Отдел как структурное подразделение организации помимо создания с «нуля» может быть образован путем выделения из другой структурной единицы (например, управления) либо путем объединения двух отделов в один. Особенности организационных и кадровых действий в последнем случае рассмотрим далее.
Шаг 1. Оформите решение о создании структурного подразделения
Кто вправе инициировать создание структурного подразделения путем объединения отделов организации?
Решение об объединении отделов может исходить:
– от учредителей организации;
– руководителя организации;
– иных должностных лиц (в случае наличия у них таких полномочий в соответствии с уставом организации, трудовым договором (контрактом), локальными нормативными правовыми актами).
Если решение об объединении отделов и создании на их основе нового отдела исходит от учредителей организации, то первоначально его отражают в протоколе общего собрания участников.
Шаг 2. Издайте приказ об объединении отделов.
После подписания протокола внеочередного общего собрания участников оформляется приказ (распоряжение) руководителя, в котором, как правило, дублируются решения учредителей, утвержденные протоколом.
Указанный документ издается также в случае, если инициатива о создании отдела исходит от руководителя организации либо иного должностного лица.
Шаг 3. Внесите изменения в штатное расписание и организационную структуру.
В отдельных организациях разрабатывается и утверждается организационная структура – внутренний документ, который составляется в виде схемы. Это позволяет наглядно представить взаимосвязь подразделений и взаимодействие отдельных должностных лиц, не входящих ни в одно из подразделений.
Процедура объединения отделов и создания на их основе нового структурного подразделения предполагает необходимость внесения изменений в действующую организационную структуру.
ЭТО ВАЖНО! Способ внесения изменений зависит от того, как был утвержден указанный документ.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Справочно: документ может утверждаться двумя способами: посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания распорядительного документа (составления протокола). Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть третья п. 52 Инструкции по делопроизводству).
Аналогичным образом изменения, связанные с объединением отделов, вносятся и в штатное расписание организации.
Шаг 4. Разработайте проект и утвердите положение для вновь созданного структурного подразделения.
Положение о структурном подразделении – это локальный нормативный правовой акт, определяющий статус структурного подразделения и его место в организации.
В нем указываются:
– порядок создания отдела;
– правовое положение отдела в структуре организации;
– задачи и функции отдела;
– права отдела;
– характер его взаимодействия с другими структурными единицами;
– иные вопросы, связанные с его функционированием.
Утверждение положения о структурном подразделении производится в том же порядке, что и утверждение любого другого локального нормативного правового акта.
Шаг 5. Разработайте проекты и утвердите должностные инструкции для работников вновь созданного отдела.
Документ: Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
ЭТО ВАЖНО! С учетом п. 10 Общих положений ЕКСД на руководителей организаций, руководителей структурных подразделений должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.
Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителей структурных (обособленных) подразделений определяются в положениях об этих подразделениях.
Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей структурных подразделений определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.
ЭТО ВАЖНО! Должностные инструкции на других работников нового отдела, который создается путем объединения двух действующих структурных единиц, разрабатывают и утверждают лишь случае, если в связи с его созданием в штате организации появляются новые должности. Если должности работников, включенные в объединенный отдел, были предусмотрены и ранее, нанимателю достаточно внести изменения в их должностные инструкции. Данные изменения будут касаться того, к какому структурному подразделению относится соответствующая должность, а также вопрос подчиненности (указание на взаимосвязи и взаимоотношения по должности).
Справочно: если трудовая функция работников, входящих в объединенный отдел, не изменяется, нанимателю достаточно утвердить должностные инструкции в новой редакции и довести их до сведения работников под роспись.
Особенности трудовых отношений с руководителями объединяемых отделов
Руководителем отдела, созданного путем объединения структурных единиц, может быть как новый сотрудник, специально принятый на эту работу, так и состоящий в трудовых отношениях с нанимателем (как правило, начальник одного из объединяемых отделов).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
В первом случае после заключения трудового договора с новым работником наниматель издает приказ о его приеме на работу.
Во втором – работнику, которого планируется назначить начальником нового отдела, направляют уведомление с предложением о его переводе на другую должность (ст. 30 ТК).
При отказе работника от предлагаемой должности ему может быть предложена работа по иной вакантной должности, которую он может выполнять с учетом специальности и квалификации. В случае отказа от предложенных вариантов либо отсутствия соответствующих вакансий в штатном расписании он будет подлежать увольнению по п. 1 ст. 42 ТК в связи с сокращением штата. При прекращении трудовых отношений по данному основанию работнику полагается выходного пособие в размере не менее 3-кратного среднемесячного заработка (часть четвертая ст. 48 ТК).
Аналогичная кадровая процедура, предполагающая перевод на иную должность, может производиться и в отношении начальника второго из объединяемых отделов. В частности, ему может быть предложен перевод на должность заместителя начальника объединенного отдела. Если такой перевод невозможен либо работник от него отказался, он также подлежит увольнению в связи с сокращением штата.
Трудовые отношения с иными работниками объединяемых отделов
Если у работников объединяемых отделов изменяется только структурное подразделение без изменения прежней работы и ее условий, имеет место перемещение (ст. 31 ТК), которое оформляется приказом. Соответствующие изменения вносятся и в трудовой договор с работником путем оформления дополнительного соглашения к нему.
Запись о перемещении работника на другое рабочее место может вноситься в трудовую книжку работника в случае принятия нанимателем такого решения (п. 20 Инструкции № 40).
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
ЭТО ВАЖНО! В обязательном порядке отражаются в трудовой книжке работников сведения об их перемещении на работу в производство или структурное подразделение по профессиям, должностям, предусмотренным списками производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2005 № 536. Эти записи вносятся с указанием сведений, уточняющих характер выполняемой работы (производства и работы, вредные и опасные условия труда) (п. 30 Инструкции № 40).
ЭТО ВАЖНО! Если перемещение работника связано с изменением существенных условий его труда (изменением режима рабочего времени и времени отдыха, размера заработной платы в сторону ее уменьшения и др.), наниматель дополнительно должен соблюсти процедуру изменения существенных условий труда (ст. 32 ТК, подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5). При изменении существенных условий труда после надлежащего предупреждения работников (не позднее чем за 7 календарных дней) к заключенным с ними трудовым договорам оформляются дополнительные соглашения, в тексте которых отражаются нововведения. При необходимости издается соответствующий приказ. В случае отказа от перемещения в связи с изменением существенных условий труда работники подлежат увольнению по п. 5 ст. 35 ТК с выплатой выходного пособия. С учетом требований часть вторая ст. 48 ТК его размер не может быть меньше 2-недельного среднего заработка работника.
Документ: Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).
Если деятельность в объединенном отделе предполагает изменение трудовой функции, поручаемой сотрудникам, с их согласия они переводятся на другую работу (должность). В случае согласия с предлагаемой должностью с работником заключается новый трудовой договор и издается приказ о его переводе на другую должность. Сведения о переводе вносят в трудовую книжку работника (п. 9 Инструкции № 40).
ЭТО ВАЖНО! При отказе от перевода трудовые отношения с работниками подлежат прекращению по п. 1 ст. 42 ТК в связи с сокращением штата.
Светлана Семенихина, юрист
