В случае проведения служебного расследования кадровая служба будет привлечена к этой процедуре (особенно в небольших организациях). Какими документами оформляется проведение служебной проверки, кто из работников обязательно должен быть привлечен к расследованию, а кто не может входить в состав комиссии, рассмотрим в статье.
Трудовое законодательство не содержит понятий «служебное расследование» или «служебная проверка».
Служебное расследование – это внутреннее мероприятие. Наниматель может инициировать проведение служебного расследования (служебной проверки) только в рамках своей организации, предприятия, учреждения. И здесь есть нюансы. Поскольку процедура носит добровольный характер, работники, в т.ч. и лицо, которого наниматель подозревает в совершении дисциплинарного проступка или невыполнении им своих рабочих (должностных) обязанностей, вправе отказаться от участия в служебном расследовании.
Справочно: нельзя заставлять работников проходить проверку полиграфом или без их согласия проводить обыск и личный досмотр.
ЭТО ВАЖНО! Наниматель обязан провести проверку в случае увольнения работника по дискредитирующим обстоятельствам. Акты (служебные записки) и объяснения подлежат хранению в организации не менее 5 лет (п. 7 Декрета № 5). Обстоятельства, признаваемые дискредитирующими, изложены в п. 6 Декрета № 5.
Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
Если для служебного расследования требуется заключение эксперта, допускается привлечение третьих лиц (аудиторов, оценщиков, медицинских работников, экспертные организации и др.) на договорной и платной основе. Также допустимо направлять в государственные органы и другие организации запросы, необходимые для расследования.
Цель служебного расследования (служебной проверки)
Основная цель такого расследования – установление обстоятельств, причин и условий, при которых работник совершил проступок, который (или последствия которого) имеет существенное значение для нанимателя, работников, третьих лиц, а также уполномоченных государственных органов (например, злоупотребление полномочиями, хищение имущества либо невыполнение работником своих обязанностей, которые привели к материальному ущербу для нанимателя, несчастному случаю и т.д.).
Справочно: при наступлении несчастных случаев на производстве или обнаружении профессиональных заболеваний работников на нанимателя возложена обязанность по расследованию таких случаев. Единый порядок расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний регламентирован Правилами № 30.
Документ: Правила расследования и учета несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.01.2004 № 30 (далее – Правила № 30).
При проведении служебного расследования выясняются следующие обстоятельства:
– суть нарушения;
– размер причиненного ущерба;
– причины и условия, повлекшие проступок;
– лицо, совершившее проступок;
– степень вины;
– смягчающие и отягчающие обстоятельства;
– меры по привлечению к ответственности виновных лиц;
– профилактические мероприятия по предотвращению подобных нарушений и т.д.
Результаты служебного расследования, оформленные надлежащим образом, могут использоваться в качестве доказательства правомерности действий нанимателя в случае возникновения спора с работником или служить источником информации для правоохранительных органов, ведущих предварительное расследование, в случае совершения работником правонарушения (преступления).
В каких случаях проводится служебное расследование?
Как правило, такое расследование может проводиться в случаях:
– недостачи при инвентаризации;
– жалобы со стороны клиентов или персонала;
– нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или рабочей (должностной) инструкции;
– нарушения иных локальных актов нанимателя, правил техники безопасности, пожарной безопасности и т.п.;
– разглашения сведений, составляющих коммерческую тайну нанимателя, которые повлекли для нанимателя материальный ущерб;
– нанесения материального ущерба организации или работникам;
– получения и дачи взятки;
– злоупотребления своим служебным положением;
– иных злоупотреблений.
Этот перечень не является исчерпывающим и может быть дополнен нанимателем по своему усмотрению.
Сроки проведения служебного расследования
Срок проведения служебного расследования по ТК должен быть в пределах срока дисциплинарного взыскания, которым ограничено применение дисциплинарного взыскания.
Дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске (ст. 200 ТК).
При рассмотрении материалов о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее 1 месяца со дня отказа в возбуждении или прекращения уголовного дела.
Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, – позднее 2 лет со дня совершения дисциплинарного проступка. В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Кто участвует в служебном расследовании?
В крупных и средних компаниях служебной проверкой занимается служба безопасности компании и (или) подразделение внутреннего аудита.
В небольших компаниях эти функции нередко вменяются работникам кадровой службы.
Также для служебного расследования можно привлекать и иных работников (юристов, бухгалтеров и т.д.).
Для служебного расследования в организации создается специальная комиссия, в которую могут входить сотрудники службы безопасности и иной персонал, а также члены профсоюзной организации. Каких-либо специальных требований к составу комиссии не установлено. Как правило, в ее состав входят не менее 3 человек, возглавляемых председателем комиссии.
В расследовании должен участвовать непосредственный руководитель работника, в отношении которого данное расследование проводится. Вместе с тем непосредственный руководитель не может быть членом комиссии. Это требование касается и руководителей организации, принимающих решения по вынесению дисциплинарного взыскания.
Документальное оформление служебного расследования.
Шаг 1. Закрепление порядка проведения служебного расследования.
Возможность проведения служебных расследований должна быть документально закреплена в организации. Служебное расследование может регулироваться как правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 194, 195 ТК), так и отдельным локальным нормативным правовым актом (например, Положением о порядке проведения служебных расследований). При этом закрепленный в организации порядок проведения служебного расследования не должен противоречить требованиям трудового законодательства.
Шаг 2. Фиксация нарушения.
Служебное расследование начинается с обнаружения факта нарушения, проступка. Факт проступка должен быть документально зафиксирован. Такими документами могут быть:
– докладная записка руководителя подразделения, отдела и (или) непосредственного начальника, заявление самого работника;
– претензия контрагента или жалоба потребителя;
– акт об обнаружении недостачи товара;
– заключение аудитора, акт инвентаризации;
– письменные и устные обращения граждан, представителей организаций, содержащие сведения о совершении работником проступка, и др.
Любого из этих документов достаточно для того, чтобы начать процедуру служебного расследования. Указанные документы должны быть зарегистрированы в установленном в организации порядке и приняты к исполнению. С того момента, когда на документе ставятся входящий номер по журналу внутреннего документооборота (либо журналу входящей документации) и дата принятия, начинается отсчет времени для проведения расследования.
Шаг 3. Создание комиссии.
После регистрации документа, свидетельствующего о факте проступка, издается приказ руководителя или иного уполномоченного лица о проведении служебного расследования и создается специальная комиссия с участием соответствующих специалистов организации.
После того как приказом руководителя была сформирована комиссия, начинается выяснение обстоятельств нарушения. У работника запрашивается письменное объяснение. Для этого комиссия направляет по месту жительства работника уведомление заказным письмом с описью вложения или телеграммой либо передает лично под роспись работнику соответствующее уведомление. Объяснительную записку работник составляет в произвольной форме. В объяснительной записке работник излагает свою версию произошедшего, поясняет обстоятельства и указывает причины своих действий. Объяснения могут собираться как с виновных лиц, так и с работников, которые так или иначе могут пояснить случившееся.
Пример формулировки уведомления:
«<…>
По результатам инвентаризации, проведенной с 13.11.2017 по 16.11.2017, на складе № 2 была выявлена недостача следующих товарно-материальных ценностей:
1. ____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________________
В рамках проведения служебного расследования предлагаем Вам до 20.12.2017 дать письменные пояснения по факту отсутствия ТМЦ с указанием причин и подробным изложением обстоятельств.
<…>»
Работник вправе отказаться от дачи пояснений. В этом случае необходимо зафиксировать этот факт в акте об отказе дать объяснения, который составляют члены комиссии.
Оформление результатов служебного расследования
Итогом служебного расследования являются письменное заключение или акт, составленный на основании собранных материалов и доказательств.
В конце акта приводится список приложений к итоговому акту комиссии:
· служебные записки об обнаружении факта дисциплинарного проступка, акты об отсутствии работника, заключение аудитора, акт инвентаризации либо иные документы, являющиеся основанием для проведения расследования;
· уведомление работнику представить письменное объяснение, документы, подтверждающие направление (вручение) данного требования, объяснительная записка работника (либо акт об отказе ее представления);
· докладные, служебные и объяснительные записки должностных лиц и очевидцев происшедшего;
· акт инвентаризации;
· документы, составленные в ходе служебного расследования: заключение аудитора, заключения независимых экспертов, показания специальных технических средств и т.д.
Итоговый акт вместе с приложениями должен быть подписан всеми членами комиссии. В делопроизводстве итоговому акту присваивается порядковый номер, указывается дата его составления. Она и является днем окончания расследования. Итоговый акт утверждается руководителем организации и заверяется печатью.
С итоговым актом необходимо ознакомить и виновных лиц. Если работник отказывается подтвердить своей подписью факт ознакомления, нужно оформить акт об отказе в ознакомлении.
Работник или его представитель по доверенности вправе ознакомиться со всеми материалами служебного расследования и обжаловать их в случае несогласия с результатами.
По итогам служебного расследования к виновному работнику могут применяться меры дисциплинарного взыскания.
Людмила Шерснева, юрист
