Мы продолжаем публикацию материалов на тему «Аттестация руководителей и специалистов».
В данной статье автор рассматривает порядок и процедуру проведения аттестации работников в организации, помогая специалисту по кадрам грамотно организовать эту работу.
Аттестация – процедура комплексной оценки уровня квалификации и продуктивности деятельности работников и определения соответствия их квалификационным должностным требованиям, установленным законодательством.
Уровень подготовленности аттестации во многом способствует ее успешному прохождению. Ответственность за своевременное и качественное проведение аттестации возлагается на нанимателя.
Наниматель обязан создать необходимые условия для подготовки работников к аттестации. С этой целью должно быть организовано изучение работниками должностных инструкций, технологической документации, основ законодательства о труде и правил внутреннего трудового распорядка. В обязанности нанимателя входит информирование членов аттестационных комиссий и работников о порядке проведения аттестации и строгое соблюдение утвержденных графиков аттестации работников.
Процедура аттестации руководителей и специалистов в организации разделяется на этапы.
Этап 1. Подготовительный
На подготовительном этапе происходит следующее:
– руководство организации принимает решение об аттестации работников и сроках ее проведения;
– создается рабочая группа по подготовке аттестации, созданию списка кандидатов для прохождения аттестации и сбору необходимых документов, в которую входит специалист по кадрам и руководители структурных подразделений;
– разрабатываются методика, процедура и порядок проведения аттестации;
– формируется аттестационная комиссия (комиссии) и определяется алгоритм ее деятельности.
В подготовке материалов к аттестации помимо кадровой службы, как правило, должны принимать участие и другие службы организации.
Так, планово-экономический отдел готовит информацию по выполнению подразделениями и отдельными работниками доведенных заданий на текущий год. Отдел организации труда и заработной платы совместно с руководителем подразделения изучает штатное расписание по каждому подразделению и предварительно определяет возможные изменения должностного оклада (надбавки, премии и т.д.) каждому аттестуемому работнику. Отдел охраны труда и техники безопасности готовит материалы для членов аттестационной комиссии о случаях нарушений техники безопасности, допущенных по вине аттестуемого работника, если такие произошли, организует дополнительные занятия по изучению правил охраны труда и техники безопасности для аттестуемых работников. Юридический отдел проверяет проекты документов, издаваемых в связи с предстоящей аттестацией, на их соответствие законодательству.
Этап 2. Организационный
Организационная работа осуществляется кадровой службой нанимателя при участии руководителей структурных подразделений. Этот этап можно разделить на несколько составляющих:
1. Подготовка приказа о проведении аттестации
В приказе должны быть установлены сроки проведения аттестации, перечень материалов, которые необходимо представить на каждого аттестуемого, утверждены списки работников, подлежащих аттестации. Определяются также лица, ответственные за подготовку материалов, порядок и сроки их представления.
2. Составление списков работников, подлежащих аттестации
Специалист по кадрам составляет списки с учетом графика проведения аттестации, согласовывает их с руководителями структурных подразделений, профсоюзом и доводит под роспись аттестуемым за 1 месяц до аттестации.
ЭТО ВАЖНО! При составлении списков необходимо учесть, что от прохождения аттестации освобождаются:
– работники, проработавшие в соответствующей должности менее года;
– выпускники учреждений образования, обучавшиеся в дневной форме получения образования и работающие в организации по направлению учреждений образования, – в течение первых 3 лет работы;
– беременные женщины;
– работники, находящиеся на длительном излечении;
– женщины, находившиеся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, – в течение года после выхода их на работу (п. 6 Типового положения об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 25.05.2010 № 784; далее – Типовое положение об аттестации).
3. Подготовка приказа о создании аттестационной комиссии (комиссий)
В приказе должно быть установлено количество комиссий (в крупных организациях их может быть несколько), определено число членов комиссии и ее состав. Председателя и секретаря комиссии также назначают приказом. В состав аттестационной комиссии должны входить наиболее авторитетные и подготовленные руководители и специалисты, способные объективно и квалифицированно дать оценку аттестуемым работникам. В состав комиссий входят представители администрации, кадровой службы, могут входить представители профсоюза.
4. Подготовка графика проведения аттестации
График проведения аттестации составляют с целью оптимизации работы аттестационной комиссии.
В крупных организациях целесообразно проводить аттестацию в несколько этапов, по структурным подразделениям или службам. Как правило, это занимает длительное время и требует отвлечения от работы некоторого количества работников. В связи с этим специалисту по кадрам совместно с руководством необходимо подготовить график работы аттестационных комиссий.
Если в организации создается одна аттестационная комиссия, то при составлении графика необходимо предусмотреть объединение аттестуемых по должностям, чтобы комиссия могла сравнивать и сопоставлять результаты работы разных аттестуемых в рамках одной и той же должности. Чаще всего работники аттестуются по подразделениям, в которых они трудятся.
При составлении графиков аттестации следует учитывать пожелания работников о сроках ее проведения.
Аттестацию некоторых работников в случае уважительных причин (болезнь, семейные обстоятельства, трудовой отпуск и др.) можно сместить на завершающий этап работы комиссии.
Члены комиссии аттестуются на общих основаниях в составе тех подразделений, руководителями или специалистами которых они являются.
5. Проведение ознакомительной работы о порядке проведения аттестации
ЭТО ВАЖНО! Специалист по кадрам должен ознакомить работников, которые подлежат аттестации, с приказом о проведении аттестации, графиком и порядком проведения аттестации, составом аттестационной комиссии не позднее чем за месяц до ее начала (п. 10 Типового положения об аттестации).
6. Подготовка бланков аттестационных листов, примерных форм характеристик, протоколов заседаний аттестационных комиссий; тиражирование необходимых для проведения аттестации материалов
Обеспечением всей необходимой для проведения аттестации документацией занимается специалист по кадрам совместно с секретарем аттестационной комиссии.
Примеры приказа о проведении аттестации, приказа о создании аттестационной комиссии, бланка аттестационного листа смотрите в рубрике «Полезная документация » на с. 27 журнала
Этап 3. Представление документов в кадровую службу
Совет опытного кадровика. В приказе о проведении аттестации должно быть указано, что аттестуемыми специалистами и руководителями структурных подразделений не позднее чем за 15 дней до начала аттестации должны быть представлены в кадровую службу необходимые документы, чтобы специалист по кадрам имел возможность проверить их, не нарушая сроков подачи в аттестационную комиссию.
Перечень таких документов может быть выбран нанимателем самостоятельно, утвержден приказом или коллективным договором.
Практика показала, что самым оптимальным набором материалов для проведения аттестации специалистов является следующий:
– аттестационный лист (желательно заполненный в печатном виде).
Совет опытного кадровика. В аттестационный лист может быть включена графа: отчет о работе за последние 3 года – для специалистов с высшим профессиональным образованием; за последний год – для работников со средним профессиональным образованием. В отчете специалист кратко описывает результаты своей профессиональной деятельности, достижения, указывает проблемы и желаемые перспективы своего роста;
– копии документов об образовании (диплома, удостоверения, свидетельства, сертификата специалиста и т.д.);
– копия удостоверения об имеющейся категории (классности) по аттестуемой специальности;
– документы о прохождении повышения квалификации;
– иные документы, которые могут характеризовать квалификацию, профессиональную деятельность и подготовку специалиста;
– характеристика.
Все документы должны быть завизированы у непосредственного руководителя.
ЭТО ВАЖНО! Руководитель структурного подразделения готовит характеристику на каждого сотрудника и рекомендации по дальнейшему использованию потенциальных возможностей, стимулирования роста его профессиональной компетентности, определение степени необходимости повышения квалификации и т.д. Работник должен быть ознакомлен с характеристикой.
В случае несогласия с предложенной на ознакомление характеристикой работник, подлежащий аттестации, может изложить причины своего несогласия на заседании аттестационной комиссии.
Методику составления характеристики смотрите в рубрике «Оформляем документы правильно» на с. 28 журнала
Этап 4. Регистрация документов и передача в аттестационную комиссию
Специалист по кадрам лично принимает комплект документов у аттестуемого или руководителя структурного подразделения, проверяет точность и правильность заполнения, дополняет необходимыми копиями из личного дела аттестуемого, знакомит работника с документами и процедурой проведения аттестации.
Регистрация поступивших в кадровую службу материалов осуществляется в специальном журнале с указанием даты их получения.
ЭТО ВАЖНО! Специалист по кадрам по мере поступления, но не позднее чем за 10 дней до начала аттестации передает комплекты материалов секретарю аттестационной комиссии.
Этап 5. Специалист по кадрам должен разъяснить аттестуемым работникам их права и обязанности
При ознакомлении аттестуемого с документами специалист по кадрам должен разъяснить работнику его права и обязанности.
Права
Аттестуемый работник имеет право на ознакомление с материалами для его аттестации, и если он не согласен с выводами руководителя подразделения, изложенными в характеристике, то имеет право обжаловать их в установленном порядке в комиссию по трудовым спорам, руководителю организации или на заседании аттестационной комиссии.
До начала аттестации аттестуемые работники имеют право на ознакомление с должностной инструкцией, инструкцией по технике безопасности, основами законодательства о труде. Они могут обратиться с предложением о проведении подготовительных занятий и консультаций. Во время краткосрочной учебы перед аттестацией в программу могут быть включены темы, имеющие актуальность для работников данной организации.
Работники имеют право вносить аттестационной комиссии устные и письменные предложения, направленные на улучшение их работы и деятельности организации в целом, об отводе какого-либо члена комиссии, если у них до аттестации были конфликты по работе.
Во время заседания комиссии аттестуемый имеет право уточнять суть заданного ему вопроса и требовать письменной записи его ответа на заданные вопросы в протоколе заседания комиссии.
Работники имеют право обжаловать решение аттестационной комиссии в комиссию по трудовым спорам и в суд в установленном законом порядке.
Обязанности
Аттестация – одно из условий трудового договора, установленное законодательством, и не зависит от воли аттестуемых и нанимателя.
При проведении аттестации работник обязан в назначенный срок по графику явиться на заседание аттестационной комиссии.
В случае отказа без уважительных причин он может быть аттестован заочно, а его действия могут квалифицироваться как нарушение трудовой дисциплины.
В данном случае работник может быть подвергнут дисциплинарному взысканию, а в случае повторного нарушения – увольнению по п. 4 ст. 42 Трудового кодекса РБ за систематическое неисполнение без уважительных причин обязанностей, возложенных трудовым договором или правилами внутреннего трудового распорядка, если к работнику ранее применялись меры дисциплинарного взыскания.
От редакции:
Работа аттестационной комиссии, ее права и обязанности будут рассмотрены в следующем номере журнала.
