к призывным участкам в следующем году. Данная обязанность распространяется только на руководителей организаций, осуществляющих эксплуатацию жилищного фонда и (или) предоставляющих жилищно-коммунальные услуги.
Ответственность за нарушение представления данных: наложение на должностное лицо организации штрафа в размере от 4 до 5 БВ (ст. 25.2, 25.4, 25.8 КоАП).
Наталья Непевная, начальник управления кадров БГУ
