Приближается конец года – время, когда не только подводятся итоги, но и намечаются планы на будущее. Уже сейчас наниматели должны распланировать и определить очередность предоставления работникам трудовых отпусков в 2016 г. Составить график отпусков нужно не позднее 5 января.

О том, на что следует обратить внимание при составлении документа, как оформить график и внести в него изменения, если это необходимо, читайте в статье.

Как показывает практика, большинство организаций утверждают графики трудовых отпусков на следующий год в конце декабря текущего года, а точнее до 25 декабря. Напомним, что обязанность составления документа нанимателями предусмотрена частями первой и второй ст. 168 ТК.

В графике должно быть отражено время и продолжительность предоставления отпусков всем без исключения сотрудникам, работающим в организации по трудовому договору (в т.ч. имеющим право на отпуск в любое удобное для них время и внешним совместителям).

Справочно:
работникам, с которыми заключен контракт, средний заработок за все время трудового отпуска выплачивается не позднее чем за 1 день до начала трудового отпуска (п. 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины»).

За отсутствие графика в организации может быть наложен штраф

Отсутствие графика отпусков в организации не только нарушает права работника, но и может неблагоприятно отразиться на нанимателе. Работник не просто лишается возможности планировать время отдыха – без графика отпусков ему сложнее реализовать свое право на отдых в течение календарного года.

Наниматель при отсутствии информации о времени ухода сотрудников организации в отпуск лишается возможности:

– заблаговременно оформить необходимые документы, подготовиться к выплате отпускных;
– найти замену уходящему в отпуск сотруднику (если это необходимо);
– регулировать последовательность и равномерность отдыха сотрудников в течение календарного года без ущерба для производства, а также контролировать своевременность предоставления отпусков, чтобы не накапливать неиспользованные отпуска.

Кроме того, за отсутствие графика отпусков организация может быть оштрафована.

Справочно:
работникам, с которыми заключен трудовой договор на неопределенный срок, наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК).

Если график утвержден позже

Если график трудовых отпусков утвержден позже срока, указанного в ст. 168 ТК, работники могут предъявить претензию нанимателю, а также обратиться с жалобой в контролирующие органы.

Сколько графиков должно быть

Способы составления графика трудовых отпусков варьируются в зависимости от структуры организации и численности ее работников. Если организация небольшая, то можно составить график сразу для всего коллектива, если организация имеет сложную структуру, целесообразно составить графики по структурным подразделениям.

Справочно:
в некоторых организациях с учетом специфики их деятельности работников целесообразнее отправлять в отпуска одновременно (например, в легкой промышленности отправляют в отпуск всю бригаду, работающую на конвейере).

Справочно:
унифицированная форма графика отпусков включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (с изменениями и дополнениями от 24.03.2008 № 16).

Может ли наниматель самостоятельно разработать форму графика отпусков

УСОРД является методическим документом, поэтому содержание данной унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости у конкретного нанимателя (например, форму графика трудовых отпусков можно дополнить графами «отметка об ознакомлении работника с графиком отпусков», «примечание» и др.).

Надо ли назначить ответственное лицо за составление графика отпусков

В целях своевременной подготовки графика трудовых отпусков руководитель организации может издать соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), который будет устанавливать сроки составления графика отпусков, сроки согласования и утверждения.

Какие требования к содержанию графика отпусков

Законодательством не установлены требования к содержанию графиков трудовых отпусков, существует лишь унифицированная форма, которая носит рекомендательный характер. Что же касается указания даты начала и окончания отпуска, то, исходя из положений ст. 168 ТК, можно сказать, что в графике можно указать месяц предоставления или конкретную дату начала отпуска на усмотрение нанимателя. Так как трудовой отпуск может быть разделен на части, то целесообразно в графике указать 2 части. Такое деление допускается по соглашению между работником и нанимателем.

Обязательно ли учитывать пожелания всех работников

При составлении графика отпусков наниматель должен:
– учесть мнение работников о времени ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников;
– установить очередность предоставления трудовых отпусков в соответствии с нормами законодательства, так как некоторые категории работников имеют право на предоставление им отпуска в летнее или другое удобное время либо в определенный период.

Справочно:
если коллективным договором, соглашением не установлен иной срок, то график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января.

Нужно ли согласовать график?

С 2015 г. законодательство не предусматривает обязательного согласования графика с профсоюзом, а при отсутствии профсоюза – с работником.

Согласование с профсоюзом необходимо только в случае, если данный порядок предусмотрен в коллективном договоре, действующем в организации. Иначе говоря, если указанной обязанности нет, наниматель утверждает график без согласования с профсоюзом. Утвержденный график доводится до сведения всех работников.

Кому запланировать отпуск в удобное время

Следует помнить об отдельных категориях работников (часть четвертая ст. 168 ТК), которым наниматель обязан запланировать отпуск по их желанию, в летнее или другое удобное время.

Отметим, что законодательство о труде не определяет, какие месяцы года следует относить к летнему времени, и поскольку в статье ТК конкретно не сказано, что отпуск предоставляется летом (июнь, июль, август), то наниматель для избежания конфликтной ситуации (если работников льготной категории достаточно много и все хотят отпуск летом) в локальном нормативном акте может указать, что к летнему времени следует относить, например, май и сентябрь.

Справочно:
на практике стороны могут заранее договориться о делении трудового отпуска на 2 части, частей может быть и больше, но только в том случае, если такая возможность предусмотрена коллективным договором (соглашением). В этой ситуации в графике целесообразно запланировать очередность использования каждой из частей, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней.

Нужно ли включать в график сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком

Как правило, на практике планирование отпуска такой категории работников вызывает затруднения. Сотрудник в любое время может прервать отпуск по уходу за ребенком и приступить к работе (как на условиях полного, так и неполного рабочего дня). И в данной ситуации он будет иметь право на трудовой отпуск.

На практике многие наниматели включают в график отпусков всех работников, в т.ч. и находящихся в отпуске по уходу за ребенком, но в примечании делают отметку о том, что сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком. Иные наниматели не включают их в график, так как планируют работу с учетом отсутствия указанных лиц, поэтому в случае выхода на работу указанного сотрудника и предоставления ему трудового отпуска на работе организации и структурного подразделения такие изменения никак не отразятся.

ЭТО ВАЖНО!

Так как на законодательном уровне этот вопрос не урегулирован, полагаем, что при составлении и утверждении графика отпусков допустимы 2 варианта: планировать отпуск данным сотрудникам или не учитывать их в графике, а в случае досрочного выхода на работу предоставлять им трудовой отпуск по соглашению сторон.

Надо ли включать в график неиспользованные отпуска за прошлые годы

Наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно) (часть первая ст. 170 ТК).

В исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год.

Такие остатки отпусков обязательно надо планировать в графике, что, по мнению автора, даст возможность помнить об остатках отпусков у сотрудников и не приведет к ситуации, когда к увольнению у сотрудника накапливается большое количество дней отпуска.

Справочно:
законодательно форма ознакомления работника с графиком трудовых отпусков не определена. Можно ознакомить работников с графиком как письменно, т.е. под подпись, так и путем вывешивания графика в общедоступном месте организации.

Нужно ли предоставлять дополнительные отпуска одновременно с основным

Дополнительные отпуска предоставляются одновременно с трудовым отпуском.

Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску, если иное не предусмотрено актами законодательства. Поэтому при предоставлении трудового отпуска сотруднику все дополнительные отпуска предоставляются одновременно с основным.

Можно ли обеспечить неделимую часть отпуска продолжительностью 14 календарных дней за счет дополнительного отпуска

В законодательстве не определено, какой отпуск (основной или дополнительный) должен предоставляться первым при разделении отпуска на части. Таким образом, по мнению автора, можно обеспечить неделимую часть отпуска продолжительностью 14 календарных дней за счет дополнительного отпуска. В дальнейшем при предоставлении второй части отпуска неиспользованная часть должна быть предоставлена в полном объеме.

Надо ли включать в график сотрудников, работающих по совместительству на 0,5 и 0,25 ставки?

Трудовое законодательство не делает исключения в этом вопросе для работников, работающих по совместительству. Следовательно, в график отпусков должны быть включены планируемые отпуска всех работников организации, в т.ч. совместителей.

При составлении графика отпусков нужно помнить, что наниматель обязан запланировать отпуск лицам, работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе (часть четвертая ст. 168 ТК).

Для этого при составлении графика отпусков и в дальнейшем при предоставлении трудового отпуска целесообразно запросить у работника документы, подтверждающие сроки трудового отпуска по основному месту работы (копию приказа, справку с места работы, копию графика отпусков и др.).

Справочно:
если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск предоставляется авансом (ст. 347 ТК).

Как включить в график отпусков работника, если он оформлен на работу на 0,5 ставки по одной должности и на 0,5 по другой

Продолжительность трудового отпуска работника наниматель устанавливает по каждому трудовому договору (контракту) в отдельности.

Работающим по совместительству трудовой отпуск предоставляется одновременно с трудовым отпуском по основной работе. При этом, если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения заработной платы.

Продолжительность трудового отпуска работающего по совместительству устанавливается на общих основаниях в соответствии с занимаемой им должностью или выполняемой им работой по совместительству.

В данной ситуации целесообразно планировать отпуск как по основой работе, так и по совместительству.

Справочно:
часть трудового отпуска работающего по совместительству, превышающая трудовой отпуск по основной работе, по соглашению между работником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией (ст. 347 ТК).