18 сентябрь 2010
Страница № 33

Кадровые документы организации

Екатерина Самсоненко, юрист

Каждый руководитель вполне справедливо рассчитывает, что должностные обязанности со-трудниками будут исполняться добросовестно и в срок. Но для этого нужно эти обязанности как ми-нимум грамотно сформулировать. А еще лучше – правильно оформить трудовые взаимоотношения с работником.

Учет труда и заработной платы в организациях ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе.

Недобросовестное или неграмотное ведение кадровой документации может привести к несвое-временной оплате труда сотрудников, больничных листов, несвоевременной подготовке документов для представления в государственные социальные органы.

Составление, оформление, хранение докумен-тов регламентированы законодательными и нор-мативными правовыми актами, выполнение норм которых обязательно для любой кадровой службы. Кроме того, в каждой организации разрабатыва-ются локальные нормативные акты, регламентирующие работу кадровой службы данной орга-низации. Ежегодно кадровой службой готовится номенклатура дел, формирование которой также признается обязательным для сотрудников кадровой службы.

Документирование охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадро-вой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые задачи:

– организация труда работников;

– заключение трудового договора и прием на работу;

– перевод на другую работу;

– предоставление работникам отпусков;

– поощрение работников;

– наложение на работников дисциплинарных взысканий;

– аттестация работников;

– ведение штатного расписания;

– учет использования рабочего времени;

– привлечение работников к работе в выход-ные и нерабочие праздничные дни;

– оформление служебных командировок;

– прекращение трудового договора, увольне-ние с работы и т.д.

Работник должен быть ознакомлен с основ-ными условиями работы: во сколько начинается заканчивается рабочий день, какие конкретно должностные обязанности возлагает на него наниматель, какие у него есть права, на какой срок он принят и на каких условиях, за что несет ответственность и в каком размере, когда ему смогут предоставить трудовой отпуск, каков размер заработной платы, когда и каким образом происходит ее выплата, какие виды поощрения предусмотрены нанимателем, какие требования по соблюдению правил охраны труда к нему предъявляются.

Ответственность за несоблюдение требований законодательства в сфере трудовых правоотношений

Кроме того, за несоблюдение нанимателем требований законодательства в сфере трудовых правоотношений установлена ответственность.

В качестве примера можно привести нормы Кодекса РБ об административных правонарушениях, где предусмотрена ответственность нанимателя за нарушение законодательства о пенсионном обеспечении, о занятости населения, в сфере коллективных трудовых отношений, о труде (в т.ч. нарушение порядка и сроков выплаты зара-ботной платы, непроведение нанимателем в установленных законодательством случаях аттестации рабочих мест по условиям труда, иные нарушения законодательства о труде, причинившие вред работнику), а также правил по охране труда, в случаях отказа в приеме на работу, сокрытия страхового случая, нарушения порядка и условий трудоустройства граждан за границей.

Поэтому наниматель должен соблюдать требования трудового законодательства на каждом из этапов трудовой деятельности своих работников. В частности, он должен ознакомить работника с условиями принятия на работу и исполнения своих трудовых обязанностей.

Ведение кадровой документации

Давайте определим основную кадровую документацию, которая обязательно должна вестись в организации. К ней относятся:

– правила внутреннего трудового распорядка;

– должностные и рабочие инструкции работников;

– штатное расписание;

– положение об оплате труда и премировании;

– трудовые договоры (контракты);

– распорядительная документация по личному составу (приказы, распоряжения);

– документы персонифицированного учета работников (анкеты застрахованных лиц, сведения о приеме и увольнении и др.);

– договоры о полной (индивидуальной или коллективной) материальной ответственности;

– личные дела работников, книга учета личных дел;

– личные учетные карточки работников;

– трудовые книжки;

– табель учета рабочего времени;

– положения и инструкции по охране труда и технике безопасности;

– положение о коммерческой тайне;

– графики сменности;

– графики отпусков;

– документация по учету военнообязанных.

Кроме того, в зависимости от размера организации, специфики деятельности, распределения обязанностей между кадровой службой и секретариатом (канцелярией) и т.д. в кадровой службе организации должны вестись и храниться следующие документы: список работников предприятия,номенклатура дел кадровой службы, документы о работе с кадрами (сведения, справки, переписка и др.), документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, уведомления, докладные записки и др.), журнал учета выдачи справок (о трудовом стаже, заработной плате и др.), положение о системе обучения, положение об аттестации работников, книги учета (журналы регистрации) приказов по основной деятельности,  личному составу,  отпусков и т.д., журнал учета работников, направленных в служебные командировки; журнал регистрации командировочных удостоверений; книга регистрации расписок в получении трудовых книжек;

протоколы заседаний,  постановления аттестационных квалификационных комиссий;  списки работающих на производстве с вредными условиями труда; списки работников, выходящих на пенсию в текущем году; журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования; акты о несчастных случаях; акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний и т.д.

А теперь рассмотрим общие требования к основным из названных документов.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) – локальный нормативный правовой акт, в котором устанавливаются основные условия взаимоотношений между работником и нанимателем, такие как: распорядок дня, режим рабочего времени, виды и порядок применения мер дисциплинарных взысканий, нормы и обязательства по охране труда и др.

Типовая форма документа содержится в постановлении Минтруда и соцзащиты РБ от 05.04.2000 № 46 «Об утверждении Типовых правил внутреннего трудового распорядка» (с изменениями и дополнениями). Правила устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством РБ или уполномоченным им органом (ст. 195 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Что касается принятия Типовых правил за основу, то данное требование определяет, что при разработке Правил наниматель обязан определить основные требования к процедуре приема, увольнения, изменения существенных условий труда, закрепить основные права и обязанности сторон, а также отразить иные требования, которые могут быть установлены в организационно-правовых условиях деятельности нанимателя.

ПВТР состоят из следующих основных разделов:

– раздел 1. Общие положения (определение внутреннего трудового распорядка, цели их установления, необходимость вывешивания правил на видном месте);

– раздел 2. Порядок приема и увольнения ра-ботников (документы, обязательные для представ-ления работником при приеме, обязательные дей-ствия нанимателя при приеме, переводе, увольне-нии);

– раздел 3. Обязанности работника (общие по-ложения исходя их положений ТК);

– раздел 4. Обязанности нанимателя (общие положения исходя из положений ТК);

– раздел 5. Рабочее время и его использование (режим рабочего времени – 5-дневная (6-дневная) рабочая неделя, режим сменного, гибкого рабоче-го времени);

– раздел 6. Поощрения за успехи в работе;

– раздел 7. Ответственность за нарушение тру-довой дисциплины (меры дисциплинарного взы-скания, порядок взыскания, иные меры за совер-шение дисциплинарного проступка).

Содержание Правил, установленных нанима-телем, может быть шире содержания Типовых пра-вил и включать в себя дополнительные условия. При этом важно знать, что Правила не могут ухуд-шать положение работников по сравнению с зако-нодательством о труде, регулирующим соответст-вующие отношения в социально-трудовой сфере.

Как и все локальные нормативные акты, ПВТР утверждаются и вводятся в действие на основании приказов (распоряжений) руководителя. Это каса-ется и принятия новых редакций ПВТР. В Правилах необходимо закрепить порядок внесения предло-жений: круг полномочных лиц, порядок согласова-ния изменений.

Закрепляя в Правилах права, обязанности и ответственность сторон, руководствуйтесь ТК. Важно знать: ПВТР должны быть вывешены в орга-низации на видном месте.

Должностная или рабочая инструкция

Должностная или рабочая инструкция – локаль-ный нормативный правовой акт, которым нанима-тель утверждает характеристику выполняемой ра-боты (обязанностей) работника. Вообще должно-стная инструкция разрабатывается под должность (рабочая инструкция соответственно под профес-сию). Однако если в рамках одной должности есть несколько работников, которые делят общие обя-занности должности между собой неравномерно, то возможно утверждение инструкций с разделением обязанностей по одной должности (профес-сии) для каждого из работников.

Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя организации и ру-ководителей структурных подразделений.

Конкретные обязанности работника по его профессии, должности, а также отнесение выпол-няемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) определяются рабочей инструкцией, разработанной нанимателем на основе Единого та-рифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, выпуски которого утвержде-ны постановлениями Минтруда и соцзащиты РБ (далее – ЕТКС), – для рабочих и должностной инструкцией, разработанной на основе Единого квалификационного справочника должностей слу-жащих, выпуски которого утверждены постановле-ниями Минтруда и соцзащиты РБ (далее – ЕКСД), – для служащих с учетом организационной структу-ры предприятия, особенностей процессов труда и распределения обязанностей.

Таким образом, должностные (рабочие) инст-рукции утверждаются нанимателем на основании положений ЕТКС и ЕКСД с учетом реального объ-ема трудовых обязанностей, который наниматель планирует поручить работнику.

Штатное расписание

Штатное расписание – локальный нормативный правовой акт, который содержит сгруппированный определенном порядке перечень структурных подразделений организации, должностей служащих и профессий рабочих с указанием количест-ва единиц по каждому их наименованию, тарифных разрядов (кратных размеров тарифной ставки 1-го разряда) по ЕТС, классов, категорий, размеров должностных окладов (тарифных ставок), надбавок, доплат. Иными словами, в штатном расписании со-держатся сведения обо всех работниках, их месте структуре организации, размере и составляющих их заработной платы. Хотя штатное расписание должно вестись в каждой организации, единой типовой формы в законодательстве не содержится.

Отдельные министерства утверждают примерную или типовую форму штатного расписания для своей отрасли, которую можно взять за основу для разработки собственной. Штатное расписание представляет собой таблицу, в которой есть такие графы:

– наименование структурных подразделений, должностей служащих, профессий рабочих, коли-чество штатных единиц;

– тарифный разряд по ЕТС;

– тарифный коэффициент по ЕТС (кратный размер тарифной ставки 1-го разряда);

– тарифный оклад служащего (тарифная ставка рабочего);

– коэффициент повышения;

– повышение тарифного оклада (тарифной ставки);

– должностной оклад служащего (тарифная ставка рабочего);

– примечание.

Кроме того, в штатном расписании устанавли-вается размер ставки 1-го разряда.

Для удобства работы практикуется дополни-тельно к утвержденному штатному расписанию ведение штатной книги. Она содержит в основном ту же информацию, что и штатное расписание. В штатной книге вводится дополнительная графа, которой приведены фамилии сотрудников. Также штатную книгу можно внести дополнительную информацию.

Например, при наличии штатного расписа-ния, где отображены основные показатели, кото-рые формируют месячный фонд заработной пла-ты, допускается ведение штатной книги, содер-жащей подробное штатное расписание по видам увеличений, коэффициентов и т.д. (приведена методика расчета заработной платы по каждо-му работнику со ссылками на нормативные до-кументы), фамилии работников, их адреса и т.д. Единой формы штатной книги законодательством не установлено.

При составлении штатного расписания необ-ходимо руководствоваться Инструкцией о поряд-ке определения тарифных ставок и должностных окладов работников коммерческих организаций и индивидуальных предпринимателей, утвержден-ной постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 26.04.2010 № 60.

Наименования должностей служащих, про-фессий рабочих должны соответствовать наиме-нованиям, содержащимся в Общегосударствен-ном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности слу-жащих», утвержденном постановлением Минтру-да и соцзащиты РБ от 22.10.2009 № 125 (с изме-нениями и дополнениями).

Положение об оплате труда

Формы, системы и размеры оплаты труда работ-ников, в т.ч. дополнительные выплаты стимулирующего и компенсирующего характера, устанавливают-ся нанимателем на основании коллективного дого-вора, соглашения и трудового договора (ст. 63 ТК).

В связи с этим каждая коммерческая органи-зация разрабатывает самостоятельно локальный нормативный правовой акт, который с учетом норм трудового законодательства регулирует порядок и условия оплаты труда, применение ее форм и систем для различных категорий работников организации, в т.ч. определяет порядок формирования сдельных расценок. В качестве такого локального нормативного правового акта, как правило, высту-пает Положение об оплате труда.

Положение утверждается руководителем организации по согласованию с профсоюзным комитетом.

За редким исключением ни один наниматель не обходится без установления своим работникам выплат стимулирующего характера (премии, над-бавки за стаж работы, за сложный и напряженный труд, иные бонусы).

Нередко наниматель вынужден вводить со-вмещение должностей (профессий) в целях тру-довой экономии. Размер таких доплат предусмат-ривается в процентном отношении к месячному должностному окладу (тарифной ставке) по долж-ности, профессии, обязанности которой совме-щаются. Конкретный размер доплаты при этом определяется по соглашению между нанимателем и работником.

Чтобы у нанимателя каждый раз не возникало вопросов, кому, за что и в каком размере устано-вить названные, а также многие другие выплаты различного характера (компенсирующие и стиму-лирующие), предусмотренные законодательством, все эти моменты можно закрепить в Положении об оплате труда. Либо можно принять целый па-кет локальных нормативных правовых актов, где будут рассмотрены размер, порядок установления (лишения) различных выплат, порядок исчисления должностного оклада (тарифной ставки), приме-нения систем оплаты труда и многие другие во-просы, связанные с оплатой труда.

Например, данные вопросы могут найти свое отражение в коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о премировании, по-ложении о порядке расчета тарифной части зара-ботной платы, положении о надбавках и др. На-званные документы разрабатываются и утвержда-ются нанимателем самостоятельно.

(Окончание следует.)

Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.