Как правильно оформить (подшить) контракты и сдать их в архив: по дате заключения или по дате истечения срока действия? Как правильно подготовить к сдаче в архив дела с данным видом документов?
Для трудовых договоров и контрактов установлен срок хранения 3 года после истечения срока действия трудового договора, контракта (п. 219 Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82). Исключение составляют контракты с государственными служащими, для которых установлен срок хранения 75 лет. Контракты с госслужащими включаются в личные дела и в их составе передаются на хранение в архив организации (п. 7 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2).
Следовательно, дела с трудовыми договорами, контрактами относятся к категории дел временного (до 10 лет) хранения.
Передаче в архив организации подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (п. 204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4). На этом основании дела временного (до 10 лет) хранения, в т.ч. дела с трудовыми договорами, контрактами, передаче в архив не подлежат. Указанные дела в течение установленного срока находятся на оперативном хранении в том структурном подразделении, в котором были сформированы, и после истечения срока хранения подлежат уничтожению.
Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив возможна в исключительных случаях по решению руководителя вашей организации. Передача таких дел в архив осуществляется, как правило, по номенклатурам дел, а сами дела полному оформлению, предусмотренному для дел, передаваемых в архив, не подлежат. То есть дела не подшивают и не переплетают, нумерацию листов в них не производят, пересистематизацию документов внутри дела не осуществляют, обложку не дооформляют и т.д.
