Конец года, как правило, один из наиболее напряженных периодов работы в любой организации.
В это время подводятся итоги уходящего года, составляются планы на будущий год. Зачастую такая работа сопровождается подготовкой и оформлением различной документации.
Мы напомним, что нужно сделать в конце года и подготовкой каких документов необходимо заняться к новому 2016 году.
Справочно:
ДОУ – служба документационного обеспечения управления.
Алгоритм завершения дел текущего года
Закрытие текущей номенклатуры дел
Номенклатура дел ведется в течение календарного года, на который она утверждена. В течение года в ней делают отметки о заведении (незаведении) дел, уточняются фамилии лиц, ответственных за их ведение, проставляют отметки об особенностях ведения дел (переходящие, в электронном виде и т.д.) и др.
В конце делопроизводственного года нужно заполнить гр. 3 «Количество дел (томов, частей)», в которой нужно указать количество дел (частей, томов), заведенных в организации под соответствующим заголовком в течение года.
По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел также нужно составить итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) (п. 167 Инструкции по делопроизводству).
После окончания делопроизводственного года номенклатура дел просматривается, при необходимости в заголовки дел вносятся изменения и уточнения, после чего она перепечатывается с внесенными поправками, затем утверждается и вводится в действие.
Справочно:
форма итоговой записи приведена в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству.
Утверждение номенклатуры дел на следующий год
Сводную номенклатуру дел составляют ежегодно. Она подписывается руководителем службы ДОУ (либо руководителем отдела кадров, заместителем директора), согласовывается с лицом, ответственным за архив, экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (часть вторая п. 153 Инструкции по делопроизводству).
Сводную номенклатуру дел составляют на основе номенклатур дел структурных подразделений. Таким образом, номенклатура дел кадровой службы является частью сводной номенклатуры дел организации, и при ее составлении должны учитываться требования к срокам составления номенклатуры дел всей организации
Справочно:
требования к составлению и оформлению номенклатур дел закреплены в гл. 10 Инструкции по делопроизводству, гл. 5 Правил работы архивов, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Ответственность за составление номенклатуры дел кадровой службы возлагается на руководителя службы либо на специально назначенного работника службы.
Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняют по тем же правилам, что и графы номенклатуры дел организации. Систематизация заголовков (названий) дел в номенклатуре дел структурного подразделения аналогична систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел организации.
Номенклатура дел кадровой службы должна быть согласована лицом, ответственным за архив, экспертной комиссией подразделения (при ее наличии) и подписана руководителем кадровой службы (часть вторая п. 158 Инструкции по делопроизводству).
Формирование и оформление дел
Дела в организации формируются, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой обычные папки-скоросшиватели, в которые подшиваются документы по мере их создания (получения) и исполнения.
Формирование дел происходит, как правило, децентрализованно – в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела документы, образующиеся в ее деятельности.
Справочно:
форма номенклатуры дел приведена в приложении 11 к Инструкции по делопроизводству.
При формировании дел руководствуйтесь требованиями гл. 11 Инструкции по делопроизводству и гл. 6 Правил работы архивов.
Отметим, что формирование документов в дела некоторых видов имеет свои особенности (п. 172 Инструкции по делопроизводству,
п. 46 Правил работы архивов):
– распорядительные документы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения, при значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности допускается их группировка в отдельные дела;
– протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам с документами, на основании которых они готовились;
– лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате формируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел следует производить в году, следующем за годом делопроизводственным. Например, в течение 2015 г. должны быть оформлены дела, сформированные в 2014 г.
Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы.
Справочно:
формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел (часть первая
п. 168 Инструкции по делопроизводству).
Сроки хранения дел
В зависимости от сроков хранения дела подлежат полному либо частичному оформлению.
Справочно:
требования к оформлению дел закреплены в гл. 10 Правил работы архивов и гл. 13 Инструкции по делопроизводству.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения после завершения делопроизводством остаются частично оформленными: документы хранятся в скоросшивателях, листы не нумеруются, пересистематизация документов в деле не проводится, внутренние описи и заверительные надписи не составляются. Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве также предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел.
Документы при передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, которое предусматривает (п. 183 Инструкции по делопроизводству, п. 73 Правил работы архивов):
– подшивку или переплет дела;
– нумерацию листов в деле;
– составление внутренней описи документов дела (к делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, судебные, следственные, личные дела, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела));
– составление листа-заверителя дела;
– оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
– систематизацию документов дела.
ЭТО ВАЖНО!
Контроль за правильным формированием и оформлением дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ и архив организации.
Формирование и оформление личных дел уволенных работников
Основным нормативным правовым актом, регулирующим работу по формированию, ведению и хранению личных дел, является Инструкция № 2. Вместе с тем, при работе с личными делами следует также руководствоваться Инструкцией по делопроизводству и Правилами работы архивов.
Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, а при ее отсутствии в качестве структурного подразделения – специалист по кадрам (п. 3 Инструкции № 2). Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел осуществляет руководитель организации (п. 5 Инструкции № 2).
Личное дело работника формируется после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Документы личного дела помещают в отдельную обложку в последовательности, установленной п. 6 Инструкции № 2.
Форма внутренней описи документов личного дела имеет особенности, обусловленные порядком ее составления и заполнения. Так, внутренняя опись документов личного дела составляется сразу после оформления личного дела.
Личное дело считается сформированным после включения в него копии приказа о приеме на работу (назначении на должность) и закрывается после включения в него копии приказа об увольнении, следовательно, личное дело работника закрывается после включения в него копии распорядительного документа об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Дата приказа об увольнении будет являться датой окончания ведения личного дела.
Таким образом, дела работников, уволенных в организации в текущем году, считаются законченными и подлежат оформлению и последующей передаче на хранение в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносят в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируют по алфавиту фамилии. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями гл. 10 Правил работы архивов и гл. 13 Инструкции по делопроизводству с учетом того, что личное дело является делом временного (свыше 10 лет) срока хранения, подлежащим полному оформлению.
Закрытие регистрационных форм
Регистрационно-учетные формы являются, как правило, переходящими, т.е. после заведения соответствующей книги (журнала) она ведется до полного ее заполнения.
Вместе с тем при ведении переходящей регистрационно-учетной формы начало каждого нового делопроизводственного года, в течение которых дело будет продолжаться, целесообразно отражать на новой странице этой регистрационной формы.
Кроме того, ниже последней записи за прошедший год в регистрационной форме может быть сделана «итоговая запись» о количестве документов, зарегистрированных в ней за прошедший год, например:
Внесено 154 (сто пятьдесят четыре) записи за 2015 год
Начальник отдела кадров Мельникова А.В. Мельникова
27.12.2015
Подготовка описей дел, передача дел в архив организации
Дела передаются в архив организации по описям дел, составленным структурными подразделениями. В самостоятельную опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет, дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (п. 191 Инструкции по делопроизводству, п. 83 Правил работы архивов).
Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:
– приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
– личные дела уволенных работников;
– личные карточки уволенных работников;
– список (штатно-списочный состав) работников организаций;
– документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
– документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
– документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.
ЭТО ВАЖНО!
Опись дел кадровой службы должна быть составлена и оформлена в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом их завершения делопроизводством. В течение следующего года такие дела должны быть переданы в архив организации (п. 194 Инструкции по делопроизводству).
Например, опись на дела, законченные делопроизводством в 2014 г., должна быть составлена не в 2015 г., а в течение 2016 г. такие дела должны быть переданы в архив организации.
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (п. 194 Инструкции по делопроизводству).
ЭТО ВАЖНО!
Форма описи дел структурного подразделения установлена в приложении 16 к Инструкции по делопроизводству. Графы описи заполняют в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела. В описи включаются только сформированные и оформленные дела, которые прошли экспертизу ценности.
Дела передаются в архив организации по графику. График составляет заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Он согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Дела кадровой службы передаются в архив организации в присутствии работника кадровой службы. В обоих экземплярах описи в графе примечание каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, дату приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.
Справочно:
требования к составлению описей дел структурных подразделений установлены в гл. 11 «Составление описей дел структурных подразделений организации» Правил работы архивов, гл. 14 «Составление описей дел» Инструкции по делопроизводству.
Справочно:
график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом, и доводится до сведения всех работников.
Обновление локальных нормативных правовых актов (ЛНПА)
До начала нового года целесообразно подготовить и утвердить (ввести действие) ряд нормативных правовых актов, срок действия которых начинается с января следующего календарного года (график отпусков, штатное расписание и др.).
Штатное расписание относится к основным локальным нормативным правовым актам, регулирующим трудовой распорядок работников организации. Однозначной нормы о периодичности составления штатного расписания в законодательстве нет, как правило, штатное расписание составляют на календарный год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено 1 раз и действовать на протяжении нескольких лет.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, с 2005–2009 гг. – научный сотрудник отдела документоведения
Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД), разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, Методических рекомендаций по оформлению обложек дел и т.д.
Документы:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
