У одной из наших читательниц при оформлении документов на пенсию имела место не очень приятная ситуация, о которой она нам и рассказала. Итак, наша читательница представила все необходимые документы для оформления пенсии, а орган, оформляющий пенсию, отказал ей в зачислении 6 лет трудового стажа. Согласитесь, это очень неприятно. В итоге все закончилось благополучно, но данный вопрос пришлось решать через судебные органы. А возникла эта ситуация из-за одного простого вопроса:Имеет ли право инспектор по кадрам подписывать трудовые книжки?
Давайте разбираться с этим вопросом и искать правильный ответ на него вместе.
При увольнении работника все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время его трудовой деятельности, заверяются подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя либо гражданина, которому законодательством предоставлено право заключения и прекращения трудового договора, - печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя, зарегистрировавшего трудовой договор с домашним работником (п. 45 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (с изменениями и дополнениями; далее - Инструкция по ведению трудовых книжек).
Кто же это - уполномоченное должностное лицо нанимателя?
Уполномоченное должностное лицо нанимателя - руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (абз. 7 ст. 1 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).
Уполномоченные должностные лица реализуют различные функции нанимателя в трудовых отношениях, например такие, как оформление документов, издание распоряжений, контроль за их исполнением, проверка правильности действий подчиненных и т.п.
Полномочия предоставляются и должны быть оформлены
Полномочия указанных лиц на принятие тех или иных решений определяются на основании соответствующих документов (актов законодательства, уставов, положений о структурных подразделениях, должностных инструкций, доверенностей, письменных распоряжений вышестоящих руководителей, приказов и т.п.).
Таким образом, если наниматель уполномочил инспектора по кадрам заверять трудовые книжки с проставлением печати нанимателя, то заверение трудовых книжек инспектором по кадрам является законным.
Предоставить инспектору по кадрам такое право наниматель может одним из следующих способов:
издать приказ;
выдать доверенность;
закрепить в должностной инструкции.
Приведем образцы документов.
Почему возникают вопросы?
На практике иногда возникают вопросы по поводу заверения записей в трудовых книжках не нанимателем, а работником отдела кадров.
Если при оформлении работнику пенсии в управлении социальной защиты затребовали документы, подтверждающие право подписи трудовых книжек инспектором по кадрам, то нанимателю достаточно представить данные документы (либо заверенные в соответствии с законодательством копии).
Казалось бы, ничего сложного, но это только на первый взгляд. Ведь организация к моменту оформления пенсии работником может уже прекратить свое существование, а приказ или иной документ о предоставлении права подписывать трудовые книжки может быть утерян. Все это в любом случае решаемо, но потребует определенных затрат сил и времени.
Как справедливо заметила наша читательница в ходе телефонной беседы, всем увольняющимся на руки приказ о праве инспектора по кадрам подписывать трудовые книжки не выдашь. Это нерационально, да и бесполезно. Ведь всем кажется, что пенсия еще так нескоро... тогда и стоит подумать об этом. Более того, к моменту оформления пенсии приказ может и у нанимателя-то не сохраниться, не то что у работника.
Данный вид приказа относится к приказам по основной деятельности. Срок его хранения для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, составляет 10 лет.
Приведем выдержку из Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38:
Давайте позаботимся о работниках
Таким образом, получается, что инспектор по кадрам, являющийся уполномоченным должностным лицом нанимателя и наделенный документально оформленным правом подписывать трудовые книжки, может их подписывать. Все законно, только вот выходит, что порой это очень хлопотно для работника.
А потому во избежание ситуации, возникшей с нашей читательницей (в ее ситуации приказ о предоставлении такого права инспектору по кадрам был утерян), мы рекомендуем все записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе, внесенные в трудовую книжку за время работы в организации (предприятии), заверять подписью и печатью нанимателя.
Печать тоже должна быть «правильной»
Также следует обратить внимание на то, что проставление в трудовых книжках работников печати отдела кадров не допускается. Данное правило было введено Инструкцией по ведению трудовых книжек, утвержденной в 1998 г.
Если такая ошибка все же допущена в трудовой книжке, то наниматель при оформлении работнику пенсии обязан выдать ему справку о периоде работы у данного нанимателя.
Напомним, что типовые формы справок утверждены постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2006 № 117 (в ред. от 08.10.2007 № 121).
