Учет рабочего времени водителя: путевой лист или табель?

Учет рабочего времени водителей имеет некоторые особенности по сравнению с учетом рабочего времени других работников. Для фактического учета отработанного водителем рабочего времени могут использоваться данные путевого листа при том, что этот документ не входит в состав кадровой документации. В данной статье рассказано, как правильно вести учет фактически отработанного времени таких работников.

Учет рабочего времени водителя: путевой лист или табель?

Профессия водителя связана с управлением автотранспортными средствами и, следовательно, соблюдением безопасности дорожного движения. Транспорт, как известно, является средством повышенной опасности, и водители, управляя им, рискуют не только материальными ценностями, которые
они перевозят, но и жизнью – своей и пассажиров.По этой причине очень важно при составлении графиков работ (сменности) соблюдать режим труда и отдыха данной категории работников.

Оформление путевых листов

С 29 августа 2012 г. действуют 5 форм путевых листов (легкового автомобиля; автомобиля-такси; автомобиля-такси индивидуального предпринимателя; автобуса; автобуса, осуществляющего перевозки пассажиров в регулярном сообщении, индивидуального предпринимателя). Формы и инструкция о порядке их оформления при выполнении автомобильной перевозки пассажиров утверждены постановлением Минтранса РБ от 29.03.2012 № 25 «Об установлении форм путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров, утверждении Инструкции о порядке оформления путевых листов при выполнении автомобильной перевозки пассажиров и признании утратившими силу постановлений Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 6 октября 2003 г. № 44 и от 28 марта 2008 г. № 38» (далее – постановление № 25; Инструкция).

Инструкция не детализирует порядок заполнения реквизитов форм путевых листов пассажирского автотранспорта. Она содержит общие подходы к их оформлению, определяет перечень обязательных сведений. Реквизиты путевого листа, по которым информация отсутствует или не ведется учет, могут не заполняться. Разрешено вносить дополнительные сведения (реквизиты) при условии, что они не мешают прочтению иных записей.

ЭТО ВАЖНО! Субъекты хозяйствования, осуществляющие коммерческие перевозки пассажиров, обязаны использовать формы путевых листов, утвержденные постановлением № 25.

Закон об автомобильных перевозках не распространяется на автомобильные перевозки для собственных нужд. Следовательно, организации и ИП, занимающиеся некоммерческими перевозками (например, организующие поездки сотрудников на служебном легковом автомобиле), вправе применять как формы Минтранса, так и самостоятельно утвержденные формы путевых листов.

Время труда и отдыха водителей

Организация труда водителей регламентирована Положением о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденным постановлением Минтранса РБ от 25.11.2010
№ 82 (далее – Положение). Этот документ регулирует рабочее время и время отдыха водителей автомобилей организаций всех форм собственности и ведомственной принадлежности (за исклю-
чением водителей автомобилей, занятых на между-
народных автомобильных перевозках), выпол-
няющих внутриреспубликанские автомобильные перевозки, исходя из специфики организации их труда и отдыха.

Справочно: в отношении водителей автомобилей, занятых на международных автомобильных перевозках пассажиров и грузов, применяются положения Европейского соглашения, касающегося работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки, заключенного в г. Женеве 01.07.1970.

Периоды, включаемые в рабочее время водителя

Рабочее время водителей включает (п. 9 Положения):

• подготовительно-заключительное время для выполнения работ перед выездом на линию и поcле возвращения с линии в организацию, а примеждугородных перевозках – для выполнения работ в пункте оборота или в пути (в месте стоянки) перед началом и после окончания смены продолжительностью 20 мин;
• время проведения предрейсового медицинского осмотра продолжительностью 5 мин;
• время управления автомобилем;
• время присутствия на рабочем месте водителя автомобиля, когда он не управляет автомобилем, при направлении в рейс 2 водителей автомобиля;
•  время стоянки в пунктах погрузки и разгрузки грузов, в местах посадки и высадки пассажиров, в местах использования специальных автомобилей;
• время простоев не по вине водителя автомобиля;
• время специальных перерывов, предусмотренных графиком работ (сменности) для отдыха от управления автомобилем в пути и на конечных пунктах маршрута;
• время проведения работ по устранению возникших в течение работы на линии эксплуатационных неисправностей обслуживаемого автомобиля, не требующих разборки механизмов, а также выполнения регулировочных работ в полевых условиях при отсутствии технической помощи;
• время охраны груза и автомобиля во время стоянки на промежуточных и конечных пунктах маршрута при осуществлении междугородных перевозок в случае, если такие обязанности предусмотрены трудовым договором, заключенным с водителем автомобиля.

Помните, что к рабочему времени относится не только время, в течение которого работник исполняет трудовые обязанности, но и другие периоды (ст. 133 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Кроме того, для водителей автомобилей может вводиться рабочий день с разделением его на части.

Между отдельными частями рабочего дня возможны либо один перерыв для отдыха и питания свыше 2 ч, но не более 4 ч, либо 2 перерыва и более, включая перерыв для отдыха и питания, общей продолжительностью не более 4 ч.

При этом общая продолжительность рабочего времени не должна превышать установленную графиком работ (сменности) продолжительность ежедневной работы.

Время перерывов между частями рабочего дня в рабочее время не включают.

Перерыв между 2 частями рабочего дня предоставляется в месте, определенном для стоянки автомобиля и оборудованном для отдыха водителя.

Решение о разделении рабочего дня на части принимает наниматель по согласованию с профсоюзом (при его наличии).

Ограничения по времени управления автомобилем

При суммированном учете рабочего времени продолжительность рабочего дня (смены) водителя автомобиля может устанавливаться не более 10 ч, а в отдельных случаях (водителям автомобилей, работающим на городских и пригородных автомобильных перевозках пассажиров в регулярном сообщении, при осуществлении междугородной перевозки, когда водителю необходимо дать возможность доехать до соответствующего места отдыха) – не более 12 ч с обязательным соблюдением установленной нормы рабочего времени учетного периода по распоряжению нанимателя и по согласованию с профсоюзом (при его наличии).

ЭТО ВАЖНО! Не допускается устанавливать продолжительность рабочего дня (смены) 12 ч более 2 календарных дней подряд. Если предусматривается пребывание водителя автомобиля в автомобиле продолжительностью более 12 ч, в рейс направляют 2 водителей.

Ненормированный рабочий день водителя автомобиля

Нормальная продолжительность рабочего времени у водителей не должна превышать 40 ч в неделю. Для водителей, работающих по календарю 5-дневной рабочей недели, длительность ежедневной работы (смены) не должна быть более 8 ч, а для работающих по календарю 6-дневной рабочей недели, – 7 ч. При этом количество и продолжительность рабочих смен определяют исходя из нормальной продолжительности рабочей недели, а дни еженедельного отдыха предоставляют на общих основаниях. Ошибка многих руководителей состоит в том, что они систематически привлекают своих личных водителей к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени, в то время как ст. 118-1 ТК четко определяет условия установления ненормированного рабочего дня. В этой статье говорится об эпизодическом характере такой работы: «…отдельные работники могут при необходимости эпизодически по письменному или устному приказу (распоряжению), постановлению нанимателя или по своей инициативе с ведома нанимателя или уполномоченного должностного лица нанимателя выполнять свои трудовые обязанности за пределами установленной нормы продолжительности рабочего времени. Возможная в связи с этим переработка сверх нормы рабочего времени не является сверхурочной работой и компенсируется предоставлением дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день». Игнорировать данное требование нельзя. Кроме того, причины или основания привлечения водителя к работе за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени должны быть зафиксированы в приказе (распоряжении) нанимателя.

Условие о режиме ненормированного рабочего дня может быть включено в трудовой договор с водителем, если данная профессия предусмотрена перечнем должностей с ненормированным рабочим днем. Такой перечень закрепляется в локальном нормативном акте организации.

Привлекать к работе водителя, которому установлен ненормированный рабочий день, можно как до начала рабочего дня, так и после его окончания. Получать согласие работника в таком случае не нужно. Однако нанимателю следует помнить, что даже при таком режиме работник обязан приходить на работу к началу рабочего дня, и уходить с работы – не ранее окончания рабочего дня. На него распространяются правила о времени начала и окончания рабочего дня в том же объеме, как и на остальных работников. Следовательно, при принятии решения о привлечении работника к работе за пределами рабочей смены наниматель должен издать письменный приказ или отдать распоряжение устно (ст. 118-1 ТК).

Суммированный учет рабочего времени водителей

Если условия производства (работы) не позволяют соблюдать установленную для данной категории работников ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, вводится суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК). Иногда исходя из условий работы для отдельных категорий работников не может быть соблюдена нормальная продолжительность рабочего времени. В таком случае устанавливают суммированный учет рабочего времени. При этом продолжительность учетного периода не может превышать одного календарного года. Порядок ведения суммированного учета рабочего времени устанавливает наниматель в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА), который утверждает по согласованию с профсоюзом (в ЛНПА указывается длительность учетного периода). Принимая нового сотрудника на работу, которая будет осуществляться по правилам суммированного учета рабочего времени, его необходимо ознакомить  с ЛНПА под роспись.

ЭТО ВАЖНО! Если суммированный учет рабочего времени действует не во всей организации, а только для некоторых видов работ или отдельных категорий работников, то режим рабочего времени и времени отдыха для таких работников становится индивидуальным и обязательным условием трудового договора, например: «Работнику устанавливается нормальная продолжительность рабочего времени 40 ч в неделю с суммированным учетом рабочего времени, учетный период –месяц (квартал, но не более одного календарного года). Порядок ведения суммированного учета рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка. Графики сменности доводятся до работника не позднее одного месяца до дня введения их в действие».

График работ (сменности)

Суммированный учет рабочего времени, применяемый согласно Положению, – это фактически специальный режим рабочего времени и времени отдыха, основанный на графиках сменности. График работ (сменности) утверждается приказом руководителя по согласованию с профсоюзом, если таковой имеется, и доводится до сведения сотрудников не позднее чем за месяц до введения в действие. Продолжительность работы по графику сменности не может превышать норму рабочего времени в учетном периоде. Помните, что работа в течение 2 смен подряд запрещается. При этом недопустима и недоработка до нормы рабочего времени. При сменном режиме рабочего времени предусматривается, что выходные дни в течение рабочей недели предоставляются по скользящему графику.

Таким образом, введение суммированного учета рабочего времени для водителей автомобилей предполагает установление:

• продолжительности учетного периода;
• нормы рабочих часов за учетный период;
• графика работы.

Целесообразность введения суммированного учета рабочего времени подтверждается тем, что при таком режиме рабочего времени сверхурочная работа определяется по количеству часов за пределами учетного периода. При обычном же режиме сверхурочной считается работа, которую работник выполняет по инициативе нанимателя за пределами рабочего дня (смены). Иными словами, при суммированном учете рабочего времени сверхурочной признается работа, выполняемая по инициативе нанимателя сверх нормального числа рабочих часов за учетный период.

Учет рабочего времени водителя в документах

Порядок оформления первичных документов по учету рабочего времени водителей зависит от применяемой формы и систем оплаты труда в организации. Сдельная прямая система оплаты труда за тонны и тонно-километры предусматривает начисление заработной платы водителям по сдельным расценкам. Сдельная прямая система оплаты труда по расценкам за километры пробега используется, как правило, при оплате труда водителей, выполняющих перевозки грузов в международном и междугородном сообщениях. При повременной простой оплате труда заработную плату водителей начисляют по установленной ему тарифной ставке за фактически отработанное время.

Не менее важным является и правильное оформление режима рабочего времени для водителей. Учет рабочего времени водителей автомобилей осуществляют на основании табеля, путевых листов и других документов (п. 19 Положения). Учет времени простоя водителей автомобилей ведется путем заполнения листов о простое или особых отметок в путевом листе.

Наниматель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 55 ТК). Это позволяет контролировать соблюдение трудовой дисциплины, отсутствие прогулов, опозданий, а также правильно определять заработную плату за фактически отработанное время.

В случаях введения суммированного учета рабочего времени для водителей графики сменности необходимо составлять заранее на весь учетный период. Данное требование обозначено в ст. 126 ТК и Положении. Это нужно делать для того, чтобы наниматель был уверен в том, что нормальное число рабочих часов не превышено за учетный период, а работник – в том, что в график не заложены сверхурочные.

Путевой лист

Еще одним документом для начисления заработной платы водителю является путевой лист. В нем в обязательном порядке должна быть заполнена следующая информация:

• период действия путевого листа;
• наименование автомобильного перевозчика (штамп (печать) перевозчика);
• марка и регистрационный знак автомобиля;
• данные о водителе;
• отметки о прохождении водителем медицинского осмотра;
• отметки о техническом состоянии автомобиля;
• данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) автомобиля;
• данные о движении топливно-смазочных материалов;
• отметки водителя и уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу автомобиля;
• иные отметки уполномоченных лиц автомобильного перевозчика, оформляющих путевой лист.

Исходя из ситуации водитель 3 ч не управлял автомобилем, однако находился на рабочем месте и ожидал следующего поручения нанимателя. Поскольку в отношении данного работника не объявлен
простой (не заполнен листок простоя), это время подлежит учету и включению в состав отработанного рабочего времени (п. 9 Положения). Согласно действующему законодательству разрешен учет рабочего времени не только в табелях учета рабочего времени, но также в путевых листах и других документах (п. 19 Положения). По мнению автора, время, в течение которого водитель не осуществлял управление автомобилем, можно указать в путевом листе в качестве особых отметок (например, время нахождения в резерве, время устранения неполадок при нахождении автомобиля в пути и др.). В качестве примера можно привести путевой лист легкового автомобиля (приложение 1 к постановлению № 25). На обратной стороне путевого листа в разделе «выполнение задания» дополнительные сведения можно указать в гр. 26 «прочие сведения» (в данной ситуации 3 ч, которые водитель находился в резерве).

Однако, как указывалось выше, путевой лист не входит в состав кадровой документации, поэтому, по мнению автора, нанимателям кроме путевых листов необходимо вести и табели учета рабочего времени. Исходя из специфики работы водителей (работа вне места расположения организации) основанием для внесения сведений об отработанных водителем часах в табель учета рабочего времени будут служить данные путевого листа. Следует учитывать, что сведения, указанные в табеле учета рабочего времени и путевом листе, должны совпадать.

ЭТО ВАЖНО! Суды неоднократно указывали на то, что расхождение этих сведений не позволяет определить фактическую продолжительность времени, отработанного водителем. 

Учет рабочего времени водителей в командировках

В месте командировки рабочее время водителя автомобиля учитывается на общих основаниях в порядке, установленном по месту его работы. Если в месте командировки организована работа по графику работ (сменности), отличному от графика работ (сменности) в месте постоянной работы, то рабочее время водителя автомобиля учитывается по его фактической продолжительности с предоставлением табеля учета рабочего времени с этого места работы (п. 19 Положения). Каждый час работы в сверхурочное время оплачивается не ниже чем в двойном размере:

• работникам со сдельной оплатой труда – не ниже двойных сдельных расценок;
• работникам с повременной оплатой труда, а также получающим должностные оклады, – не ниже двойных часовых тарифных ставок (окладов).

По договоренности с нанимателем работнику за работу в сверхурочное время может предоставляться другой день отдыха. За работу в сверхурочное время премии начисляются на заработок по одинарным сдельным расценкам или на одинарную тарифную ставку (ст. 69 ТК).

С учетом изложенного, если по трудовому договору время окончания рабочего дня водителя –
17.00, а фактически он возвращается из однодневных служебных командировок после 17.00 (например, в 19.00–20.00), что подтверждается
сопроводительными документами (отметками в командировочном удостоверении, путевым листом и другими документами), то переработанные часы следует считать сверхурочными часами работы водителя. При предоставлении водителю компенсации за сверхурочные часы работы наниматель обязан соблюдать требования ст. 69 ТК.

Работник, находящийся в служебной командировке, пользуется выходными днями в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности), установленными у нанимателя, к которому он направлен (часть третья ст. 137 ТК).

На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки, но средний заработок сохраняется за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (ст. 92 ТК).

Работник, направленный в командировку, использует выходные дни в месте командировки. По возвращении из командировки другие дни отдыха ему не предоставляются. За то, что работник проводит свои выходные дни вне места своей постоянной работы и жительства, ему выплачиваются суточные и компенсация расходов на проживание.

Если же работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то по возвращении из служебной командировки ему предоставляется другой день отдыха (часть третья ст. 137 ТК).

В заключение отметим, что учет рабочего времени водителей, труд которых непосредственно связан с движением автотранспортных средств, регулируется как ТК, так и специально разработанными нормативными документами. Работникам кадровых служб необходимо принимать во внимание специфические особенности профессии, чтобы в непростых жизненных ситуациях учитывать интересы водителей автотранспортных средств, соблюдая ЛНПА и требования трудового законодательства.