В процессе деятельности у любой организации может возникнуть необходимость представлять свои интересы в различных регионах. Для оперативного решения стоящих перед организацией задач на местах могут создаваться обособленные структурные подразделения, которые располагаются вне места нахождения головной организации и являются составными частями создавшего их юридического лица.
Cуществует 2 вида обособленных структурных подразделений: филиал и представительство. Разница между ними заключается в том, что представительство представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) ее производственных (профильных) функций (ст. 51 Гражданского кодекса РБ).
Представительства и филиалы не являются самостоятельными юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений. Руководители представительств и филиалов назначаются юридическим лицом (головной организацией) и действуют на основании выданной им доверенности.
Способы ведения кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство в организации, имеющей представительства и филиалы, может быть организовано 2 способами: централизованным и децентрализованным.
Централизованное ведение кадрового делопроизводства: кадровые документы оформляют в головной организации
При централизованном подходе к ведению кадрового делопроизводства все документы, которые оформляют при приеме на работу и в дальнейшем на работников в процессе их трудовой деятельности, хранят в головной организации. В ней создают, обрабатывают и хранят документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу до увольнения) и учитывающие личный состав организации в целом, в т.ч. работников обособленных структурных подразделений. При таком способе ведения кадрового делопроизводства руководитель обособленного структурного подразделения не наделен правом решать вопросы, возникающие в процессе трудовых отношений между работниками и нанимателем, т.е. осуществлять прием, перевод и увольнение работников.
Децентрализованный способ
При децентрализованном подходе наниматель наделяет руководителя обособленного структурного подразделения правом осуществлять прием, перевод, увольнение работников, а также решать иные вопросы, возникающие в рамках трудовых отношений с ними. Таким образом, кадровое делопроизводство ведет само обособленное структурное подразделение в полном объеме независимо от головной организации.
ЭТО ВАЖНО! Способ ведения кадрового делопроизводства должен быть указан в Положении о филиале.
Круг полномочий руководителя филиала в части решения кадровых вопросов напрямую зависит от выбранного при создании филиала способа ведения делопроизводства.
Для того чтобы руководитель филиала (представительства) имел право самостоятельно решать кадровые вопросы, возникающие в процессе деятельности филиала (представительства), ему должны быть переданы полномочия по решению таких вопросов. Полномочия должны быть закреплены в трудовом договоре (контракте) с руководителем филиала, его должностной инструкции, а также в Положении о филиале и доверенности. Руководитель обособленного структурного подразделения несет ответственность за ведение кадрового делопроизводства в его подразделении и назначает работников, ответственных за ведение и хранение трудовых книжек.
Отметим, что в упомянутых выше документах должно быть прямо указано, что руководитель филиала имеет право заключать трудовые договоры с работниками филиала, вносить записи в трудовые книжки работников и подписывать все необходимые кадровые документы, решать другие кадровые вопросы, относящиеся к деятельности филиала.
Кто решает вопрос о ведении кадрового делопроизводства в обособленном подразделении?
Действующее законодательство не содержит ограничений и рекомендаций относительно выбора формы ведения кадрового делопроизводства, поэтому руководство организации вправе решить этот вопрос самостоятельно, принимая во внимание особенности организационной структуры, а также численность работников.
Так, если в структуре организации имеется 1 или 2 филиала с небольшим штатом работников, целесообразным будет централизованное ведение кадрового делопроизводства. Если же филиалов и представительств много, то лучше делегировать право ведения кадрового делопроизводства обособленным подразделениям.
При организации самостоятельной удаленной кадровой службы или при ведении кадрового делопроизводства в головной организации трудовые отношения с работниками должны быть оформлены по установленным правилам: все предусмотренные законодательством сроки создания документов, подписания и ознакомления с ними работников должны быть соблюдены. Документы следует сформировать в дела и передать в головную организацию или на архивное хранение по месту расположения филиала (в зависимости от принятого в организации порядка хранения документов и дел).
Задачи по ведению кадрового делопроизводства в организации возлагают, как правило, на самостоятельное структурное подразделение – кадровую службу или отдельного специалиста.
Если в организации отсутствует штатная единица специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, ведение и хранение кадровых документов возлагают на работников организации путем издания соответствующего приказа.
Для организации и ведения кадрового делопроизводства в обособленных структурных подразделениях может быть создана штатная единица специалиста по кадрам либо (если штат филиала достаточно большой) отдельная кадровая служба.
Обязанности работников, ответственных за ведение кадрового делопроизводства (его отдельных участков), должны быть закреплены в соответствующих приказах, например: о ведении воинского учета, ведении, хранении и выдаче трудовых книжек, ведении журнала учета работников, выбывающих в командировки, ведении персонифицированного учета, проведении инструктажа по охране труда и др.
Порядок организации и ведения кадрового делопроизводства регламентируется в локальных нормативных правовых актах организации. В головной организации разрабатывают локальные нормативные правовые акты по кадровому делопроизводству (инструкция), определяют штатную численность работников организации, утверждают штатное расписание в общем и в обособленных структурных подразделениях в частности.
Руководитель головной организации утверждает штатное расписание организации (с распределением по обособленным структурным подразделениям), документы, которые регламентируют технологию кадровых процессов и порядок их документирования (инструкция по кадровому делопроизводству, положения о командировках, аттестации, защите персональных данных и др.).
От редакции:
По вопросу о составлении штатного расписания организации, имеющей филиалы, читайте в рубрике «Вопрос – ответ» журнала «Я – специалист по кадрам», 2011, № 9, с. 8.
Образцы приказа о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства и приказа о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27–28 журнала.
