Работник просит документы о работе: как не передать больше положенного

Расскажем, какие документы, касающиеся работы работника, он вправе запрашивать у нанимателя, а какие нет.

Документы, подлежащие выдаче работникам

Наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок по просьбе работника выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 ТК). Перечень документов, подлежащих выдаче работникам, является открытым. Обязанность выдачи нанимателем документов работнику предусмотрена и другими нормативными правовыми актами (см. таблицу на с. 39–40). Определенные документы выдаются работникам в соответствии с правилами осуществления административных процедур. Так, наниматель обязан выдать справку о размере заработной платы (п. 2.4 Перечня).

Отсутствие в Перечне обязанностей по выдаче других документов не говорит о том, что работник не вправе просить их выдачи.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Документ:

Перечень административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденный Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» (далее – Перечень).

Какие документы наниматель вправе не выдавать работнику?

Часто возникает вопрос: обязан ли наниматель выдать работнику копии локальных нормативных правовых актов (правил внутреннего трудового распорядка, положения по оплате труда, коллективного договора, штатного расписания и пр.) по его заявлению?

Однозначного ответа на этот вопрос в ТК нет. В отношении ЛНПА трудовым законодательством предусмотрена обязанность нанимателя ознакомить с ними работников под роспись, но не обязанность выдать указанные документы работнику на руки.

Согласно ст. 51 ТК наниматель обязан выдать работнику документы, связанные с его работой. Это документы, которые содержат персональную информацию о работнике, а не копии коллективного договора, содержащего нормы трудового права.

В условиях такой правовой неопределенности наниматель вправе отказать работнику, поскольку не обязан выдавать на руки каждому работнику коллективный договор. Наниматель обязан ознакомить работника с содержанием колдоговора под роспись. Работник может подойти в отдел кадров, почитать документ, сделать соответствующие выписки, отксерокопировать нужные пункты.

Если работник просит представить копию документа, содержащего персональные данные других работников, – штатного расписания, графика сменности, приказа о выплате премии и т.п., то в таком случае оформляется выписка из документа в части сведений, касающихся конкретного работника.

Важное условие выдачи документов, прямо не поименованных в ст. 51 ТК: документы должны быть связаны с работой. Так, работнику выдается на руки копия должностной инструкции, а подлинник хранится в кадровой службе организации.

Кому выдаются документы, связанные с работой?

За документами о работе может обратиться не только работающий сотрудник, но и уволенный. Причем бывший работник может обратиться к нанимателю даже несколько лет спустя, и наниматель обязан удовлетворить его просьбу (если документы нужны работнику для реализации тех или иных прав).

Обратиться за получением необходимых документов может работник не лично, а через доверенное лицо. Для этого он должен оформить доверенность на определенного человека – супруга, родственника, друга и т.д. Доверенное лицо должно предъявить нанимателю:

– заявление, написанное работником;

– свой паспорт;

– доверенность.

В какие сроки выдаются документы, связанные с работой?

Установленный 5-дневный срок исчисляется в соответствии со ст. 10 ТК в календарных днях. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

Просьба работника о выдаче документов может быть выражена как письменно, так и устно. Рекомендуем во избежание конфликтных ситуаций попросить работника оформить заявление о выдаче документов. В нем должны быть четко указаны наименования документов, которые нужны работнику, и необходимое количество экземпляров. Отдел кадров регистрирует принятое заявление.

Документ:

Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее – КоАП).

Чем грозит нарушение срока выдачи документов?

Нарушение законодательства о труде (ч. 4 ст. 9.19 КоАП), повлекшее причинение вреда работнику, наказывается штрафом в размере от 2 до 20 базовых величин. Также административное взыскание в виде штрафа предусмотрено за нарушение требований законодательства о своевременном оформлении документов о стаже работы, заработке и результатах аттестации рабочих мест по условиям труда, необходимых для назначения пенсий (ст. 9.14 КоАП).

Кроме того, работник вправе обратиться в суд с требованием о возмещении морального вреда, причиненного задержкой выдачи документов.

Как выдавать документы?

Справки о работе и заработной плате могут выдаваться нанимателем в произвольной форме только в тех случаях, если законодательством не установлена их форма. Например, постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения» установлены типовые формы справок:

– о месте работы, службы и занимаемой должности (приложение 1);

– периоде работы, службы (приложение 2);

– выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и прекращении выплаты пособия (приложение 3);

– размере получаемой пенсии (приложение 6);

– размере ежемесячного денежного содержания (приложение 12).

Перечень документов, которые наниматель обязан выдать работнику

Тамара Михейчик, специалист по кадрам