Работник, находясь в командировке, выполняет свои служебные обязанности, и время нахождения в командировке – это его рабочее время. Если работник заболел, то вне зависимости от того, находится ли он по месту своей основной работы или в командировке, у него есть право на социальные гарантии, предусмотренные законодательством.
Рассмотрим основные вопросы, связанные с направлением работника в командировку и его временной нетрудоспособностью:
1. Как быть, если работник заболел в дороге или по прибытию в место командировки?
2. Каковы действия нанимателя, если работник получил аванс на командировочные расходы, заболел и не может выехать в командировку?
3. Можно ли отправить в служебную поездку работника, который официально еще числится на больничном?
4. Можно ли отменить служебную командировку по причине болезни?
Документ: Инструкция о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Служебная командировка оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Срок хранения приказа о командировании как в пределах Республики Беларусь, так и за границу – 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, если срок поездки не превышает месяца, или 75 лет, если срок поездки превышает 1 месяц (длительные командировки).
Необходимость выдачи работнику командировочного удостоверения определяет наниматель. Командировочное удостоверение может быть выдано каждому работнику, направляемому в служебную командировку, даже если они едут в составе группы.
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс до отъезда в командировку (не позднее чем за день до отъезда) (п. 7 Инструкции № 35). Конкретные сроки выдачи аванса законодателем не определены.
Аванс на командировочные расходы может быть выдан работнику:
– наличными денежными средствами из кассы организации;
– путем перечисления на личную дебетовую карточку работника;
– путем выдачи корпоративной дебетовой карточки.
При определении суммы аванса следует учитывать возмещаемые за время командировки расходы:
– по проезду к месту служебной командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (ст. 95 ТК).
Документ: Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Справочно: регистрационный индекс приказа о командировании с 75–летним сроком хранения дополняется литерой «к»; 3 года хранения – регистрационный индекс такого приказа дополняется литерой «л».
Временная нетрудоспособность наступила в командировке
Рассмотрим ситуацию, при которой работник, получивший аванс на командировочные расходы, заболел в дороге или в месте командировки.
ЭТО ВАЖНО! Период временной нетрудоспособности командированного работника не включается в срок командировки для выполнения служебного задания. Работник обязан представить оправдательные документы, подтверждающие обращение в медицинское учреждение (абз. 2 п. 5 Инструкции № 35).
В данном случае нанимателю необходимо:
1) продлить срок служебной командировки на дни временной нетрудоспособности командированного работника. Продление служебной командировки оформляют распорядительным документом (приказом, распоряжением). В нем надо указать причину продления служебной командировки, ее новый срок, отразить вопросы компенсации дополнительных затрат, связанных с продлением служебной командировки.
ЭТО ВАЖНО! Ознакомить работника с приказом о продлении командировки под роспись можно по возвращении из служебной командировки;
2) учесть командировочные расходы с учетом дней временной нетрудоспособности.
В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях следует возместить расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находился на стационарном лечении), выплатить суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (абз. 1 п. 5 Инструкции № 35);
3) соблюсти соответствующие требования по оформлению табеля учета рабочего времени. Обозначение времени пребывания в командировке производится буквой «К», болезни – «Б», выходного дня – «В».
Пример 1. Продление командировки на время болезни работника
По приказу руководителя организации работник командирован в г. Брест на 4 дня (с 10 по 13 января 2017 г.). Из кассы организации ему выдан аванс 280 руб.
12 января 2017 г. работник получил травму и поэтому не смог выполнить служебное задание в указанные сроки. Временная нетрудоспособность (12 и 13 января) подтверждена листком нетрудоспособности. Срок командировки продлен. По возвращении из командировки работник отчитался об израсходованных суммах.
Учитывая время болезни работника в табеле учета рабочего времени будут иметь место следующие обозначения:
10 и 11 января – «К»; 12 и 13 января – «Б»; 14 и 15 января – «В»; 16 и 17 января – «К».
По возвращении из командировки надо произвести окончательный расчет с работником.
В соответствии с утвержденным авансовым отчетом расходы командированного работника следующие:
– суточные: 8 сут. ´ 7 руб. = 56 руб.;
– расходы по проживанию в гостинице (условно) – 250 руб.;
– расходы по проезду (условно) – 40 руб.
Всего – 346 руб.
Учитывая, что сумма выданного аванса на командировочные расходы составила 280 руб., работнику следует возместить 66 руб. (346 – 280).
Справочно: продление срока командировки может быть вызвано не только временной нетрудоспособностью. Если для выполнения служебного задания понадобилось больше времени, чем изначально планировалось, командировку надо продлить.
ЭТО ВАЖНО! Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника (часть четвертая ст. 93 ТК).
Если срок служебной командировки с учетом продления (в т.ч. и по причине временной нетрудоспособности) превысит 30 календарных дней, нанимателю необходимо предварительно получить согласие работника. Лучше всего это сделать письменно, например телеграммой.
Работник заболел перед поездкой в командировку
Направлять больного работника в командировку не следует. И это определяется не только этическими нормами. Требования по оформлению листка нетрудоспособности обязывают работника явиться на прием к врачу лично и «закрыть» листок по факту выздоровления. В противном случае будет иметь место нарушение больничного режима, что скажется на оплате дней нетрудоспособности (пп.15, 69, подп. 73.6.3 п. 73 Инструкции о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок).
В случае болезни работника командировку придется отменить или направить в командировку другого работника.
Документ: Инструкция о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденная постановлением Минздрава и Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 09.07.2002 № 52/97, в редакции от 29.08.2011 № 89/84 (далее – Инструкция о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок).
Пример 2. Отмена служебной командировки по причине болезни
Работник организации по приказу нанимателя направлен в командировку в Витебск на 5 дней с 16 января по 20 января 2017 г. Работнику выдан аванс на командировочные расходы 200 руб. Предварительно 12 января работник приобрел билеты на проезд в железнодорожном транспорте (туда и обратно), стоимость которых составила 50 руб. Однако 16 января работник не уехал в командировку по болезни, что подтверждается листком нетрудоспособности.
В данном случае возникает необходимость в отмене командировки. При отмене командировки до отъезда работника к месту командировки работнику следует возвратить полученный аванс.
ЭТО ВАЖНО! Передача другим лицам наличных денежных средств, полученных под отчет, в т.ч. с использованием корпоративных дебетовых карточек, не допускается (п. 43 Инструкции № 107).
Документ: Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 29.03.2011 № 107 (далее – Инструкция № 107).
ЭТО ВАЖНО! Законодательством сроки возврата аванса при отмене командировки не установлены. Поэтому организация самостоятельно может их определить (например, в положении о командировках, приказе).
Сроки возврата могут быть определены:
– не позднее 3 дней от даты отмены командировки (не считая дня отмены);
– в день выхода работника на работу после болезни и др.
Действия нанимателя в примере 2 могут быть следующими:
1) Издать 16 января приказ об отмене командировки. В нем указывают, что работник должен вернуть полученные под отчет денежные средства не позднее указанного срока.
2) Возместить работнику стоимость приобретенных им билетов. Билеты следует вернуть в кассу БЖД. Несмотря на то что болезнь работника – не зависящая от него уважительная причина, из-за которой служебная командировка может быть отменена, следует потребовать от работника приложить к авансовому отчету разрешение руководителя (служебная записка с резолюцией) на возмещение полной стоимости возвращенных билетов.
ЭТО ВАЖНО! В случае отмены служебной командировки по не зависящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению (подп. 4.1 п. 4 Инструкции № 35).
Справочно: отказ работника без уважительных причин от поездки в служебную командировку является дисциплинарным проступком, за который он может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Нина Анищенко, эксперт журнала «Главный Бухгалтер»
