Личные дела уволенных работников формируют в одно дело. Где должны храниться справки об отсутствии личных дел: подшиваются в дело с личными делами или формируются в отдельное дело (например, «Дело фонда»)?
В архиве вместе с описями дел.
Перед внесением заголовков дел в опись:
- проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;
- производится полистный просмотр дел.
При просмотре дела проверяются соответствие заголовка дела содержанию документов в деле, правильность оформления и группировки документов, включенных в дело, качество подшивки или переплета, нумерация листов, наличие и правильность оформления внутренней описи, наличие и правильность оформления заверительной надписи. Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то на отсутствующие дела составляется справка с изложением причин их отсутствия. Она подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел в архив организации (п. 195 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
При рассмотрении описей дел структурных подразделений постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения заседанию экспертной службы организации представляются и справки о причинах отсутствия соответствующих дел, в т.ч. и личных дел работников, независимо от того, сформированы они в одном деле или каждое из них включается в опись с самостоятельным порядковым номером. К личным делам, сформированным в одном деле, дополнительно составляется внутренняя опись включаемых в него личных дел.
Вместе с описью дел по личному составу в архив передаются и справки о причинах отсутствия дел. Сроки хранения вышеназванных справок в перечнях типовых документов с указанием сроков хранения отсутствуют.
Описи дел структурных подразделений хранятся 3 года (при условии включения дел в сводные описи или акты на уничтожение) (ст. 964 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 (с изменениями и дополнениями)). Аналогичный срок может быть установлен и для справок о причинах отсутствия дел. Справки хранятся в архиве вместе с описями, представленными структурными подразделениями. При этом причины отсутствия тех или иных документов и дел должны быть указаны в историко-архивной справке к фонду организации. Один экземпляр такой справки может быть сформирован в деле в качестве приложения к протоколам заседания экспертной службы организации.
