В феврале 2016 г. в редакцию журнала «Я – специалист по кадрам» поступали вопросы читателей по «горячей» теме: «Организация документооборота: издание ОРД» (приказы, протоколы, штатное расписание и т.д.).
На вопросы ответила Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, в 2005–2009 гг. – научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД), разработчик УСОРД, Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, Методических рекомендаций по оформлению обложек дел и т.д.
В новом паспорте работника-иностранца нет отчества. Ранее отчество было указано.
Нужно ли вносить изменения в его трудовую книжку?
Нужно.
Перечень документов, которые должен предъявить нанимателю гражданин при трудоустройстве, определен ст. 26 ТК. В их числе – документ, удостоверяющий личность.
Документы:
Закон Республики Беларусь от 04.01.2010 № 105-З «О правовом положении иностранных граждан и лиц без гражданства в Республике Беларусь» (далее – Закон № 105-З)
Указ Президента Республики Беларусь от 03.06.2008 № 294 «О документировании населения Республики Беларусь» (далее – Указ № 294).
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее – Инструкция № 40).
Документом, удостоверяющим в Республике Беларусь личность иностранца, временно пребывающего или временно проживающего в Республике Беларусь, за исключением иностранцев, которым предоставлен статус беженца в Республике Беларусь, является документ для выезда за границу (ст. 52 Закона № 105-З) – это действительный паспорт или иной документ, его заменяющий, предназначенный для выезда за границу и выданный соответствующим органом государства гражданской принадлежности либо обычного места жительства иностранца или международной организацией (ст. 1 Закона № 105-З).
Документом, удостоверяющим личность иностранцев, получивших разрешение на постоянное проживание в Республике Беларусь, является вид на жительство (ст. 1 Закона № 105-З и п. 3 Указа № 294).
При заполнении и ведении трудовой книжки следует руководствоваться нормами Инструкции № 40: сведения о работнике (фамилия, собственное имя, отчество) вносятся в трудовую книжку на основании данных документа, удостоверяющего личность (п. 22 Инструкции № 40). При этом сведения об отчестве указываются в том случае, если таковое имеется. Таким образом, при отсутствии в документе, удостоверяющем личность, сведений об отчестве работника данные сведения в трудовой книжке при ее заведении не указываются.
Изменение записей в трудовой книжке (в т.ч. о фамилии, собственном имени, отчестве) производится нанимателем по последнему месту работы либо нанимателем при приеме на работу на основании документов, подтверждающих факты, имеющие юридическое значение (документ, удостоверяющий личность, свидетельство о заключении брака, о расторжении брака), со ссылкой на их реквизиты (п. 51 Инструкции № 40).
Указанные изменения и дополнения вносят на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Ссылка на соответствующий документ записывается на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяется подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, индивидуального предпринимателя и печатью нанимателя (представительства иностранной организации), а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью регистрирующего органа по месту жительства индивидуального предпринимателя.
При изменении фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения указанные сведения зачеркивают и над ними записывают измененную фамилию, собственное имя, отчество.
ЭТО ВАЖНО! При наличии вопросов, в т.ч. расхождений в личных данных работника, целесообразно обратиться с запросом в орган, выдавший соответствующий документ, удостоверяющий личность.
Разночтения в написании сведений о работнике в трудовой книжке и документе, удостоверяющем личность, можно указать в расписке о получении трудовой книжки у работника при его приеме на работу.
Организация хочет разработать свои образцы документов. Как ввести в действие новые формы кадровой документации?
На практике состав применяемых организацией форм документов определяется в соответствии с утвержденным приказом руководителя организации Альбомом унифицированных форм документов (далее – Альбом), который, в свою очередь, обычно является приложением к инструкции по делопроизводству организации. В Альбом включают формы всех документов, применяемых в организации, в т.ч. унифицированные формы и формы, адаптированные под нужды конкретной организации.
При издании приказа о введении в действие (утверждении) инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству), одним из приложений к которой является Альбом, издание отдельного приказа о введении в действие последнего не требуется.
При введении в обращение новых форм документов (помимо предусмотренных Альбомом), как правило, издается соответствующее распоряжение. Такого же порядка целесообразно придерживаться и при изъятии из обращения форм документов, предусмотренных Альбомом (в т.ч. в связи с их упразднением, заменой новыми и т.п.).
Образец приказа об утверждении и введении в действие Альбома унифицированных форм документов смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23 журнала.
Как задокументировать совещание коллегиального органа? Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем для придания документу юридической силы?
Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах фиксируется в протоколах (п. 12 Инструкции по делопроизводству). Протокол используется для документирования деятельности постоянных и временных коллегиальных органов (собраний, совещаний, комиссий и т.п.).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее − Инструкция по делопроизводству).
Протокол составляет секретарь заседания (секретарь постоянно действующего коллегиального органа) на основании различных записей хода заседания, а также документов, подготовленных к заседанию (повестки дня, текстов и тезисов докладов, проектов решений и др.) (п. 105 Инструкции по делопроизводству).
Юридическая сила протокола определяется наличием в нем всех необходимых реквизитов, правильным их оформлением и достоверностью изложенной информации.
Реквизитами протокола являются:
– наименование органа (организации), от имени которого составляется документ;
– название вида документа (ПРОТОКОЛ);
– дата;
– регистрационный индекс;
– место составления;
– заголовок;
– текст;
– подпись.
Для некоторых видов протоколов дополнительным реквизитом, придающим ему юридическую силу, является гриф утверждения (решения по вопросам, выходящим за пределы компетенции участников заседания, коллегиального органа, подлежат утверждению).
Протоколы оформляют на общих бланках или чистых листах бумаги формата А4.
Датой протокола является дата проведения заседания независимо от даты оформления протокола. Дату проставляют председатель или секретарь коллегиального органа (совещания).
Регистрационным индексом протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Протоколы в организации регистрируются отдельно по видам (подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству), например, отдельно регистрируются протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии и др. Протокол совместного заседания имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему в организациях, принимавших участие в работе совещания (например, № 6/14).
Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству). Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос «чего?» (например, протокол заседания аттестационной комиссии).
Текст протокола делится на вводную и основную части (п. 108 Инструкции по делопроизводству).
Во вводной части указывают инициалы и фамилию председателя, секретаря и присутствовавших членов коллегиального органа, наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами коллегиального органа. Фамилии присутствовавших и приглашенных указывают в алфавитном порядке, например:
Председатель – А.В. Казан.
Секретарь – О.В. Зуева.
Присутствовали: Д.А. Артюш, А.Ю. Гарелик, Д.В. Шемерей.
Приглашенные: начальник отдела охраны труда В.П. Лойко.
Если количество присутствовавших на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствовавших составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, например:
Присутствовали – 17 человек (список прилагается).
Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу с проставлением соответствующей отметки, если количество приглашенных более 10 человек.
В протоколах дополнительно можно указать количество присутствующих, необходимое для правомочности принятия решения.
Протоколы по полноте освещения хода заседания делятся на протоколы полной, краткой и сокращенной формы (п. 104 Инструкции по делопроизводству). Полные протоколы содержат выступления всех участников работы коллегиального органа, дают возможность судить не только о характере самого заседания, но и о деятельности всей организации в целом. Краткие и сокращенные – составляются при наличии стенограммы, звукозаписи.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляют вопросы, подлежащие рассмотрению, указывают формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии, например:
О ходе разработки Альбома унифицированных форм документов.
Сообщение заведующего отделом документоведения Г.В. Лубневской.
При вынесении на заседание двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности, например:
Повестка дня:
1. О ходе разработки Альбома унифицированных форм документов.
Сообщение заведующего отделом документоведения Г.В. Лубневской.
2. О подготовке графика передачи дел в архив организации.
Сообщение заведующей архивом О.Е. Лопаточкиной.
ЭТО ВАЖНО! Основная часть протокола полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу. Номер вопроса повестки дня указывается 1 раз перед словом «СЛУШАЛИ». Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом «СЛУШАЛИ» цифра «1» не ставится).
В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание выступления. Текст выступления (сообщения, доклада) может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка, например:
СЛУШАЛИ:
Лубневская Г.В. – Текст выступления прилагается.
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» текст оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В этот раздел записываются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы выступивших. Если текст выступления приложен к протоколу, то вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы печатается: «Текст выступления прилагается».
В разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» записываются принятые решения по вопросу.
В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме «СЛУШАЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» без текста выступлений. В разделе «СЛУШАЛИ» записываются вопросы повестки дня, в разделе «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» – принятые решения.
В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания.
В протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.
Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. Принятые решения нумеруются арабскими цифрами, если их несколько.
РЕШИЛИ:
2.1.
2.2.
Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой.
РЕШИЛИ:
1.
2.
ЭТО ВАЖНО! Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.
Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений.
Протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем (п. 109 Инструкции по делопроизводству).
При составлении протокола в нескольких экземплярах подписи проставляются на всех экземплярах документа (п. 57 Инструкции по делопроизводству).
Предприятие изменило свое местонахождение. Если изменился адрес организации, нужно ли издавать приказ? Каковы последствия для кадрового делопроизводства? Нужно ли менять печать и бланки?
В связи с изменением места расположения организации целесообразно издать приказ, содержащий информацию о том, с какой даты изменяется место нахождения организации, мероприятиях, которые необходимо провести в связи с этим, а также лицах, ответственных за соответствующие мероприятия.
При смене места нахождения организации необходимо уведомить ряд государственных органов, в т.ч. регистрирующие органы, ИМНС по месту постановки на учет, территориальные органы ФСЗН и Белгосстрах. О смене места нахождения также следует уведомить прочих контрагентов (например, обслуживающий банк и т.д.). Для этого необходимо заключить дополнительные соглашения к договорам либо направить официальное уведомление об изменении адреса.
Печать организации подлежит замене в том случае, если указанные на ней данные изменились. Так, если на оттиске печати организации содержится информация о месте нахождения компании, то такая печать подлежит замене.
Бланки организации подлежат замене в том случае, если после смены места расположения организации указанные на бланке данные не соответствуют фактическим (например, почтовый адрес, коммуникационные и коммерческие данные – на бланке для письма; место составления или издания – для общего бланка).
Работники организации должны быть уведомлены о смене места нахождения организации, если в трудовом договоре (контракте) содержится четкое указание адреса места работы, который будет изменен, и при переезде организации в другую местность, перевод на работу из одного населенного пункта в другой независимо от наличия автобусного или иного регулярного сообщения между этими пунктами необходимо рассматривать как перевод в другую местность, а кадровая служба должна подготовить уведомления работникам о переводе на работу в другую местность вместе с нанимателем.
В зависимости от ответа, полученного от работника, оформляется перевод в другую местность либо трудовой договор (контракт) с работником расторгается.
Если смена места нахождения организации происходит в пределах одного населенного пункта либо если в трудовом договоре (контракте) отсутствует четкое указание на адрес места работы, то работников можно не уведомлять.
Как оформить уничтожение электронных документов? Кто, что и в каком порядке делает? Есть ли способы предотвращения возможности восстановления уничтоженных электронных документов? Какими документами будет сопровождаться процедура уничтожения электронных документов?
Экспертиза ценности электронных документов (определение сроков хранения, выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.) проводится в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, а также Правилами работы архивов. Этот порядок является общим для всех документов организации, независимо от вида носителя (пп. 239, 240 Инструкции по делопроизводству).
Документ:
Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
При определении сроков хранения электронных документов необходимо руководствоваться нормами Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.
При проведении экспертизы ценности документов можно использовать также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, которые разрабатывают министерства, иные республиканские органы государственного управления, организации, подчиненные Правительству.
В этих перечнях наряду с типовыми находят отражение сроки хранения документов, специфических для организаций данной системы (отрасли). Если в типовых и ведомственных перечнях отсутствуют необходимые статьи, то сроки хранения соответствующих документов устанавливает экспертная комиссия организации.
На основе указанных сроков хранения отбирают дела для постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, а также выделяют к уничтожению дела с истекшими сроками хранения.
Дела, отобранные к постоянному и длительному хранению, оформляются и подлежат включению в соответствующие описи. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения производят после составления и утверждения описей дел за соответствующие годы. На дела с истекшими сроками хранения составляют акты о выделении документов к уничтожению.
Дела с истекшими сроками хранения можно уничтожать по акту лишь в том случае, если в организации утверждены описи дел постоянного хранения и согласованы описи дел по личному составу за соответствующие годы.
При уничтожении информации с машинного носителя нужно помнить, что простое удаление файлов или переформатирование носителя не гарантирует того, что данные не будут восстановлены. При принятии решения о способе уничтожения электронных документов можно воспользоваться Методическими рекомендациями по организации работы с электронными документами в организациях республики Беларусь.
Так, в соответствии с указанным документом существует несколько способов уничтожения информации с машинных носителей:
– уничтожение с использованием специального программного обеспечения путем перезаписи или стирания;
– воздействие на поверхность носителя магнитным полем (размагничивание);
– механическое уничтожение носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов).
Для обеспечения полной информационной безопасности последний способ является предпочтительным.
Документ:
Методические рекомендации по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 01.03.2010 № 11.
