Записи в трудовую книжку наниматель производит строго в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, которая вступила в силу 14 сентября 2014 г. и пришла на смену Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30. Прошло чуть более года, за это время сформировалась практика применения нового документа и соответственно возникли вопросы. В данной статье мы ответили на наиболее часто встречающиеся из них.
Внесение записи о заключении трудового договора
Исходя из абз. 3 п. 9 Инструкции нужно ли вносить запись о заключении трудового договора на неопределенный срок в трудовую книжку работника?
Как корректно внести соответствующую запись, например, в следующих случаях:
– при заключении трудового договора на неопределенный срок при приеме на работу;
– при заключении с работником трудового договора на неопределенный срок по окончании срока действия контракта в случае, предусмотренном частью четвертой п. 1-1 Указа № 180?
На основании п. 9 Инструкции в трудовую книжку работника вносятся, в частности, сведения о работе: приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), в т.ч. на условиях совместительства (по желанию работника), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), а также увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора (контракта).
Согласно приведенной норме в трудовую книжку работника должна быть внесена запись о заключении трудового договора и (или) контракта. Это означает, что при приеме на работу работника либо в период трудовых отношений необходимо сделать запись об условии работы по трудовому договору и контракту.
Например, при приеме на работу в трудовую книжку работника наниматель может внести следующую запись: «Принят на должность инженера конструкторского бюро производственно-технического управления на условиях трудового договора».
В случае заключения в период трудовых отношений с работником контракта либо трудового договора, в т.ч. с учетом норм Указа № 180, в трудовую книжку работника наниматель должен внести соответствующую запись о заключении трудового договора (контракта) со ссылкой на приказ (распоряжение) нанимателя.
Внесение записи в случае смерти нанимателя
Кто вносит запись о прекращении трудового договора работника в случае смерти нанимателя – индивидуального предпринимателя? Какой документ необходимо указать в гр. 4 раздела «Сведения о работе» при внесении соответствующей записи в трудовую книжку?
Записи о приеме на работу, заключении трудового договора (контракта), переводе на другую постоянную работу, присвоении категории (разряда, класса), увольнении и основаниях прекращения трудового договора (контракта) вносят в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки.
Указанные записи вносят в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) нанимателя в течение 7 календарных дней после его издания, а при увольнении работника – в день увольнения.
Вносимые в трудовую книжку записи должны соответствовать формулировке приказа (распоряжения) нанимателя.
Такой порядок установлен в п. 26 Инструкции.
Записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполно-моченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанима-теля (представительства иностранной организации) (п. 44 Инструкции).
В случае отсутствия печати у индивидуального предпринимателя, а также в случае смерти нанимателя – физического лица сведения, указанные в части первой п. 44 Инструкции, заверяются печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя, нанимателя – физического лица.
Трудовым кодексом предусмотрено основание прекращения трудового договора с работником по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью нанимателя-физического лица (п. 6 ст. 44 ТК). Поскольку индивидуальный предприниматель является физическим лицом, то в случае наступления его смерти трудовые отношения с наемными работниками прекращаются.
Очевидно, что в данной ситуации общие правила, действующие в отношении работников юридических лиц (организаций), при прекращении трудовых отношений и внесении записей об увольнении не действуют.
В случае наступления смерти нанимателя – физического лица наемный работник должен обратиться в регистрирующий орган по ме-сту жительства индивидуального предпринимателя с представлением копии свидетельства о смерти нанимателя – индивидуального предпринимателя, на основании которого указанный орган вносит запись в трудовую книжку работника о прекращении трудового договора в связи со смертью нанимателя – физического лица по п. 6 ст. 44 ТК. При этом в гр. 4 трудовой книжки делается ссылка на свидетельство о смерти с указанием даты и номера, серии документа.
Внесение записи о периоде военной службы
Как должна выглядеть запись о периоде военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь? Указывается ли дата внесения соответствующей записи в гр. 2 раздела «Сведения о работе»?
Запись о периоде прохождения военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь может вноситься на основании сведений, указанных в военном билете, послужном списке либо справке, выданной соответствующим органом, организацией.
В гр. 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки работника указывают порядковый номер вносимой записи, в гр. 2 – дату поступления на военную службу и дату увольнения со службы, в гр. 3 – запись о прохождении соответствующей службы в каких органах и подразделениях Вооруженных Сил Республики Беларусь. В гр. 4 указывают номер военного билета либо номера и даты приказов о поступлении (приеме) и увольнении (отчислении) с военной службы, которые содержатся в послужном списке или справке о периоде службы.
Также запись о прохождении службы может быть внесена следующим образом:
– в гр. 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки работника указывается порядковый номер вносимой записи;
– гр. 2 не заполняется;
– в гр. 3 производится запись о прохождении соответствующей службы в каких органах и подразделениях Вооруженных Сил Республики Беларусь с указанием даты поступления на военную службу и даты окончания службы;
– в гр. 4 указываются номер военного билета либо номера и даты приказов о поступлении (приеме) и увольнении (отчислении) с военной службы, которые содержатся в послужном списке или справке о периоде службы.
Внесение записи о стажировке
В трудовую книжку следует вносить запись о прохождении стажировки (абз. 5 п. 9 Инструкции).
При прохождении каких видов стажировки такая запись вносится? Должна ли, в частности, вноситься запись о прохождении:
– стажировки водителей механических транспортных средств (Инструкция о порядке проведения стажировки водителей механических транспортных средств, утвержденная постановлением Минтранса Республики Беларусь от 23.10.2012 № 46);
– стажировки, которую проходят рабочие, принятые или переведенные на работы с повышенной опасностью либо имеющие перерыв в выполнении указанных работ более 1 года (п. 23 Инструкции о порядке обучения, стажировки, инструктажа и проверки знаний работающих по вопросам охраны труда, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 28.11.2008 № 175)?
В трудовую книжку вносятся сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке (п. 9 Инструкции).
Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке работника в период работы у данного нанимателя вносятся в раздел «Сведения о подготовке, повышении квалификации, стажировке и переподготовке» трудовой книжки (п. 49 Инструкции).
Справочно:
нормы КоО не распространяются на случаи прохождения профессиональной стажировки лица, претендующего на занятие должности государственного нотариуса (Закон Республики Беларусь «О нотариате и нотариальной деятельности), стажировки гражданином Республики Беларусь, намеревающимся стать адвокатом (Закон Республики Беларусь «Об адвокатуре и адвокатской деятельности в Республике Беларусь»), прохождения стажировки в органах прокуратуры (Указ Президента Республики Беларусь от 27.03.2008 № 181 «Об утверждении Положения о прохождении службы в органах прокуратуры Республики Беларусь»).
При определении необходимости внесения записи в трудовую книжку работника о прохождении стажировки следует руководствоваться положениями, определенными КоО.
Согласно ст. 242 КоО образовательные программы дополнительного образования взрослых подразделяются:
– на образовательную программу повышения квалификации руководящих работников и специалистов;
– образовательную программу переподготовки руководящих работников и специалистов, имеющих высшее образование;
– образовательную программу переподготовки руководящих работников и специалистов, имеющих среднее специальное образование;
– образовательную программу стажировки руководящих работников и специалистов.
Образовательная программа стажировки руководящих работников и специалистов – образовательная программа, обеспечивающая освоение руководящими работниками и специалистами новых методов, технологий и элементов профессиональной деятельности. На прохождение стажировки, необходимой для занятия должностей и предусмотренной законодательными актами, нормы КоО не распространяются (п. 5 ст. 242 КоО).
Срок получения дополнительного образования взрослых при освоении содержания образовательной программы стажировки руководящих работников и специалистов, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, для руководящих работников государственных органов и иных государственных организаций составляет до 1 недели, а для иных руководящих работников и специалистов составляет (п. 2 ст. 244 КоО):
– в очной форме получения образования – до 5 месяцев;
– в заочной форме получения образования – до 8 месяцев.
Стажировка руководящего работника (специалиста) за счет средств республиканского и (или) местных бюджетов осуществляется на основании договора о стажировке руководящего работника (специалиста) за счет средств республиканского (местного) бюджета (ст. 75 КоО).
Договор о стажировке руководящего работника (специалиста) за счет средств республиканского (местного) бюджета заключается меж-ду государственным учреждением образования (государственной иной организацией, которой в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность) и гражданином, а также организацией, имеющей потребность в стажировке руководящего работника (специалиста) (при ее наличии).
Статья 76 КоО регулирует заключение договора о стажировке руководящего работника (специалиста) на платной основе.
Документом об обучении, в частности, является свидетельство о стажировке руководящих работников и специалистов, которое выдается обучающимся, освоившим содержание образовательной программы стажировки руководящих работников и специалистов.
Из приведенных норм законодательства следует вывод о том, что в трудовую книжку работника вносится запись о периоде прохождения стажировки в случае выдачи работнику свидетельства о стажировке руководящих работников и специалистов.
Справочно:
документ об обучении – документ государственного образца, подтверждающий освоение обучающимся содержания соответствующей образовательной программы, незавершенное освоение содержания образовательных программ, обучение в учреждении образования (иной организации, которой в соответствии с законодательством предоставлено право осуществлять образовательную деятельность), не прошедшем государственную аккредитацию (п. 1 ст. 99 КоО).
Запись при изменении фамилии
С учетом норм частей первой и третьей п. 51 Инструкции в случае изменения фамилии работницы в связи с заключением брака достаточно ли указать только свидетельство о заключении брака со ссылкой на его реквизиты на внутренней стороне обложки трудовой книжки в качестве основания для внесения записи об изменении фамилии?
Изменение записей в трудовой книжке о фамилии, собственном имени, отчестве, дате рождения, изменение, дополнение записей об образовании, профессии, специальности работника производит наниматель по последнему месту работы либо наниматель при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака, документ об образовании, документ об обучении и др.), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции).
При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркиваются и над ними записываются измененная фамилия, собственное имя, отчество и дата рождения. Измененные данные вносят на основании документа, удостоверяющего личность.
К документам, удостоверяющим личность, относятся:
– паспорт гражданина Республики Беларусь;
– свидетельство о рождении – для граждан Республики Беларусь, не достигших 14-летнего возраста и не имеющих паспортов граждан Республики Беларусь;
– вид на жительство в Республике Беларусь;
– удостоверение беженца (подп. 4.1 п. 4 Положения).
Внесение изменений в личные данные работника на основании документа, удостоверяющего личность, обусловлена тем, что в некоторых случаях работник, который изменил, например, фамилию в связи с вступлением в брак или расторжением брака, обращается к нанимателю с заявлением об изменении в учетных данных сведений о фамилии и прилагает свидетельство о заключении брака (расторжении брака). При этом документ, удостоверяющий личность, например паспорт, работник менять не спешит. На практике может возникнуть ситуация, когда наниматель изменяет учетные данные о работнике на основании свидетельства о заключении брака, а паспорт работника остается на прежней фамилии. После увольнения такого работника возникает проблема с расхождением сведений, которые имеются у нанимателя, и сведениями персонифицированного учета.
Ознакомление с записями в трудовой книжке
Обязательно ли знакомить работника с записями, вносимыми в трудовую книжку, под роспись?
Необязательно.
В настоящее время Инструкция не требует от нанимателя знакомить работника с записями, вносимыми в трудовую книжку, под роспись в личной карточке Т2.
Оформление дубликата трудовой книжки
При изменении работником половой принадлежности в дубликат трудовой книжки вносится запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю (п. 68 Инструкции).
Должна ли вноситься соответствующая запись при оформлении дубликата в иных случаях?
Как правильно вносить сведения о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки?
Не должна. Такая обязанность предусмотрена только в случае изменения работником половой принадлежности.
При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы (часть первая п. 63 Инструкции).
Порядок заполнения дубликата трудовой книжки определен пп. 69 и 70 Инструкции.
Так, дубликат трудовой книжки заполняют в порядке, предусмотренном для заполнения трудовой книжки. Это означает, что титульный лист и каждый раздел трудовой книжки работника оформляют в соответствии с требованиями, установленными соответствующими главами Инструкции.
При внесении записей в дубликат трудовой книжки следует руководствоваться пп. 9 и 10 Инструкции, определяющими сведения, которые вносятся в трудовую книжку.
Помимо периодов предыдущей работы в трудовую книжку в хронологическом порядке необходимо внести записи о периодах военной службы, службы, о времени получения профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования в дневной форме получения образования, дополнительного образования взрослых в учреждениях образования, которые предусмотрены в п. 10 Инструкции.
Если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые наниматель возвращает работнику.
Частью третьей п. 69 Инструкции предусмотрена возможность внесения нанимателем сведений в дубликат трудовой книжки при наличии копии трудовой книжки без представления документов, подтверждающих стаж работы. Это означает, что если у работника или нанимателя имеется копия трудовой книжки работника, заверенная в установленном порядке (нотариально, нанимателем и т.д.), то необходимость подтверждать стаж предыдущей работы работника отпадает.
В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» наниматель по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносит все записи о работе, награждениях и поощрениях на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
На основании надлежаще оформленных документов, подтверждающих периоды предыдущей работы, в дубликат трудовой книжки вносятся в хронологическом порядке периоды предыдущей работы:
– в гр. 1 указывается порядковый номер вносимой записи;
– в гр. 2 – дата приема на работу;
– в гр. 3 – наименование нанимателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение (отдел, цех, лаборатория, сектор и др.) и должность (профессия), на которую был принят работник.
Если из представленных документов следует, что работник переводился на другую постоянную работу у того же нанимателя, то об этом делается соответствующая запись.
Затем под следующим порядковым номером в гр. 2 записывают дату увольнения, а в гр. 3 – основание и причину увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В гр. 4 указывают наименование, дату и номер документа (приказ (распоряжение) нанимателя), на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате трудовой книжки. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.
При внесении записей о работе, награждениях и поощрениях эти записи отдельно в соответствующих разделах трудовой книжки заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя (часть вторая п. 70 Инструкции).
Оформление книги учета движения трудовых книжек при отправке трудовой книжки почтой
Какая запись должна быть сделана в графе «Подпись работника в получении расписки за полученную трудовую книжку» в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним в случае отправки по почте трудовой книжки работнику (выдачи трудовой книжки на руки совершеннолетнему члену семьи работника, близкому родственнику в установленных законодательством случаях)? Нужно ли, в частности, указывать номер и дату почтового отправления (в случае отправки трудовой книжки по почте) или достаточно указать, что она направлена по почте?
В случае отсутствия работника на работе в день увольнения либо его отказа от получения трудовой книжки наниматель в этот же день направляет заказное письмо с уведомлением о вручении, о необходимости явиться за получением трудовой книжки (п. 74 Инструкции).
При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.
В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее – книга учета) должностное лицо проставляет соответствующую отметку (часть шестая п. 80 Инструкции).
Отметка может быть оформлена в виде записи о том, что трудовая книжка направлена по почте такого-то числа. Обратная карточка почтового уведомления с отметками о вручении (отказе в получении) с письменным заявлением работника хранится у нанимателя и является подтверждением факта отправки трудовой книжки.
Порядок выдачи трудовой книжки в случае смерти работника, признания его судом умершим или безвестно отсутствующим установлен п. 75 Инструкции. В таких ситуациях наниматель выдает по письменному заявлению совершеннолетнего члена его семьи либо близкого родственника оформленную в установленном порядке трудовую книжку либо направляет ее по почте по указанному в заявлении адресу (часть вторая п. 41 Инструкции).
В этом случае в книге учета надо сделать отметку о том, что трудовая книжка выдана по заявлению члену семьи или родственнику. Оставшееся у нанимателя заявление о выдаче трудовой книжки или пересылке ее по почте будет служить основанием для выдачи (пересылки) трудовой книжки в установленном Инструкцией порядке.
Следует отметить, что на основании доверенности, выданной и заверенной в установленном законодательством порядке, наниматель в случаях, предусмотренных гл. 10 «Выдача трудовой книжки» Инструкции, обязан выдать трудовую книжку работника иному лицу, уполномоченному доверенностью на совершение таких действий.
Документы:
Указ Президента Республики Беларусь от 12.04.2000 № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. № 29» (далее – Указ № 180).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция).
Положение о регистрации граждан по месту жительства и месту пребывания, утверж-денное Указом Президента Республики Беларусь от 07.09.2007 № 413 «О совершенствовании системы учета граждан по месту жительства и месту пребывания» (далее – Положение).
