На практике нередко ошибочно отождествляют командировки и служебные поездки при разъездном, подвижном характере труда, работе в пути либо полевых условиях. Однако между ними существует ряд отличий: по характеру занятости, режиму труда и отдыха, учету отработанного времени, оплате труда работников, документальному оформлению. Об основных отличиях расскажем в данной статье.
Материал сопровождается заполненными формами в рубрике «Полезная документация» на с. 23–25 журнала.
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст. 91 ТК).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Образцы контракта, содержащего условие о предоставлении работнику компенсации за разъездной характер работы, приказа о направлении в служебную командировку за границу, задания на служебную командировку за границу см. в рубрике «Полезная документация» на с. 23–25 журнала.
Конкретные задачи, место и сроки такой поездки определяются руководителем организации в распорядительном документе о командировании.
В свою очередь, служебной поездкой является постоянная работа разъездного характера или выполняемая в пути, а также перемещения в пределах населенного пункта, где располагается наниматель (с учетом положений части второй ст. 91 ТК такие поездки служебными командировками не считаются).
Например, работа курьера, рекламного агента, водителя связана с постоянными разъездами. Следовательно, для таких должностей характерен разъездной характер работы. Если же, например, специалист по продаже организации работает в офисе и направляется по приказу директора в другой город, такая поездка будет являться служебной командировкой.
Отличия служебной командировки от служебной поездки
Основными отличиями командировки от служебной поездки являются:
1. Периодичность поездок.
Служебные поездки предполагают постоянные разъезды, работу в пути или в полевых условиях. Командировки носят разовый характер.
2. Режим труда и отдыха.
Сотрудники, находящиеся в служебных поездках, придерживаются общего режима труда и отдыха, действующего у нанимателя. Режим труда и отдыха работников, направленных в командировку, может отличаться от общеустановленного (например, если командированный работник трудится по режиму, установленному по месту служебной командировки, его рабочие дни могут совпасть с выходными днями по месту основной работы, государственными праздниками и праздничными днями).
Документ:
Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176).
3. Отражение в табеле учета рабочего времени.
Время служебных командировок учитывается в составе отработанного времени отдельно (часть пятая ст. 133 ТК). Дни, проведенные работником в командировке, проставляются в табеле учета использования рабочего времени по графику его основного места работы.
Перечень условных обозначений видов затрат рабочего времени, подлежащих использованию при заполнении табеля учета использования рабочего времени, действующим законодательством не установлен. Таким образом, каждая организация вправе самостоятельно установить форму, порядок ведения табеля, а также условные обозначения, используемые при его заполнении.
Для учета рабочего времени в командировке, как правило, используется код в виде буквы «К» без указания количества отработанных работником часов. Выходные дни по графику места работы в табеле обозначают кодом «В». В случае временной нетрудоспособности командированного работника все календарные дни болезни, подтвержденные листком нетрудоспособности (в т.ч. являющиеся для работника выходными по основному месту работы), отмечаются в табеле буквенным кодом «Б».
Время служебных поездок учитывается в составе отработанного времени в общем порядке без каких-либо особенностей.
Документ:
Инструкция о порядке, условиях и размерах выплаты компенсаций за подвижной и разъездной характер работы, производство работы вахтовым методом, постоянную работу в пути, работу вне места жительства (полевое довольствие), утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 25.07.2014 № 70 (далее – Инструкция № 70).
Справочно:
в случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе (распоряжении, постановлении) нанимателя указываются условия командирования работника в соответствии с обязательствами принимающей стороны.
4. Оплата труда работников.
За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы (часть первая ст. 95 ТК).
Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс и (или) обеспечить наличие денежных средств на счете, к которому выдана банковская платежная карточка, в белорусских рублях и (или) иностранной валюте и возместить следующие расходы:
– по проезду к месту командировки и обратно;
– по найму жилого помещения;
– за проживание вне места жительства (суточные);
– иные произведенные командированным работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (п. 5 Положения № 176).
Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику в счет перечисленных расходов, рассчитывается с учетом:
– размеров возмещения расходов при командировках в пределах Республики Беларусь (приложение 1 к Положению № 176);
– размеров возмещения расходов при командировках за границу (приложение 2 к Положению № 176);
– обязанности по возмещению командированному работнику расходов за границей по аренде автомобиля, приобретению горюче-смазочных материалов, оплате стоянки, проезда по платным дорогам (туннелям, мостам), уплате таможенных сборов и пошлин, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту, мойке транспортного средства (часть первая п. 25 Положения № 176).
Работникам, трудовая деятельность которых предполагает служебные поездки, выплачивается компенсация. Она является составной частью заработной платы, причитающейся за соответствующий период.
Документ:
Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень документов).
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Компенсации устанавливаются в размере, не превышающем размера норм за проживание вне места жительства (суточных), установленных законодательством о возмещении расходов при служебных командировках, с учетом фактического времени пребывания на территории Республики Беларусь или иностранных государств.
Перечни профессий и должностей работников, которым устанавливаются компенсации, размеры, порядок, условия их выплаты определяет наниматель (п. 8 Инструкции № 70).
Условия выплаты компенсаций при служебных поездках приведены в таблице.
|
1 |
2 |
|---|---|
|
Вид компенсации |
Условия предоставления |
|
1 |
2 |
|
Компенсация за подвижной характер работы |
Устанавливается работникам в целях компенсации расходов, связанных с частой передислокацией организации или оторванностью работника от места жительства, когда работник вынужден выезжать к месту работы и не имеет возможности ежедневно возвращаться к месту жительства |
|
Компенсация за разъездной характер работы |
Устанавливается работникам, выполняющим работу на объектах, расположенных вне места постоянной работы, связанную с поездками сверх установленной продолжительности рабочего времени от места постоянной работы до места работы на объекте и обратно, а также с регулярными служебными поездками в пределах обслуживаемого ими участка |
|
Компенсация за производство работы вахтовым методом |
Устанавливается работникам при организации работ вне их места жительства или места постоянной работы при условии, когда не может быть обеспечено ежедневное возвращение к месту жительства. Работа организуется по специальному режиму труда, как правило, с использованием суммированного учета рабочего времени, с предоставлением межвахтового отдыха в месте жительства |
|
Компенсация за постоянную работу в пути |
Устанавливается за работу, которая производится по специальным графикам, предусматривающим время отдыха в пути следования (поездки) |
|
Компенсация за работу вне места жительства (полевое довольствие) |
Устанавливается работникам геологоразведочных, топографо-геодезических и обслуживающих их организаций, проживающим в месте производства работ, в целях компенсации повышенных расходов при выполнении работ в полевых условиях, связанных с временной необустроенностью труда и быта работников и размещением производственных объектов за пределами населенных пунктов |
Документ:
Инструкция о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее – Инструкция о предоставлении гарантий).
Справочно:
форма командировочного удостоверения приведена в приложении 1 к Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее – Инструкция № 35).
Справочно:
при направлении в служебную командировку за границу командировочное удостоверение, как правило, оформляется лишь в случае, если работник командируется в страны СНГ, с которыми у Республики Беларусь заключены межправительственные соглашения.
5. Документальное оформление.
Направление работника в командировку оформляют приказом (распоряжением, постановлением) нанимателя (п. 2 Положения № 176).
Издание приказа должно быть обосновано. Если командировка является плановой, основанием для командирования служит годовой или квартальный план. Направление во внеплановые командировки (например, для проведения деловых переговоров, участия в обучающем семинаре либо ином образовательном мероприятии), как правило, осуществляется на основании докладной записки работника либо его непосредственного руководителя, приглашения сторонней организации и т.п.
При оформлении приказа (распоряжения) о командировании к его порядковому номеру в зависимости от срока хранения через дефис следует добавлять литеру «к» (для документов 75-летнего срока хранения) либо литеру «л» (для документов 3-летнего срока хранения). Приказы (распоряжения) о направлении в служебную командировку, издаваемые в организации и имеющие различные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела (подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).
Приказы (распоряжения) о командировании относятся к категории приказов по личному составу.
Срок хранения указанных документов определяется сроком командирования. Для продолжительных командировок (более месяца) он составляет 75 лет, для командировок меньшей продолжительности – 3 года (подп. 21.3, 21.4 Перечня документов).
Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения приказов с 3-летним сроком хранения увеличивается до 10 лет.
Приказ (распоряжение, постановление) нанимателя о направлении работника в командировку является основанием для расчета и выплаты ему денежных средств (п. 4 Положения № 176).
По усмотрению нанимателя (если иное не установлено законодательством) командированному работнику могут выдаваться:
– служебное задание на командировку;
– командировочное удостоверение.
Типовой формы служебного задания на командировку законодательством не установлено. Следовательно, каждая организация вправе разработать ее самостоятельно. При разработке формы служебного задания могут учитываться положения, изложенные в п. 4 Инструкции о предоставлении гарантий.
Документ:
Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Нацбанка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117).
Справочно:
перечень документов, подтверждающих расходы, приведен в п. 91 Положения № 176.
Справочно:
с 23 марта 2019 г. возмещение расходов по найму жилого помещения при командировании в пределах Беларуси допускается без представления подтверждающих документов. В случае их отсутствия возмещение производится с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия в размерах, установленных в приложении 1 к Положению № 176.
Справочно:
при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журналах учета работников, выбывающих в служебные командировки, по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35, в т.ч. в электронном виде (абз. 5 п. 2 Инструкции № 35). Если работникам, направляемым в командировку, выдаются командировочные удостоверения, то помимо указанного журнала в организации может вестись журнал регистрации командировочных удостоверений. При этом следует учесть, что в настоящее время ведение этих журналов не обязательно и осуществляется исключительно по усмотрению нанимателя.
По возвращении из служебной командировки работник представляет отчет о расходовании ранее выданного ему аванса.
Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК (п. 72 Инструкции № 117).
Отчет об израсходованных суммах может быть представлен:
– на бумажном носителе работником лично;
– посредством регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата приема регистрируемого почтового отправления);
– с использованием автоматизированной подсистемы документационного обеспечения;
– посредством электронной почты (п. 92 Инструкции № 117).
ЭТО ВАЖНО! Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления отчета о расходовании аванса.
При служебных поездках оформлять перечисленные документы не требуется, так как условия занятости работника изначально определяются в заключаемом с ним трудовом договоре.
Светлана Семенихина, юрист
