Подписание документа (скрепление его подписью уполномоченного должностного лица) – важный этап в работе с ним. Подписание означает официальное удостоверение документа. Как правило, документы организации подписывает ее руководитель. Однако он не всегда имеет возможность присутствовать на рабочем месте. У многих из них ненормированный рабочий день, который включает в себя не только процесс руководства работниками организации, но и деловые встречи, переговоры, в т.ч. за пределами организации. Что делать в таких ситуациях, читайте в статье.
Правовое различие подписи и факсимиле
Определение понятия «подпись» дано в п. 47 Методических указаний «По практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.
Подпись – это обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Особое значение реквизита в том, что он является одним из реквизитов, придающих юридическую силу документу.
Реквизит «подпись» состоит:
– из наименования должности лица подписавшего документ;
– личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия).
Если вы оформляете документ не на бланке организации, включайте в наименование должности наименование организации.
Факсимиле представляет собой точное воспроизведение личной подписи на документе, т.е. фактически оно выступает как «заменитель» подписи лица, уполномоченного подписывать документ.
ЭТО ВАЖНО! Факсимиле не дает возможности утверждать, что в документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена.
На каких документах можно ставить факсимиле?
Вместе с тем возникает вопрос о правомерности проставления факсимиле на документах. Зачастую руководитель организации сам решает, на какие документы можно ставить его факсимильную подпись, а на какие нельзя, не учитывая некоторые требования законодательства. При принятии решения об использовании факсимиле нужно принимать во внимание следующее: если закон требует проставления личной подписи лица, а специальной оговорки о возможности использования факсимиле нет, то его использование не имеет правовой основы, а соответственно и юридической силы.
Использование факсимиле допускается при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п. 2 ст. 161 Гражданского кодекса РБ), т.е. в сфере гражданско-правовых отношений.
Однако в ст. 18 Трудового кодекса РБ четко указано, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами. В данном случае речь идет исключительно о собственноручных подписях сторон договора, а не об их факсимильном аналоге.
Следует принимать во внимание то, что документы, создаваемые в целях оформления трудовых отношений между работником и нанимателем, относятся к системе организационно-распорядительной документации, требования к составлению и оформлению которой установлены актами законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.
При оформлении кадровых документов должны соблюдаться правила, установленные Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее СТБ 6.38-2004).
ЭТО ВАЖНО! Не допускается использование факсимиле для подписания кадровых документов.
Если руководитель организации не имеет возможности подписать необходимые кадровые документы, следует издать приказ о предоставлении права подписи другому лицу, например заместителю руководителя организации.
Рекомендации по использованию и хранению факсимиле
Изготовленное факсимиле, как правило, передается кому-либо из работников организации, который проставляет факсимиле на документах.
В целях безопасности рекомендуем издать приказ, которым будет установлено, что факсимиле в рабочее время находится у конкретного сотрудника. В нерабочее время храните факсимиле в сейфе.
Чтобы не возникло проблем и вопросов с признанием подписанных с использованием факсимиле документов, утвердите инструкцию с перечнем документов, на которых разрешено проставлять факсимиле. Укажите в ней перечень лиц, которые могут это делать и факсимиле подписи которых подлежат изготовлению. Обязательно решите вопрос об уничтожении факсимиле в случае увольнения работника, подпись которого была воспроизведена. Факт уничтожения лучше оформить приказом руководителя и актом об уничтожении факсимиле.
Если факсимиле потеряно или украдено, немедленно уведомите об этом органы внутренних дел и примите меры по его розыску.
Помните, что в случае возникновения спорных ситуаций правоту о применении факсимиле на документах вам придется обосновывать.
