7 апрель 2012
Страница № 35

Кадровое делопроизводство и проблемные вопросы формирования архивов

 
Пошаговое кадровое делопроизводство, готовые решения для работы, рекомендации, схемы, образцы документов вы найдете в практическом пособии для кадровиков «Кадровое делопроизводство. Готовые решения для ежедневной работы кадровика: алгоритмы, схемы, образцы документов, рекомендации»
 
В редакции журнала «Я – специалист по кадрам» была проведена актуальная для специалистов по кадрам «Прямая линия», касающаяся вопросов кадрового делопроизводства и порядка формирования архивов. На вопросы подписчиков отвечала Эмма Николаевна Давыдова, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда РБ Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ.

Предлагаем вашему вниманию наиболее актуальные  вопросы-ответы, прозвучавшие в ходе «Прямой линии».

Является ли нарушением при подготовке документов (приказов) печатание полной даты?

Да, является.

Правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов, к числу которых относится и приказ, установлены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4). Одним из обязательных реквизитов документа является его дата. Именно она придает юридическую силу документу (п. 18 Инструкции № 4). Дата документа – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования (Предварительный государственный стандарт Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утвержден и введен в действие постановлением Госкомстандарта РБ от 05.05.2010 № 19). Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) (п. 46 Инструкции № 4). Данная норма конкретизирована в п. 101 Инструкции № 4: датой приказа, распоряжения, указания является дата его подписания. Например, если проект приказа был подготовлен 23.01.2012, а подписан 25.01.2012, то его датой будет 25.01.2012. На этом основании установлено, что дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим (п. 101 Инструкции № 4). Это позволяет точно зафиксировать дату создания документа.

Если проставить дату заранее (при подготовке проекта документа), то в случае его подписания на следующий день будет наблюдаться фальсификация даты создания документа. Это может повлечь за собой определенные правовые последствия, связанные, например, с соблюдением нормативно установленных сроков ознакомления работника с документом, исчислением сроков исковой давности по претензиям, связанным с изданием документа, и др. Требование, закрепленное в п. 46 Инструкции № 4, не распространяется на датирование документов, принимаемых коллегиальными органами (постановления, решения), датой которых являются даты их принятия, а также протоколов, актов, датой которых являются даты событий, зафиксированных в них. Датой утверждаемых документов (инструкции, положения, правила, иные организационные документы, планы, отчеты и др.) является дата их утверждения.

Так, если должностная инструкция работнику была подготовлена и подписана составителем (руководителем структурного подразделения) 23.01.2012, а утверждена руководителем организации 27.01.2012, то ее датой будет 27.01.2012. В документах, дата которых фиксирована и не связана с датой их подписания или утверждения (постановления, решения, протоколы), дату допускается печатать целиком независимо от того, когда они были подписаны. ЭТО ВАЖНО! Датой совместного документа является дата его подписания последней организацией. Например, если совместный приказ был подписан руководителем одной организации 23.01.2012, а руководителем другой организации – 25.01.2012, то его датой, проставляемой на обоих экземплярах приказа, будет 25.01.2012.

Как в тексте приказа об увольнении работника по основаниям, предусмотренным ст. 44 Трудового кодекса РБ, правильно писать: «УВОЛИТЬ» работника или «ПРЕКРАТИТЬ» с работником трудовой договор?

Правильно писать «УВОЛИТЬ». Основания прекращения трудового договора определены ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее – ТК). В том числе трудовой договор может быть прекращен по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, перечень которых установлен ст. 44 ТК.

 
Справочно: трудовой договор подлежит прекращению по следующим обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (ст. 44 ТК):

1) призыв работника на военную службу; 2) восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу; 3) нарушение установленных правил приема на работу; 4) неизбрание на должность (в т.ч. по конкурсу); 5) вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к наказанию, исключающему продолжение работы, или судебного постановления о трудоустройстве работника, обязанного возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении; 6) смерть работника, признание его судом безвестно отсутствующим или объявление умершим, смерть нанимателя – физического лица.
 
Прекращение трудового договора согласно требованиям ст. 55 ТК нужно оформлять приказом (распоряжением) нанимателя. Процедура оформления и результат прекращения трудового договора называются увольнением. В частности, этот термин применяется в ст. 43, 50, 51, 77, 78 и иных статьях ТК.

С учетом изложенного независимо от основания прекращения трудового договора следует издать приказ (распоряжение) об увольнении, в тексте которого распорядительное слово «УВОЛИТЬ» должно быть использовано. Соответствующая норма закреплена в п. 99 Инструкции № 4. Распорядительное слово в текстах приказов (распоряжений) печатается прописными буквами.

В организации постоянно в начале года обновляются приказы о назначении ответственных за ведение книги замечаний и предложений, книги ревизий (проверок). Правильно ли это?

Нет, это необоснованно. Порядок ведения книги замечаний и предложений определяется в соответствии с требованиями: – Декрета Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О мерах по совершенствованию работы с населением» (далее – Декрет № 2);


– постановления Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 «О мерах по реализации Декрета Президента Республики Беларусь от 14 января 2005 г. № 2 «О совершенствовании работы с населением» и внесении изменений и дополнений в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь», которым утверждено соответствующее Положение (далее – Положение). Ответственным за ведение и хранение книги является руководитель организации либо уполномоченное им лицо. Уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение книги замечаний и предложений, определяется на основании локального правового акта организации (подп. 2.5 Декрета № 2 и п. 18 Положения). Как правило, в этих целях издается приказ (распоряжение) руководителя организации. Он относится к категории приказов по основной деятельности, для которых в большинстве организаций в соответствии с законодательством устанавливается срок хранения «постоянно», а в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – «10 лет». Законодательство не предусматривает необходимости ежегодного издания приказа (распоряжения) о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение и хранение книги замечаний и предложений в организации.

В самой форме книги, утвержденной названным постановлением Правительства, предусмотрено наименование должности, фамилии и инициалов лица, ответственного за ведение книги замечаний и предложений, а также даты назначения. Так, если уполномоченное лицо, ответственное за ведение и хранение книги замечаний и предложений, не меняется, то ежегодное издание приказа (распоряжения) по данному вопросу считается необоснованным. Аналогично в организации должен решаться вопрос о назначении лица, ответственного за хранение книги учета проверок. На этом основании можно сделать вывод, что если уполномоченное лицо, ответственное за хранение книги проверок, не меняется, то ежегодное издание приказа (распоряжения) по данному вопросу необоснованно.

Является ли нарушением ведение журнальной регистрации документов, если это будет журнал не на бумажном носителе, а в таблице Microsoft Office Excel?

Да, это нарушение. Общие требования к регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов установлены в подп. 139.7 и 139.9 п. 139 Инструкции № 4. Регистрацию документов необходимо осуществлять с использованием регистрационно-контрольной карточки на бумажном носителе или регистрационно-контрольной формы в автоматизированной системе документационного обеспечения управления (АСДОУ) (подп. 139.7 п. 139 Инструкции № 4). Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 в год) (подп. 139.9 п. 139 Инструкции № 4). При этом не следует путать систему регистрации документов в АСДОУ с регистрацией документов в электронных таблицах, создаваемых с использованием текстовых процессоров МS Word и MS Excel. Программное обеспечение, применяемое в АСДОУ, позволяет фиксировать не только сведения о самом регистрируемом документе, традиционно отражаемым в регистрационно-контрольной форме (дата документа, его регистрационный индекс, краткое содержание, исполнитель, срок исполнения и др.), но и сведения о том, когда были включены данные о документе в систему регистрации, вносились ли в эти регистрационные данные изменения (дополнения, исключения) и т.п.

ЭТО ВАЖНО! В зависимости от объема документооборота организация самостоятельно выбирает форму регистрации входящих, исходящих и внутренних документов: бумажную карточную, бумажную журнальную или автоматизированную. Регистрация документов в журналах, создаваемых с использованием текстовых процессоров МS Word и MS Excel и ведущихся в электронном виде, недопустима.

 
Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.