Сколько времени должна храниться расписка в получении кадровой службой трудовых книжек работников?
Законодательством срок хранения расписок в получении кадровой службой трудовых книжек работников не определен. Сроки хранения документов, не отраженных в актах законодательства, определяются экспертными комиссиями организаций по согласованию в установленных случаях с органами и учреждениями Государственной архивной службы Республики Беларусь (подп. 165.4 п. 165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).
При приеме от работника трудовой книжки вы должны выдать ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты вашей организации, в т.ч. печать нанимателя (п. 58 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, в ред. постановления Минтруда РБ от 11.05.2000 № 72 (далее – Инструкция)). Причем ни Инструкция, ни иные акты законодательства Республики Беларусь не предусматривают возвращение указанных расписок в кадровую службу. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, собственноручно указав дату получения (п. 58 Инструкции).
Вместе с тем в практике работы кадровой службы может возникнуть ситуация, при которой расписка в получении трудовой книжки будет возвращена в кадровую службу. Такие расписки вы формируете в отдельное дело, заголовок которого может быть сформулирован следующим образом: «Расписки в получении трудовых книжек, возвращенные работниками в отдел кадров организации».
Для расписок в получении трудовых книжек работников, возвращенных в кадровую службу организации, представляется целесообразным установить минимальный срок хранения (например, 1 год). Соответствующее решение должно быть оформлено протоколом заседания экспертной комиссии организации.
