Ситуация
Принято решение о проведении реорганизации в форме выделения. При этом большая часть сотрудников будет работать в выделяемой организации, но часть остается в прежней.
Как разделить ЛНПА, например журнал учета приказов, книгу учета движения трудовых книжек и т.п.?
Надо ли в выделенной организации заводить новую книгу движения трудовых книжек и вносить туда все данные работников, перешедших в выделенную организацию одним числом?
Как закрыть записи о приеме на учет трудовых книжек в прежнем ООО?
Как быть кадровику: сделать вместо подписи о получении трудовых запись, что книжка передана в выделяемое ООО, расписаться, что трудовые получены, попросить работников расписаться (но они фактически свои трудовые на руки не получат)?
При смене собственника имущества и (или) реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются и лишь при отказе работника от продолжения работы по той же профессии, занимаемой должности трудовой договор прекращается в соответствии с п. 5 части второй ст. 35 ТК (часть третья ст. 36 ТК).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ: Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).
При выделении из состава юридического лица одного или нескольких юридических лиц к каждому из них в соответствии с разделительным балансом переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица (п. 4 ст. 54 ГК).
Таким образом, при реорганизации юридического лица в форме выделения вновь образованное юридическое лицо наделяется соответствующими правами и обязательствами в соответствии с решением учредителей (участников) либо органа юридического лица, уполномоченного на то учредительными документами. Работники реорганизованной организации, выполнявшие соответствующие должностные обязанности в пределах задач, функций и направлений деятельности выделенного юридического лица, сохраняют с ним трудовые отношения на прежних условиях трудового договора.
При реорганизации юридического лица возникает вопрос о правопреемстве в отношении документов и дел, образовавшихся в процессе деятельности юридического лица до реорганизации, как законченных, так и не законченных делопроизводством. В связи с этим обратимся к нормам п. 184 Правил.
Документ: Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила).
При реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними (абз. 8 части третьей п. 184 Правил).
ЭТО ВАЖНО! Выделенной организации передаются только не законченные делопроизводством дела, которые содержат документы, отражающие выполнение функций, прав и обязанностей вновь созданной организации. Выделенной организации в т.ч. передаются личные дела, трудовые книжки и лицевые счета работников, которые продолжают состоять с ней в трудовых отношениях.
Документы выделенной организации образуют самостоятельный фонд. Следовательно, личные дела работников, продолжающих состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией, должны быть вновь постановлены на учет в соответствии с п. 20 Инструкции.
Документ: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция).
ЭТО ВАЖНО! Так как не законченные делопроизводством дела выделенной организации передаются по акту приема-передачи документов и дел, в гр. 3 журнала (книги) учета личных дел, форма которого установлена в приложении 5 к Инструкции, датой их постановки на учет в выделенной организации будет дата акта приема-передачи документов и дел.
ЭТО ВАЖНО! Учетные номера личным делам в выделенной организации присваиваются, начиная с № 1. При этом старый номер на обложке личного дела не зачеркивается, а заключается в скобки. Новый номер записывается над ним сверху. Аналогичным образом на обложке личного дела исправляются сведения о наименованиях организации и структурного подразделения, в которых ведется личное дело: прежние наименования заключаются в скобки, а новые записываются сверху.
Справочно: порядок внесения изменений в обложки дел, в том числе личных дел, описан в Методических рекомендациях по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53.
Дата начала личного дела на обложке не исправляется, поскольку работник продолжает состоять в трудовых отношениях с выделенной организацией (отсутствует прием на работу), а датой начала личного дела является дата приказа (иного распорядительного документа) о приеме на работу (часть третья п. 188 Инструкции по делопроизводству).
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
В отношении же трудовых книжек работников и их включения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) действует аналогичный подход. Так, выделенному юридическому лицу необходимо в порядке, установленном п. 79 Инструкцией № 40, пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) книгу учета. Переданные трудовые книжки работников по акту приема-передачи дел необходимо поставить на учет в книгу учета без выдачи расписок, так как они были выданы ранее прежним нанимателем.
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
В книге учета реорганизованной организации следует сделать отметку в отношении каждой трудовой книжки, вкладыша к ней и дубликата трудовой книжки работников, которые продолжили трудовые отношения во вновь созданном юридическом лице, о их передаче по соответствующему акту приема-передачи дел.
Мария Ковалевич, юрист
