Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него. Однако в одном деле могут содержаться документы различного срока хранения. Как в этом случае определить срок хранения всего дела? В каком документе отражают особенности формирования дела? Ответы на эти и другие вопросы изложены в данной статье.
Все приказы, создающиеся в организации, делятся на группы: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу. В некоторых организациях могут создаваться приказы по административно-хозяйственной деятельности.
В пределах каждой группы в течение делопроизводственного года приказам присваивают порядковые номера, начиная с 1-го. Для того чтобы не возникало путаницы, к порядковому номеру приказа по личному составу нужно добавлять через дефис литеру «к» или «л». Наименование литеры зависит от разновидности приказа. Приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении, о премировании, длительных и зарубежных командировках будут иметь литеру «к». К приказам о предоставлении отпуска, наложении дисциплинарного взыскания, командировании следует добавлять литеру «л». Эта особенность связана с тем, что указанные группы приказов должны формироваться в различные дела, для которых установлены различные сроки хранения.
Соответственно в организации должна вестись самостоятельная регистрация приказов по основной деятельности и по личному составу.
ЭТО ВАЖНО! Если в организации за год издается более 200 приказов одной разновидности, разрешается формировать их в отдельное дело. В таком случае регистрацию приказов этого вида следует осуществлять в пределах календарного года самостоятельно, а к порядковым номерам нужно добавлять соответствующие литерные обозначения. Например: 1-км (приказы о командировании); 1-ахд или 1-ад (приказы по административно-хозяйственной деятельности).
В каких случаях нельзя расформировывать дела?
Категорически запрещено расформировывать дела, содержащие приказы с разными сроками хранения. Дело в том, что в результате изъятия приказов об отпусках и командировках нарушается валовая нумерация приказов: так как будет нарушен порядок нумерации приказов, то содержание документов в этих делах не будет в полной мере соответствовать содержанию учетных документов (журналов регистрации документов, номенклатур дел за предыдущие годы и др.).....
