1. Личные дела уволенных работников формируют в одно дело.
Где должны храниться справки об отсутствии личных дел: подшиваются в дело с личными делами или формируются в отдельное дело (например, «Дело фонда»)?
В архиве вместе с описями дел. Перед внесением заголовков дел в опись:
- проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;
- производится полистный просмотр дел.
При просмотре дела проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов, наличие и правильность оформления внутренней описи, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия.
Она подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив организации (п. 195 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
При рассмотрении описей дел структурных подразделений постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения заседанию экспертной службы организации представляются и справки о причинах отсутствия соответствующих дел, в т.ч. и личных дел работников, независимо от того, сформированы они в одном деле или каждое из них включается в опись с самостоятельным порядковым номером. К личным делам, сформированным в одном деле, дополнительно составляется внутренняя опись включаемых в него личных дел.
Вместе с описью дел по личному составу в архив передаются и справки о причинах отсутствия дел. Сроки хранения вышеназванных справок в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения отсутствуют.
Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года (при условии включения дел в сводные описи или акты на уничтожение) (ст. 964 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (с изменениями и дополнениями)).
Аналогичный срок может быть установлен и для справок о причинах отсутствия дел. Справки хранятся в архиве вместе с описями, представленными структурными подразделениями. При этом причины отсутствия тех или иных документов и дел должны быть указаны в историко-архивной справке к фонду организации. Один экземпляр такой справки может быть сформирован в деле в качестве приложения к протоколам заседания экспертной службы организации.
2. Личная карточка уволенного работника подшиваегся в дело.
Необходимо ли подшивать карточку в дело, если она оформлена с нарушениями (отсутствует личная подпись работника либо присутствует, но не везде), либо эта карточка считается недостоверной, не несет в себе полной информации о работнике и не должна подшиваться?
Необходимо подшивать.
Личные карточки уволенных работников подшиваются в отдельные дела и включаются в описи дел по личному составу с соответствующим заголовком, например, «Личные карточки уволенных работников А-Ф».
В такое дело подшиваются личные карточки и в том случае, если в них отсутствует личная подпись работника, на которого заведена карточка.
Личные карточки работников используются при наведении архивных справок о трудовом стаже работника. При этом в случае оформления архивной справки на основании личной карточки, в которой нет личной подписи работника, в ней указывается ее отсутствие.
3. В личном деле отсутствует документ об образовании.
Следует ли сделать запись об этом при оформлении дела для сдачи в архив?
Да, следует.
Порядок формирования личных дел регулируется Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2).
При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности:
внутренняя опись документов личного дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке;
заявление о приеме на работу;
копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции № 2).
Если при формировании дел нарушаются требования Инструкции № 2 и в личном деле нет копии документа об образовании, ее отсутствие следует зафиксировать в гр. 7 «Примечание» внутренней описи документов личного дела. Запись может быть сформулирована таким образом: «Отсутствует копия документа об образовании». При оформлении дела для сдачи в архив в графе «Примечание» описи дел по личному составу, в которую включено соответствующее дело, также делается аналогичная запись.
Эмма Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ
4. Сотрудник работает по распределению в издательстве на полную ставку как молодой специалист.
Возможно ли принять его на работу по совместительству? Если да, то на какой размер ставки?
Да, возможно.
Совместительство - это выполнение работником в свободное от основной работы время другой постоянно оплачиваемой работы у того же или у другого нанимателя на условиях трудового договора (ст. 343 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК)).
Продолжительность рабочего времени, устанавливаемого нанимателем для работающих по совместительству, не может превышать половины нормальной продолжительности рабочего времени, определенной ст. 111-114 ТК (ст. 345 ТК). Таким образом, максимальный размер ставки, на которую может быть принят работник по совместительству, не превышает 0,5.
Для работы по совместительству согласия нанимателя по месту основной работы не требуется. Исключение составляют случаи, предусмотренные законодательными актами.
Положением о распределении выпускников учреждений образования, получивших профессионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 10.12.2007 № 1702, никаких ограничений по работе молодых специалистов на условиях совместительства в свободное от основной работы время не предусмотрено.
5. Необходимо ли в графике сменности отмечать дни, когда работник находится в отпуске, или отпуск отмечается только в табеле учета рабочего времени?
Необходимо.
В графике сменности, который составляется на месяц, в обязательном порядке нужно запланировать очередной отпуск работника. В зависимости от планируемого распределения работников по сменам в предстоящем периоде в организации изменяется работа остальных работников, взаимосвязанных по сменам.
Наниматель обязан вести учет явок на работу и ухода с нее в табелях использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах (ст. 133 Трудового кодекса РБ).
При этом учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое по законодательству в состав рабочего времени.
6. Молодой специалист, направленный в организацию в прошлом году, не успел трудоустроиться, так как был призван на службу в Вооруженные Силы. На его место был принят другой работник. В этом году молодой специалист вернулся и пришел с прошлогодним направлением трудоустраиваться в ту же организацию.
Обязана ли организация принять его на работу, если в данный момент вакансий согласно штатному расписанию не имеется?
Не обязана.
Молодой специалист, который до указанного в свидетельстве о направлении на работу срока прибытия в организацию призывается на службу в Вооруженные Силы Республики Беларусь, другие войска и воинские формирования Республики Беларусь, письменно уведомляет об этом учреждение образования и нанимателя (п. 31 Положения о распределении выпускников учреждений образования, получивших профессионально-техническое, среднее специальное или высшее образование, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 10.12.2007 № 1702).
За 2 месяца до окончания срока службы в Вооруженных Силах, других войсках и воинских формированиях Республики Беларусь молодой специалист письменно уведомляет нанимателя о своем намерении работать по направлению по окончании срока службы.
Если молодой специалист, призванный на службу в Вооруженные Силы, другие войска и воинские формирования, не намерен трудоустраиваться по месту работы, указанному в свидетельстве о направлении на работу, по окончании службы, он должен обратиться в учреждение образования за перераспределением или получением справки о свободном трудоустройстве.
В случае отказа работника от продолжения работы в изменившихся условиях основания для увольнения работника по п. 5 ст. 35 ТК наступят только в момент фактического вступления изменившихся условий в силу.
Таким образом, в день получения уведомления об изменении существенных условий труда и отказе от продолжения работы в этих условиях работник может уволиться только по соглашению сторон (ст. 37 ТК).
По п. 5 ст. 35 ТК работник может быть уволен только за день до даты вступления изменений в силу, если наниматель не изменит решение и не сохранит работнику прежние условия.
Ситуация с сохранением работнику прежних условий труда при наличии уведомления об изменении существенных условий труда может возникнуть, когда в уведомлении не указана дата вступления изменений в силу.
От редакции:
Подробно о дате уведомления читайте в статье «Изменяем существенные условия труда правильно, или Неожиданная грань норм статьи 32 Трудового кодекса РБ в рубрике «Актуальный комментарий» на с. 4-5 журнала.
7. Может ли работник, получив уведомление об изменениях существенных условий труда за 1 месяц, написать отказ от продолжения трудовых отношений и уволиться в тот же день по п. 5 ст. 35 Трудового кодекса?
Нет, по данному основанию он уволиться не может.
Существенными условиями труда признаются системы и размеры оплаты труда, гарантии, режим работы, разряд, наименование профессии, должности, установление или отмена неполного рабочего времени, совмещение профессий и другие условия, устанавливаемые в соответствии с Трудовым кодексом РБ (ст. 32 Трудового кодекса РБ (далее - ТК)).
Нормами этой же статьи за нанимателем закреплено право изменять существенные условия труда работника. При этом должны быть соблюдены определенные условия и порядок их изменения:
наличие обоснования (производственные, организационные или экономические причины);
изменение существенных условий труда должно производиться в рамках той же специальности, квалификации или должности работника, определенных в трудовом договоре;
наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц.
8. Предприятие имеет торговые точки. Режим работы сотрудников этих точек - сменный. Продолжительность смены -12 ч. График сменности составляется на каждый месяц. Часть смен приходится на праздничные дни и государственные праздники.
Оплачивается ли работнику в двойном размере работа в праздничные дни и (или) государственные праздники, на которые выпала смена по графику сменности?
Да, оплачивается в двойном размере.
Каждый час работы в сверхурочное время в соответствии со ст. 69 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) оплачивается:
работникам со сдельной оплатой труда - не ниже двойных сдельных расценок;
работникам с повременной оплатой труда, а также получающим должностные оклады, - не ниже двойных часовых тарифных ставок (окладов).
По договоренности с нанимателем работнику за работу в сверхурочное время может предоставляться другой день отдыха.
Работа в государственные праздники, праздничные и выходные дни оплачивается не ниже чем в двойном размере по правилам части первой ст. 147 ТК. При этом для работников, получающих месячный оклад, оплата производится в следующих размерах:
- не ниже одинарной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени;
- не ниже двойной часовой тарифной ставки (оклада) сверх месячного оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.
Значит, в двойном размере не будет оплачиваться работа в обычные выходные дни, если для работника согласно графику они считались рабочими. Но если выходной являлся государственным праздником или просто праздничным днем, то работа в такой день независимо от того факта, что она проводилась по графику сменности, должна оплачиваться в двойном размере.
9. Имеет ли право работодатель привлекать к работе по 2-4 субботы в месяц работника, супруга которого находится в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста?
Трудовым законодательством Республики Беларусь не установлены ограничения работы в сверхурочное время по причине нахождения супруги в отпуске по уходу за ребенком до достижения им 3-летнего возраста. Однако статьями Трудового кодекса РБ (далее - ТК) для работников установлены некоторые гарантии, касающиеся работы в сверхурочное время.
Так, ст. 120 ТК определено, что привлечение к сверхурочным работам допускается только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ст. 121 ТК, а также коллективным договором, соглашением. Сверхурочные работы не должны превышать для каждого работника 4 ч в течение 2 дней подряд и 120 ч в год (ст. 122 ТК). При этом нужно учесть, что в предельное количество не включаются сверхурочные работы, выполненные в случаях, предусмотренных ст. 121 ТК.
Если речь идет о работе в субботу по установленному для работника в организации графику работ, приведенная в вопросе причина, с точки зрения правовых норм, касающихся регулирования режима работы работника, не может являться основанием для отказа работника соблюдать установленный график работы.
По соглашению с нанимателем, если последний сочтет основание, предъявленное в вопросе, существенным, работнику может быть разработан и установлен индивидуальный график работы, учитывающий особенности личного характера. Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее чем за 1 месяц до введения его в действие (часть шестая ст. 123 ТК).
Алексей Пархимович, ведущий экономист по труду
10. Если директор организации является единственным работником данной организации, какой ему присваивается разряд?
В диапазоне от 16-го до 18-го тарифного разряда.
С учетом норм законодательства о труде работником (независимо от его должности, профессии) признается лицо, состоящее с нанимателем в трудовых отношениях (заключен трудовой договор).
В данном случае с директором трудовой договор (контракт) заключает наниматель (орган, в соответствии с учредительными документами уполномоченный управлять имуществом организации). Это предполагает наличие соответствующей должности (директор) в штатном расписании независимо от того, есть или нет в его подчинении другие сотрудники.
С учетом того что в соответствии с Инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60[1], для работников организаций независимо от форм собственности обязательной является тарификация по ЕТС, то в соответствии с приложением 3 к названной Инструкции тарифный разряд директора устанавливается в диапазоне от 16-го до 18-го тарифного разряда.
Решение о конкретном тарифном разряде директора принимает наниматель.
Светлана Василевич, экономист
11. В связи с достижением пенсионного возраста работник обратился на предыдущее место работы для получения справки о заработной плате для начисления пенсии. Однако получил письменный отказ, в котором указано, что документы отсутствуют.
Куда следует обратиться работнику с данной проблемой?
Необходимо обращаться в суд по месту * жительства.
Наниматель обязан не позднее чем в 5-дневный срок по просьбе работника, в т.ч. уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством (ст. 51 Трудового кодекса РБ).
Однако если документы о заработной плате утеряны, то обращаться для их восстановления необходимо в общий суд.
[1] Инструкция о порядке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей.
