В последнее время стали часто приглашать на работу специалистов из других стран, а наши специалисты – участвовать в различных зарубежных проектах. Особенно много таких обменов в строительной отрасли, науке, культуре и спорте. При приеме на работу иностранца специалист по кадрам должен затребовать у него определенные документы, в т.ч. подтверждающие образование и квалификацию. Как убедиться, что иностранный диплом об образовании можно использовать для учета стажа трудовой деятельности работника в Республике Беларусь? И наоборот, как гражданину нашей страны подтвердить свои документы при направлении на работу или учебу за границу? Эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.
Виды легализации
Иностранный гражданин имеет право осуществлять трудовую деятельность в Республике Беларусь в соответствии со своим образованием и квалификацией, а гражданин нашей страны должен заверить свои документы для трудоустройства или продолжения учебы за границей. Для придания документу юридической силы на территории другой страны требуется его легализация – подтверждение подлинности документа и полномочий органа или чиновника, выдавшего этот документ. Специалист по кадрам должен обратить внимание, оформлены ли документы иностранного работника правильно.
Справочно:
Существуют 2 вида легализации:
– консульская легализация;
– упрощенная легализация – апостиль (Apostille).
Консульскую легализацию (дипломатическую легализацию) часто называют «двойной легализацией», так как для ее оформления необходимо выполнить определенные действия как в стране, выдавшей документ, так и в стране, его принимающей. Производится это, например, для граждан нашей страны в 2 действия:
1) для легализации оригинала документа необходимо для начала обратиться в Консульское управление МИД РБ или в консульские учреждения РБ, находящиеся за ее пределами. Для легализации копии документа необходимо сначала заверить копию у нотариуса, затем подтвердить подпись нотариуса в Минюсте РБ и только после этого обратиться в Консульское управление МИД РБ;
2) следующее действие осуществляется в посольстве иностранного государства либо в консульских учреждениях РБ за рубежом. Прошедший легализацию в нашей стране «наполовину» легализованный документ подается в посольство иностранного государства, на территории которого будет использоваться.
Сотрудники посольства в установленном порядке подтверждают подлинность подписи должностного лица Консульского управления МИД РБ. На этом легализация будет завершена.
При отсутствии посольства иностранного государства на территории Беларуси необходимо обратиться или в посольство, уполномоченное представлять интересы этого государства в нашей стране, или в консульские учреждения РБ за рубежом, в юрисдикцию которых входит это иностранное государство.
ЭТО ВАЖНО! Не подлежат легализации подлинники следующих документов: паспорт, удостоверение личности, военный билет, профсоюзный билет, трудовая книжка, документы о принадлежности к сословиям и вероисповеданиям, водительское удостоверение, а также технический паспорт о регистрации транспортного средства.
Упрощенная легализация – проставление апостиля
Более простой процедурой по сравнению с консульской легализацией является проставление апостиля.
Отменяется требование консульской легализации иностранных официальных документов, на которых проставлен апостиль (ст. 11 Конвенции). Подпись, печать или штамп, проставляемые компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации, а документы, заверенные апостилем в одном из государств – участников Конвенции, должны приниматься в других государствах – участниках Конвенции без каких-либо ограничений. Соответственно отменена и консульская легализация официальных документов, исходящих из нашего государства и предназначенных для использования в государствах – участниках Конвенции.
Апостиль проставляется по просьбе предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. Он производится путем оттиска штампа апостиля с последующим заполнением, на котором проставляется печать. Заполнение штампа апостиля совершается в соответствии с Конвенцией.
Справочно:
апостиль – это специальный штамп или лист бумаги, содержащий установленный набор информации, пришитый к документу нитками или иным способом, при помощи которого можно освободить такие документы от необходимости консульской легализации и подтвердить подлинность подписи и должности сотрудника, заверившего документ (например, диплом), и достоверность скрепивших его печатей.
Указанный штамп проставляется в стране, которая выдала документ, и действителен во всех странах, которые подписали Гаагское соглашение (ст. 1, 2 Гаагской Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961; далее – Конвенция).
На какие документы проставляется апостиль
С помощью апостиля производится легализация официальных документов, которые выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства (ст. 1 Конвенции).
По положениям Конвенции под официальными документами понимаются:
– документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющиеся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
– административные документы;
– нотариальные акты;
– официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.
К официальным относятся следующие документы:
– об образовании;
– о гражданском состоянии;
– о трудовом стаже;
– свидетельства о нахождении в живых;
– справки;
– доверенности;
– судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам.
Апостиль проставляется также:
– на уставах и учредительных документах;
– патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.).
На уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к ним должны быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты.
Консульская легализация, включающая последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждениях, применяется в тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использоваться данные документы.
Сохранение многоступенчатости при легализации определенного рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий.
Справочно:
положения Гаагской Конвенции не распространяются:
– на документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами;
– административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д.).
Как в Республике Беларусь оформляется апостиль
Гаагская Конвенция действует в нашей стране с 31 мая 1992 г. Перечень иностранных государств, которые признают апостиль, проставленный в Республике Беларусь, довольно большой, ознакомиться с этим списком можно в приложении к Конвенции. Требования этого документа соблюдают более 100 государств.
В Республике Беларусь апостиль на основании Указа № 197 проставляют следующие учреждения:
1) Минюст – на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, а также на копиях документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке;
2) Департамент по архивам и делопроизводству Минюста – на документах, исходящих из государственных архивов РБ;
3) Минобразование – на документах:
об общем базовом и общем среднем образовании;
профессионально-техническом образовании (свидетельство об уровне квалификации и приложение);
среднем специальном образовании (диплом о среднем специальном образовании и приложение к нему, академическая справка);
высшем образовании (диплом бакалавра, диплом специалиста, диплом магистра и приложения к этим документам, академическая справка);
присвоении ученой степени;
присвоении ученого звания;
4) Консульское управление МИД – на всех иных видах документов, а также документах, названных выше, поступивших из дипломатических представительств и консульских учреждений РБ либо истребованных ими.
Орган, уполномоченный проставить апостиль, проверяет подлинность подписи и должности сотрудника, заверившего представленный документ (например, диплом), и достоверность скрепивших его печатей. Затем на специальном штампе апостиля проставляется печать, на которой изображен Государственный герб РБ и написано наименование органа, уполномоченного его проставлять. Иных изображений и надписей печать содержать не должна. Подпись и печать, проставляемые на штампе апостиля, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации. Документ считается действительным.
Какие действия нужно предпринять, чтобы получить апостиль на документе
Для оформления апостиля на документах нужно подать в соответствующее учреждение заявление с приложением к нему оригинала или нотариально заверенной копии документа и квитанцию об уплате госпошлины. За проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 0,5 базовой величины за каждый документ.
Для использования документов об образовании, выданных в Республике Беларусь, на территории государств, не присоединившихся к Гаагской конвенции, необходима консульская легализация (осуществляет МИД). В таком случае согласно постановлению МИД РБ от 16.08.2010 № 16 «Об организации работы по осуществлению консульской легализации официальных документов в Республике Беларусь и за пределами Республики Беларусь» Минобразование осуществляет предварительное засвидетельствование документов, подлежащих консульской легализации.
Когда в легализации документов нет необходимости
Заверение документов апостилем не требуется, когда между государствами заключен соответствующий международный договор. Например, согласно Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, подписанной 22.01.1993 государствами – членами СНГ, документы, выданные официальными властями одной договаривающейся стороны, рассматриваются как официальные и не требуют на территории другой договаривающейся стороны какого-либо удостоверения (легализации).
ЭТО ВАЖНО! Итак, проставлять штамп апостиля на белорусские документы не требуется для того, чтобы учиться и работать в странах СНГ и других государствах, с которыми Республика Беларусь подписала соглашения о взаимном признании официальных документов.
Документ:
Указ Президента РБ от 19.04.2012 № 197 «О внесении изменений в Указ Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» (далее – Указ № 197).
