Алгоритм действий по изменению срока командировки

Материал сопровождается заполненными формами в рубрике «Полезная документация» на с. 24–25 журнала.

Наниматель в приказе о направлении работника в командировку определяет срок командировки, решает, продлить или сократить срок командировки. Однако даты (срок) командировки могут измениться, например, в связи с болезнью работника, а также по обстоятельствам, не зависящим от нанимателя и работника. Рассмотрим, какие документы надо оформить, чтобы отозвать из командировки или сократить ее срок.

Одним из существенных условий служебной командировки является ее срок (часть первая ст. 91 ТК). ТК и действующее Положение о служебных командировках не регламентируют процедуру изменения срока служебной командировки.

На практике может возникнуть необходимость продлить (сократить) срок командировки или отозвать работника из нее. В случае досрочного прекращения командировки, как правило, употребляют термин «отзыв из командировки».

Причины, по которым наниматель может продлить или сократить командировку

Сократить командировку можно, если работник:

– выполнил служебное задание досрочно;

– не может справиться со служебным поручением;

– срочно нужен на рабочем месте;

– должен вернуться по личным обстоятельствам.

Продлить командировку можно, если работник:

– получил дополнительное задание;

– не успевает в срок выполнить порученное задание;

– заболел в командировке (возникли иные форс-мажорные обстоятельства).

С юридической точки зрения, не важно как будет называться досрочное прекращение командировки – отзыв или сокращение срока командировки.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Документ:

Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение о служебных командировках).

Документ:

Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117) (вступает в силу с 1 июня 2019 г.).

Какие документы оформить, если изменился срок командировки

Работник не вправе без ведома нанимателя покинуть место командировки. Аргументируем такое мнение.

Во-первых, срок командировки определяет наниматель. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки (ст. 92 ТК). Несоблюдение последнего суды оценивают как нарушение трудовой дисциплины.

Изменение срока командировки без согласия на это нанимателя законодательством не предусмотрено.

Во-вторых, в случае прибытия из командировки до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается по договоренности с нанимателем (часть шестая ст. 93 ТК).

Действующее законодательство не предусматривает сокращение срока командировки в одностороннем порядке по инициативе работника.

В случае досрочного выполнения задания работник обязан согласовывать досрочное возращение к месту постоянной работы (с учетом необходимости явки на работу и времени такой явки).

Алгоритм отзыва сотрудника из командировки или сокращения ее срока

Шаг 1. Пропишите порядок и возможные случаи изменения срока командировки в ЛНПА (по желанию, т.е. не обязательно).

Поскольку на законодательном уровне порядок и случаи изменения срока командировки не урегулированы, установите их на локальном уровне, например в положении о служебных командировках.

Инициировать изменение срока служебной командировки могут наниматель (непосредственный руководитель командируемого работника) и работник. Но изменяет срок только наниматель.

Документальным основанием изменения срока командировки может являться докладная (служебная) записка непосредственного руководителя командируемого работника, полученные от работника документы, подтверждающие досрочное выполнение служебного задания, заявление работника.

Образец докладной записки об отзыве из служебной командировки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Шаг 2. Изменение срока командировки оформите приказом.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением или постановлением (последнее актуально для отдельных категорий госслужащих)) нанимателя (ст. 93 ТК, п. 2 Положения о служебных командировках).

Приказ о командировании относится к приказам по личному составу. Срок хранения приказов о направлении в командировку и их регистрационный индекс зависят от вида командировки:

– срок поездки не превышает месяца – храним 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства или 10 лет, если такая проверка не проводилась. Регистрационный индекс приказа дополняется литерой «л»;

– для длительных поездок (более одного месяца) – храним 75 лет и добавляем литеру «к» (подп. 21.3 и 21.4 п. 21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140; п. 172 Инструкции по делопроизводству).

В приказе нужно конкретизировать цель и дату досрочного возращения работника из командировки. Необходимо уведомить работника о сокращении времени пребывания в командировке.

Шаг 3. Отметьте в табеле учета рабочего времени выход сотрудника на работу.

Учет рабочего времени работников, находящихся в служебных командировках, ведется на основании табелей использования рабочего времени. В них отражается отработанное время командированного работника. Учет времени осуществляется в табеле на основании приказа о командировании, командировочных удостоверений (если они выдавались работникам), путевых листов (для водителей) и других документов.

Время в служебных командировках в составе отработанного времени учитывается отдельно (часть пятая ст. 133 ТК). Форму табеля и используемые в нем обозначения наниматель утверждает самостоятельно для своей организации.

Так, в дни, отработанные по основному месту работы в соответствии с графиком, проставляют буквенный код «Я» и фактическое количество рабочих часов, например 8, в дни командировки проставляется буквенный код «К» без указания количества часов (основанием являются приказ о командировке и отметки в командировочном удостоверении).

Пример заполнения табеля при служебных командировках (фрагмент):

Образец приказа о сокращении срока командировки см. в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Шаг 4. Получите отчет работника о выполнении служебного задания и неиспользованную сумму аванса на командировочные нужды.

Необходимость подготовки письменного отчета о выполнении задания, срок его представления и порядок оформления определяет наниматель, если иное не установлено законодательством (п. 3 Положения о служебных командировках).

Порядок и сроки представления отчета о расходовании аванса, а также возврата неиспользованных сумм аванса определяются законодательством: с 1 июня 2019 г. – Инструкцией № 117, до 1 июня
2019 г. – Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107.

Одним из новшеств Инструкции № 117 является установление единого срока представления отчета об израсходованных суммах при служебных командировках независимо от наличной или безналичной формы проведения указанных операций – 15 рабочих дней (см. п. 89 Инструкции № 117).

Справочно:

можно использовать отметки, приведенные в Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденой постановлением Минстата Республики Беларусь от 17.09.2001 № 80 (утратила силу).

Владимир Самосейко, юрист