Номенклатура дел: порядок составления и оформления

Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству. Рассмотрим, как нужно вести номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел организации – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (п. 150 Инструкции № 4 и п. 23 Правил № 143).

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Документ:

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила № 143).

Номенклатура дел организации используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, индексации, учета, определения сроков хранения дел в делопроизводстве и служит основой для составления:

– сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) (далее – описи дел) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при передаче дел в архив организации;

– актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

В архиве организации номенклатура дел является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения (при их передаче в архив организации).

ЭТО ВАЖНО! Номенклатура дел составляется в каждой организации независимо от формы собственности как на дела всей организации, так и на дела каждого структурного подразделения.

Номенклатура дел организации составляется ежегодно службой документационного обеспечения управления (общим отделом, канцелярией и др.) (далее – служба ДОУ) на основе номенклатур дел структурных подразделений (см. приложение 1). Если в организации отсутствует служба ДОУ, то номенклатуру составляет лицо, ответственное за ДОУ.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ДОУ в этом структурном подразделении, визируется руководителем архива организации, а при его отсутствии – лицом, ответственным за архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем структурного подразделения.

Затем в установленный срок она передается в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ) для своевременного составления номенклатуры дел организации.

ЭТО ВАЖНО! Руководитель структурного подразделения несет ответственность за разработку номенклатуры дел в структурном подразделении.

Как составить номенклатуру дел, если в организации существуют общественные организации

При наличии в организации общественных организаций (профсоюза и др.) их номенклатуры дел составляют по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатуры дел общественных организаций включают в качестве самостоятельных разделов в номенклатуру дел организации.

Номенклатуры дел структурных подразделений (общественных организаций) можно составить в одном экземпляре (только для службы ДОУ) или в двух экземплярах (один для службы ДОУ, второй для структурного подразделения (общественной организации)). Количество экземпляров определяется организацией и отражается в инструкции по делопроизводству.

Законодательством установлен срок хранения номенклатуры дел структурного подразделения (общественной организации) 1 год после утверждения номенклатуры дел организации (подп. 93.2 п. 93 Перечня № 140).

Документ:

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень № 140).

Когда составляют номенклатуру дел?

Номенклатуру дел организации на предстоящий делопроизводственный (календарный) год:

– составляют в IV квартале текущего года;

– подписывает руководитель службы ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ);

– визирует руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив);

– согласовывают с центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) либо ЭК организации;

– утверждает руководитель организации до 31 декабря года, предшествующего тому, на который составлена.

Номенклатуру дел составляют на текущий год при создании новой организации, а также пересоставляют в любое время года при реорганизации, повлекшей значительные изменения в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации.

Как согласовать номенклатуру дел организации, являющейся и не являющейся источником комплектования государственного архива

Номенклатуру дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывают с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования.

Если в номенклатуру дел включены дела с документами в электронном виде, информационными ресурсами, она должна быть согласована не только с государственным архивом, но и с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».

Номенклатура дел организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с ЦЭК вышестоящей организации (при ее наличии) также 1 раз в 5 лет или после значительных изменений в структуре и (или) функциях (направлениях деятельности) организации независимо от срока предыдущего согласования.

Номенклатуру дел организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляют в 3 экземплярах. Иные организации составляют номенклатуру дел в 2 экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранят в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй – в архиве организации в качестве учетного документа, третий передают в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования в соответствии с требованиями Инструкции № 4, Правил № 143, а также инструкции по делопроизводству в организации.

Срок хранения номенклатуры дел определен в гр. 3 и 4 подп. 93.1 п. 93 Перечня № 140. Так, номенклатура дел государственной организации:

– являющейся источником комплектования государственного архива, а также негосударственной организации, являющейся или не являющейся источником комплектования государственного архива, хранится постоянно (гр. 3);

– не являющейся источником комплектования государственного архива, – хранится 10 лет (гр. 4) и уничтожается по истечении этого срока при условии составления описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу за соответствующий период.

После утверждения номенклатуры дел служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ) делает из нее выписки по разделам, заверяет их в порядке, установленном п. 64 Инструкции № 4 (см. приложение 2), затем передает их в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих подразделениях.

Выписки из номенклатуры дел формируют в самостоятельные дела, заголовки которых включают в соответствующие разделы номенклатуры дел организации. Дела с выписками хранят 3 года в соответствии с п. 94 Перечня № 140.

В течение и по окончании делопроизводственного (календарного) года в выписки вносят сведения и уточнения (о делах, заведенных под резервными индексами, отметки о переходящих делах и др.), которые затем переносят в номенклатуру дел организации.

Номенклатуру дел регистрируют в регистрационно-контрольных формах в порядке, установленном для регистрации внутренних документов, и в качестве самостоятельного дела включают в раздел номенклатуры дел службы ДОУ.

Как присвоить индекс номенклатуры дел

Индекс номенклатуры дел состоит из индекса дела, в которое она включается согласно номенклатуре дел организации, и порядкового регистрационного номера по регистрационной форме учета.

Например, 1-15/215, где:

1-15 – индекс дела по номенклатуре дел организации;

215 – порядковый регистрационный номер.

При составлении номенклатур дел организации и структурных подразделений используются:

– устав организации или положение о ней;

– положения о структурных подразделениях;

– штатное расписание;

– планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;

– инструкция по делопроизводству в организации;

– типовые и примерные номенклатуры дел (при их наличии), номенклатуры дел организации за предыдущие годы;

– регистрационные формы;

– Перечень № 140 и (или) перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения;

– перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Кроме того, изучаются состав, содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, в т.ч. учетно-регистрационных форм (журналов, книг) и справочных картотек.

ЭТО ВАЖНО! В номенклатуру дел не допускается включать печатные издания (реестры, сборники, в т.ч. нормативных правовых актов, брошюры, справочники, бюллетени и др.), указатели и другие вспомогательные документы.

Какой должна быть структура номенклатуры дел?

Структурными элементами номенклатуры дел организации являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Номенклатуру дел составляют, как правило:

1) или по структурному принципу (в соответствии со структурой организации, отраженной в штатном расписании);

2) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Если номенклатура дел организации составляется по структурному принципу, то названиями разделов (подразделов) являются наименования структурных подразделений организации, например:

1. Общий отдел

2. Бухгалтерия

3. Отдел кадров

<…>

10. Архив

11. Профессиональный союз.

При составлении номенклатуры дел организации по структурно-функциональному принципу названиями разделов (подразделов) являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации, например:

1. Руководство

2. Бухгалтерия

3. Отдел кадров

<…>

10. Работа архива

11. Профессиональный союз.

В бесструктурных организациях номенклатуру дел составляют по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации, которые являются названиями разделов (подразделов) такой номенклатуры дел), например:

1. Руководство

2. Бухгалтерский учет и отчетность

3. Работа с кадрами

<…>

10. Работа архива.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации, в первый раздел включаются дела службы ДОУ. Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указывают в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

Приложение 1

Форма номенклатуры дел организации

Номенклатура дел составлена на основании постановления Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь».

__________________________________

^* В организации, не являющейся источником комплектования государственного архива и не имеющей вышестоящей организации, не оформляется.

Приложение 2

Форма выписки из номенклатуры дел организации

Верно

20.12.2017  

___________

^* Собственноручная подпись руководителя организации в грифе утверждения и собственноручная подпись руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ) в выписках из номенклатуры дел не воспроизводятся.

Людмила Цымбал, начальник отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам
и делопроизводству Минюста Республики Беларусь