Главное в статье:

• описываются установленные правила сдачи документов в архив при ликвидации организации, а также даются рекомендации, основанные на опыте автора и сложившейся практике.

Одним из условий исключения юридического лица из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (далее – ЕГР) является предоставление архивом сведений о сдаче на хранение документов, в т.ч. по личному составу, подтверждающих трудовой стаж и оплату труда работников субъекта хозяйствования (п. 16 Положения о ликвидации).

Архивы в Республике Беларусь создаются в виде (ст. 13 Закона об архивном деле):

1. государственных архивов. Государственными архивами в Рес­публике Беларусь являются республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы. Система государственных архивных учреждений утверждена постановлением № 243;
2. территориальных (городских или районных) архивов, которые создаются местными исполнительными и распорядительными органами;
3. архивов государственных органов, иных организаций, создаваемых по решению руководителя этих государственного органа, иной организации.

Какие документы в какие архивы надо сдавать в зависимости от вида организации

При ликвидации организации образовавшиеся в ее деятельности документы и дела передаются в архивные учреждения (п. 358 Правил) (см. таблицу).

При передаче документов в архив вышестоящей организации (учредителя (участника)) вышестоящая организация (учредитель (участник)) в течение 3 рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в т.ч. по личному составу, и сроках их хранения. Указанные сведения фиксируются в справке по форме согласно приложению 70 к Правилам (п. 359 Правил).

На практике большинство ликвидируемых организаций являются средними и мелкими хозяйственными обществами или унитарными предприятиями, созданными физическими лицами. Такие организации не является источником комплектования государственного архива, не имеют вышестоящих организаций, поэтому передают документы на хранение в территориальные (городские или районные) архивы.

Пункт 360 Правил определяет, что передача на хранение в территориальный (городской или районный) архив документов ликвидированной организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу осуществляется по законченным описям дел, оформленным в соответствии с требованиями гл. 15–17 Правил, а документов временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения – по номенклатурам дел и (или) описям дел.

Однако следует сказать, что практика сдачи документов в территориальные архивы зачастую расходится с требованиями Правил. Например, несмотря на указание в п. 360 Правил на прием документов временного (до 10 лет) хранения с неистекшими сроками хранения, такие документы территориальными архивами на хранение не принимаются. Из документов временного (свыше 10 лет) хранения принимаются только документы по личному составу, а также подтверждающие трудовой стаж и размер оплаты труда. Из документов постоянного хранения территориальными архивами принимаются далеко не все документы, подлежащие постоянному хранению согласно Перечню № 140.

Оформление дел, описей дел для передачи в территориальный архив на практике также может иметь расхождения с требованиями Правил, а требования различных территориальных архивов к такому оформлению могут отличаться. Так, несмотря на то, что гл. 15–17 Правил предусматривают составление описей дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, на практике в связи с небольшим количеством дел, передаваемых на хранение, их прием, как правило, осуществляется по одной описи, в которую включаются документы как постоянного хранения, так и по личному составу.

Рекомендация автора

Ликвидаторам, впервые сталкивающимся со сдачей в архив документов, прежде чем пытаться формировать дела для сдачи в архив и составлять описи дел, руководствуясь Правилами, рекомендуется связаться с территориальным архивом, в который необходимо сдать документы. Таким образом можно получить информацию о перечне дел, принимаемых на хранение в данный архив, требованиях архива к формированию дел, составлению описей дел, а также требуемую форму описи, акта приема-передачи дел, историко-архивной справки и других документов.

Порядок действий по сдаче документов в архив

Обобщив правоприменительную практику сдачи документов в различные территориальные архивы, можно составить следующий ориентировочный алгоритм действий ликвидатора.

1. Отбор документов, подлежащих передаче в архив, и их группировка для формирования в дела.

Как правило, в территориальные архивы принимаются следующие документы ликвидируемых юридических лиц:

1) документы о создании и ликвидации организации:

• устав, включая все его редакции, изменения и дополнения к нему;
• учредительный договор при его наличии;
• копия свидетельства о регистрации (оригинал подлежит сдаче в регистрирующий орган для исключения из ЕГР (п. 13 Положения о ликвидации));
• протокол (решение) о ликвидации;
• ликвидационный баланс;
• протокол (решение) об утверждении ликвидационного баланса, если он не утвержден непосредственно собственником имущества или единственным участником (акционером);

2) годовые бухгалтерские балансы и все формы отчетности к ним – для организаций, ведущих бухгалтерский учет и представля­ющих бухгалтерскую (финансовую) отчетность;

3) годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности, за исключением отчетов в ФСЗН и РУП «Белгосстрах»;

4) протоколы общих собраний учредителей (участников, акционеров), решения учредителя (собственника имущества, единственного участника (акционера));

5) приказы по основной деятельности по следующим вопросам:

• о структурных изменениях в организации;
• по учетной политике вместе с самой учетной политикой;
• о введении штатного расписания;

6) штатные расписания;

7) приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет: о приеме, перемещении, переводе, присвоении разрядов (категорий), увольнении, изменении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, премировании, доплатах, длительных (более 30 дней) командировках, социальных отпусках (приказы о трудовых отпусках в архив не принимаются), изменении фамилии, исполнении обязанностей;

8) документы по начислению заработной платы: расчетные ведомости или лицевые счета, или расчетные листки, или книга по начислению заработной платы;

9) личные карточки уволенных работников (формы Т-2), если полностью оформлены с двух сторон;

10) личные дела уволенных работников, если они были сформированы в соответствии с Инструкцией № 2;

11) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

12) невостребованные трудовые книжки, полностью заполненные (чистые и испорченные бланки трудовых книжек в архив не сдаются);

13) документы о несчастных случаях на производстве.

Документы, указанные в каждом пункте приведенного перечня, подлежат группировке в соответствующие дела (документы о создании и ликвидации, бухгалтерская (финансовая) отчетность, статистические отчеты по основным направлениям деятельности, протоколы общих собраний участников (акционеров) и решения собственника имущества (учредителя, единственного участника), приказы по основной деятельности, штатные расписания, приказы по личному составу, расчетные ведомости по заработной плате и т.д.).

Рекомендация автора

Целесообразно разложить документы по соответствующим стопкам для подшивки в папки и сложить их таким образом, каким они должны располагаться в папке:

1. из всех документов предварительно необходимо удалить металлические предметы (скобы, скрепки и т.п.);
2. расположить документы следует в хронологическом порядке: более ранний документ должен располагаться сверху, а более поздний – снизу;
3. документы в альбомной ориентации подшиваются в дела также в альбомной ориентации;
4. перед документами помещается чистый лист бумаги, за документами – лист-заверитель дела по установленной форме либо также чистый лист.

2. Формирование дел из отобранных документов.

Для формирования дел потребуются следующие канцелярские принадлежности:

1. картонные скоросшиватели в количестве, соответствующем количеству формируемых дел, а также потребуется 3 скоросшивателя для оформления описи дел в 3 экземплярах;
2. канцелярские или обычные вязальные нитки;
3. клей, ножницы, шило, толстая игла.

Если в скоросшивателях присутствуют металлические держатели, их требуется удалить. Некоторые территориальные архивы требуют выворачивать скоросшиватели на изнаночную сторону и наносить на них ручкой требуемую информацию (наименование организации, заголовки дел, даты начала и окончания дел и т.п.), некоторые – наклеивать на лицевую сторону скоросшивателей обложки дел по установленной форме, распечатанные на листах А4.

Каждая из стопок, в которые в правильном порядке ранее были разложены документы, вкладывается в скоросшиватель и прошивается нитками в четыре прокола. Расстояние между проколами должно быть не менее 5 см. Прошивка должна обеспечивать возможность свободного чтения текста и дат всех документов.

В сформированных таким образом делах необходимо пронумеровать листы. Листы нумеруются простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны документов. Лист-заверитель дела и чистый лист не нумеруются.

3. Оформление описи дел.

Зачастую количество дел, передаваемых ликвидируемыми организациями в архив, не превышает 15, в связи с чем составляется одна опись, в которую включаются дела как постоянного хранения, так и по личному составу. В случае передачи на хранение свыше 15 дел оформляется две описи (дел постоянного хранения и дел по личному составу). Описи дел составляются по установленной форме.

К описи составляются историко-архивная справка и титульный лист по установленным формам. Историко-архивная справка представляет собой текст, в котором указываются следующие сведения:

1. даты создания и государственной регистрации организации, изменений и дополнений, внесенных в устав в хронологической последовательности;
2. сведения об учредителях;
3. задачи и функции организации, основные виды деятельности согласно уставу;
4. причина, основание и дата принятия решения о ликвидации, сведения о председателе ликвидационной комиссии (ликвидаторе);
5. документы, сформированные в дела и включенные в опись.

Опись дел составляется в 3 экземплярах. Каждый экземпляр описи вкладывается в отдельный картонный скоросшиватель и прошивается с соблюдением тех же правил, что и дела, подлежащие пере­даче в архив. При этом в каждом картонном скоросшивателе прошиваются документы (листы) в следующей последовательности: чистый лист бумаги, историко-архивная справка, титульный лист описи дел по установленной форме, сама опись дел, лист-заверитель описи дел или также чистый лист. На картонный скоросшиватель согласно требованиям некоторых территориальных архивов наклеивается обложка описи по установленной форме, распечатанная на листе бумаги А4.

4. Сдача дел в территориальный архив и получение соответствующей справки.

Сформированные в изложенном порядке дела и описи дел передаются в территориальный архив в архивных коробках, которые можно приобрести в самих архивных учреждениях или специализированных магазинах.

При приеме на хранение документов территориальный архив выдает ликвидатору справку, которую необходимо представить в регистрирующий орган для исключения юридического лица из ЕГР. Пунк­том 13 Положения о ликвидации представление такой справки для исключения из ЕГР не предусмотрено, однако для оперативности на практике она представляется в регистрирующий орган вместе с ликвидационным балансом и свидетельством о государственной регистрации.

Документы:

Положение о ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденное Декретом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 1 (Положение о ликвидации).

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон об архивном деле).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20.03.2012 № 243 «Об утверждении системы государственных архивных учреждений Республики Беларусь» (постановление № 243).

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень № 140).

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).