Практические рекомендации по составлению графиков отпусков

В журнале «Я – специалист по кадрам», № 23 (за 2012 г.), мы большое внимание уделили сложным вопросам, возникающим при разработке графиков отпусков.

В продолжение названной темы предлагаем вашему вниманию данную статью, ознакомившись с которой вы сможете не допустить ошибок при текущем оформлении графиков отпусков. В статье изложен порядок составления графиков отпусков с комментариями и рекомендациями.

Очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, на которые имеет право каждый работник, с которым заключен трудовой договор, определяется графиком отпусков.

График отпусков – это локальный нормативный акт, который утверждает руководитель предприятия по согласованию с профсоюзом либо наниматель по согласованию с работником в случае
отсутствия профсоюза и который обязателен в каж-
дой организации независимо от форм собствен-
ности и от численности работающих.

График трудовых отпусков составляют на календарный год не позднее 5 января и доводят до сведения работников (ст. 168 Трудового кодек-
са РБ (далее – ТК)).

ЭТО ВАЖНО! Порядок предоставления отпусков утверждают в правилах внутреннего трудового распорядка организации в разделе «Рабочее время и его использование».

Коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом при его наличии) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика.

Кто ответственен за составление графика отпусков?

Обязанность по составлению данного нормативного локального документа на практике, как правило, возлагают на кадровую службу предприятия.

Контроль за соблюдением предоставления работникам трудовых отпусков в соответствии с графиком также, как правило, возлагают на кадровые службы.

Что необходимо учесть
при составлении графика отпусков?

При составлении графика трудовых отпусков необходимо обратить внимание на обязанность нанимателя запланировать отпуск по желанию работника:

– в летнее или другое удобное время:

лицам моложе 18 лет;

ветеранам Великой Отечественной войны и ветеранам боевых действий на территории других государств;

женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;

работникам, заболевшим и перенесшим лучевую болезнь, вызванную последствиями катастрофы на Чернобыльской АЭС, других радиационных аварий;

работникам, являющимся инвалидами, в отношении которых установлена причинная связь увечья или заболевания, приведших к инвалидности, с катастрофой на Чернобыльской АЭС;

участникам ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС;

работникам, эвакуированным, отселенным, самостоятельно выехавшим с территории радио-
активного загрязнения из зоны эвакуации (отчуж-
дения), зоны первоочередного отселения и зоны
последующего отселения, за исключением прибывших в указанные зоны после 1 января 1990 г.;

донорам, которым выданы знаки «Почетный донор Республики Беларусь», «Почетный донор СССР», «Почетный донор общества Красного Креста БССР»;

в других случаях, предусмотренных коллективным или трудовым договором;

– в определенный период:

работникам, обучающимся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, в вечерней и заочной формах получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, сдачи кандидатских экзаменов, а также во время каникул в учреждении образования;

работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;

работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;

учителям (преподавателям) общеобразовательных учреждений и учреждений, обеспечивающих получение профессионально-технического, среднего специального, высшего и послевузовского образования, специальных учебно-воспитательных учреждений, специальных учреждений образования, специализированных учреждений производственного обучения – в летнее время;

женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;

работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен) (ст. 168 ТК).

Нужно ли сообщать работникам
об их правах?

Во избежание конфликтных ситуаций  целесообразно проинформировать работников о категориях работников, имеющих право на выбор определенного времени предоставления отпуска, собрать подтверждающие документы (справки, свидетельства, удостоверения и т.д.) и составить список таких работников, указав желаемые даты начала отпуска.

Также необходимо учесть пожелания беременных женщин, совместителей и других льготных категорий работников. Только после этого планировать даты ухода в трудовой отпуск остальных работников.

При большой численности работающих можно прибегнуть к помощи руководителей структурных подразделений: направить формы графиков в подразделения для согласования дат начала отпусков. 

Как определить дату начала и конца отпуска?

Дату начала трудового отпуска согласовывают
2 стороны: наниматель и работник в целях соблюдения интересов как работника, так и нанимателя.

Трудовое законодательство не содержит обязательного указания конкретной даты начала и окончания отпуска. Если заранее возможно определить конкретные даты, то, безусловно, их целесообразно отразить в графике. В этом случае при издании приказа о предоставлении работнику отпуска заявления работника не требуется – основанием предоставления будет график.

Если конкретные даты определить затруднительно, достаточно в графике отпусков конкретизировать месяц предоставления отпуска. В этом случае дату начала отпуска будут определять по заявлению работника.

ЭТО ВАЖНО! По договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на 2 части. При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней
(ст. 174 ТК). Трудовой отпуск может быть разделен более чем на 2 части, если это будет закреплено коллективным договором, соглашением.

Порядок оформления графика трудовых отпусков

Форма графика трудовых отпусков включена в Унифицированную систему организационно-
распорядительной документации, утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25, и содержит следующие сведения о работниках:

– табельный номер;

– фамилию, имя, отчество;

– должность;

– месяцы;

– основание изменения графика.

Хотя данная форма не содержит граф ознакомления и даты ознакомления работников с графиком, рекомендуем включить их во избежание в дальнейшем возможных конфликтных ситуаций (см. в примере гр. 6 и 7).

Приведем пример заполнения графика.

Пример

Экономисту Котовой В.А. отпуск планируется с 4 июня 2013 г. (без деления на части); бухгалтеру Лысак Г.С. – делится на 2 части, первая из которых предоставляется с 10 июля 2013 г., вторая – с 15 сентября 2013 г.

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

03.01.2013 № 1

г. Минск

на 2013 год

Начальник кадровой службы                                                  Подпись                                                Горелова В.А.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

выборного профсоюзного органа

03.01.2013 № 1

Если на предприятии имеется много структурных подразделений, большая численность работников, не будет нарушением составить и утвердить графики по структурным подразделениям. При небольшой численности составляется один график на всех работников.

График отпусков утверждает руководитель предприятия по согласованию с профсоюзом при его наличии и доводит до сведения всех работников. Законодательство не содержит требований, каким образом должно быть проведено ознакомление (в письменной или устной форме). Мы рекомендуем ознакомить работников письменно в самом графике отпусков (в графе «Ознакомлен»). Нередко ознакомление работников производят путем вывешивания графика на информационную доску.

Можно ли менять график отпусков?

После утверждения график отпусков приобретает статус локального нормативного документа, обязательного к исполнению как нанимателем, так и работниками. Но это не означает, что в него нельзя вносить изменения: по соглашению нанимателя и работника можно менять даты предоставления отпуска, указав основание в графе «Основание изменения графика» (например, заявление работника).

Что делать, когда график отпусков утвержден?

Предоставление трудового отпуска оформляют приказом, распоряжением или запиской об отпуске.

ЭТО ВАЖНО! Не забудьте внести в личную карточку работника в разделе «Отпуска» сведения о предоставлении трудового отпуска.

Уведомление работника о начале трудового отпуска должно производиться не позже чем за
15 календарных дней до начала отпуска (ст. 169 ТК). Как правило, работника ознакамливают под роспись с приказом о предоставлении ему трудового отпуска.

Если работник не хочет брать отпуск?

Одним из вариантов в организациях в таких случаях рассматривают возможность предоставления компенсации за неиспользованный отпуск.

По соглашению между работником и нанимателем часть трудового отпуска, превышающая
21 календарный день, может быть заменена денежной компенсацией (ст. 161 ТК).

Замену денежной компенсацией отпусков, предоставляемых авансом, беременным женщинам, работникам, признанным инвалидами, работникам моложе 18 лет и работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС, а также дополнительных отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и за особый характер работы не допускают.

Кроме того, трудовой отпуск может быть перенесен или продлен:

– при временной нетрудоспособности работника;

– наступлении срока отпуска по беременности и родам;

– в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;

– при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);

– в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

– с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Если причины, перечисленные выше, наступают во время трудового отпуска, его продлевают на соответствующее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованную часть отпуска переносят на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года (ст. 171 ТК).

Например, работнику с 15 по 31 октября согласно графику отпусков приказом директора предоставлена часть трудового отпуска.

В период с 19 по 25 октября у работника наступила временная нетрудоспособность. В этом случае работник представляет на имя директора заявление о продлении трудового отпуска на 7 ка-
лендарных дней либо о переносе части отпуска
(7 календарных дней) на другое время (ст. 161 ТК).

Если причины, перечисленные выше, наступили до начала трудового отпуска, отпуск по желанию работника переносят на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между работником и нанимателем.

Если у работника возникли причины, препятствующие использованию трудового отпуска в запланированный срок, трудовое законодательство обязывает работника уведомить нанимателя о причинах и времени продления отпуска (ст. 170 ТК). Работник может уведомить нанимателя при помощи докладной записки или заявления.

Оксана Виринская, экономист