Расскажем:

• какой способ оформления наиболее понятно и наглядно отражает порядок распределения обязанностей должностных лиц организации.

Каким документом оформлять распределение обязанностей между должностными лицами организации?

Одним из локальных правовых актов по организации является приказ (распоряжение) о распределении обязанностей между руководителем организации и его заместителями.

Как правило, в приказе отражаются:

• должности, а при необходимости и фамилии и инициалы должностных лиц;
• перечень выполняемых функций (осуществляет, организует, обеспечивает, координирует вопросы взаимодействия, координирует деятельность и т.д.) и структурные подразделения, которые курирует (осуществляет координацию деятельности) должностное лицо;
• порядок исполнения обязанностей должностного лица на период его отсутствия. Наиболее часто используется следующая конструкция: «Установить, что на время нахождения руководителя организации, заместителей руководителя организации в отпусках или отсутствия их на работе по другим причинам выполнение обязанностей, предусмотренных в пункте <…> настоящего приказа, возлагается на <…>».

Также на практике исполнение обязанностей на период отсутствия руководителя организации оформляют приказом (распоряжением). Такой вариант используют при нахождении руководителя в трудовых и иных отпусках, в командировке. При этом в случае болезни должностного лица потребуется отдельный приказ, в котором можно указать дату начала исполнения обязанностей, но нельзя указать дату окончания их исполнения.

Анализируя ряд локальных правовых актов о распределении обязанностей, в которых определяется порядок исполнения обязанностей должностного лица на период его отсутствия, можно выявить недостатки, затрудняющие понимание того, кто из должностных лиц и кого заменяет.

Приведем несколько таких примеров.

Пример 1

Структура организации включает руководителя (далее ‒ Р), его первого заместителя (далее ‒ 1З) и двух других заместителей (далее ‒ З1, З2). В данном случае наиболее часто используется схема: «Р – 1З; 1З – З1; З1 – З2; З2 – З1»*. Она не дает ответа на вопрос, кто исполняет обязанности руководителя при отсутствии двух его заместителей.

Пример 2

В структуре организации имеются руководитель, его первый заместитель и три заместителя. Наиболее распространенная схема: «Р – 1З; 1З – З1; З1 – 1З; З2 – З3; З3 – З2». То есть первый заместитель и один из заместителей заменяют друг друга; аналогично друг друга заменяют два других заместителя.

Она также имеет недостатки, которые сложно выявить при таком представлении информации без детального ее изучения. Так, непонятно, кто кого заменяет, если отсутствуют одновременно 1З и З1 или З2 и З3.

Пример 3

Структура организации включает руководителя, его первого заместителя и четырех заместителей. В этом случае часто используется схема: «Р – 1З, 1З – З1, З1 – 1З, З2 – З3; З3 – З4; З4 – З2». То есть первый заместитель и один из заместителей заменяют друг друга, а три оставшихся заместителя заменяют других «по кругу».

В данном случае остается открытым вопрос исполнения обязанностей при одновременном отсутствии 1З и З1 или З2, З3 и З4.

Гораздо удобнее представлять информацию о том, какое из структурных подразделений курирует (осуществляет координацию деятельности) должностное лицо и каков порядок исполнения его обязанностей на период его отсутствия, в виде таблицы со следу­ющей структурой (см. табл. 1):

________________

* Исполнение обязанностей по координации деятельности (организации работы) структурного подразделения в случае отсутствия:

– должностного лица, указанного в гр. 4, возлагается на должностное лицо, указанное в гр. 5;

– должностных лиц, указанных в гр. 4 и 5, – на должностное лицо, указанное в гр. 5 и 6 соответственно.

Количество граф в таблице, как правило, равно количеству должностных лиц плюс два (графы «№ п/п» и «Наименование структурного подразделения»).

В гр. 2 перечисляются все подразделения организации, и таким образом для конкретного подразделения в строке таблицы отражается вся информация о должностном лице, курирующем подразделение (гр. 3), и должностных лицах, исполняющих его обязанности на период его отсутствия.

Пояснения к таблице оформляются в виде сноски к таблице.

Дополнительно в гр. 2 можно отражать не только наименования структурных подразделений, но и функции, выполняемые должностными лицами. Или, как вариант, реализовать это в аналогичной отдельной таблице.

Далее приведем примеры построения таблиц (см. табл. 2 и 3).

Таблица 2

Система взаимозаменяемости при структуре «руководитель» – «первый заместитель руководителя» – «два заместителя руководителя»

Таблица 3

Система взаимозаменяемости при структуре «руководитель» – «первый заместитель руководителя» –  «три заместителя руководителя»

Внимательно изучив таблицы, вы увидите, что табличная форма позволяет как самим должностным лицам, так и работникам подразделений четко понимать, кто из должностных лиц курирует подразделение, в т.ч. с учетом отсутствия какого-либо должностного лица.

Подход с табличной формой представления распределения обязанностей между руководителем и его заместителями и исполнения обязанностей отсутствующего должностного лица эффективно применяется в Национальном центре правовой информации с осени 2018 г.

С учетом практически повсеместного использования ведомственных систем электронного документооборота (ВСЭД) после дополнительной проработки возможна доработка ВСЭД, которая обеспечит автоматическое направление документа на согласование на основании рассмотренной таблицы и информации об отсутствии должностных лиц на рабочем месте и (или) контроля наличия необходимых виз на проекте документа.