Сезон отпусков

Все работники имеют право на трудовой от­пуск - освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха, оздоровления, восстановления трудоспособности и других личных целей. Все, и даже кадровики.

Однако когда большинство работников отды­хает, загорая на пляжах Лазурного Берега, Крыма или Турции, взбираясь на вершины Гималаев или любуясь египетскими пирамидами, прыгая с пара­шютом в Боровой или пропалывая грядки на даче у тещи (свекрови), кадровикам приходится работать в душном офисе над предоставлением отпусков и правильностью их оформления. Для того чтобы было проще делать это, давайте вспомним основ­ное, что необходимо знать и учитывать при пре­доставлении отпусков.

Продолжительность отпуска

Продолжительность отпусков исчисляется в календарных днях.

В продолжительность трудового отпуска не включаются и не оплачиваются государственные праздники и праздничные дни, в случае если эти дни приходятся на период трудового отпуска.

Все работники имеют право на основной отпуск.

Продолжительность основного отпуска не мо­жет быть меньше 24 календарных дней. Это прави­ло обязательно для нанимателей всех форм собст­венности.

Перечень организаций и должностей, а также категорий работников с продолжительностью ос­новного отпуска более 24 календарных дней, уста­новлен постановлением Совета Министров РБ от 24.01.2008 № 100 «О предоставлении основного отпуска продолжительностью более 24 календар­ных дней».

Дополнительные отпуска

Дополнительные отпуска устанавливаются ра­ботникам:

-занятым во вредных и (или) опасных усло­виях труда. Продолжительность дополнительного отпуска устанавливается на основании аттестации рабочих мест по условиям труда (ст. 157 Трудового кодекса (далее - ТК)). Оплата данного вида отпус­ков относится на себестоимость продукции, това­ров, работ, услуг;

-с которыми заключен контракт (согласно подп. 2.5 Декрета Президента РБ от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствова­нию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины», далее - Декрет № 29). Продолжительность данного отпуска - до 5 календарных дней. Оплата также относится на себестоимость продукции, товаров, работ, услуг;

-за ненормированный рабочий день (ст. 158 ТК) продолжительностью до 7 календар­ных дней;

-за продолжительный стаж работы (ст. 159 ТК) продолжительностью до 3 календарных дней.

Условия предоставления и продолжительность данных отпусков определяются трудовым догово­ром, коллективным договором или нанимателем (путем издания локального нормативного право­вого акта). Оплата производится за счет собствен­ных средств нанимателя.

Кроме того, дополнительные поощрительные отпуска могут устанавливаться коллективным до­говором, соглашением, трудовым договором всем работникам или отдельным их категориям (по спе­циальностям и видам производств, работ, струк­турных подразделений (ст. 160 ТК)). Оплата дан­ных поощрительных отпусков также производится за счет собственных средств нанимателя. Продол­жительность этого вида отпусков законодательно не определена.

Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску продолжительностью 24 ка­лендарных дня, если иное не предусмотрено законо­дательством.

Ограничений продолжительности трудового отпуска не установлено.

В случае если продолжительность основного отпуска составляет более 24 календарных дней, к основному отпуску продолжительностью свы­ше 24 календарных дней присоединяются только дополнительные отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда и особый ха­рактер работы, предоставляемые следующим ра­ботникам:

признанным инвалидами;

моложе 18 лет;

работающим в зоне радиоактивного загряз­нения в результате катастрофы на ЧАЭС.

Эта норма содержится в постановлении Сове­та Министров РБ от 19.01.2008 № 73 «О допол­нительных отпусках за работу с вредными и (или) опасными условиями труда».

Наниматель вправе сократить продолжительность трудового отпуска

При совершении работником прогулов без уважительной причины наниматель имеет право уменьшить работнику продолжительность трудо­вого отпуска на количество дней прогула без ува­жительной причины (ст. 181 ТК). Однако продол­жительность трудового отпуска при этом не может быть меньше трудового отпуска, т.е. 24 календар­ных дней. В случае если работник имеет право только на основной отпуск, его продолжитель­ность уменьшаться не может.

Наниматель вправе сократить продолжительность трудового отпуска только в том рабочем году, в котором были совер­шены прогулы. Сокращение продолжительности трудового отпуска наниматель должен оформить приказом (распоряжением). Это также можно сде­лать в приказе о вынесении в связи с прогулами дисциплинарного взыскания.

Отпуск донорам

При предоставлении трудового отпуска со­труднику, являющемуся донором, наниматель (на основании справки, которую получает работник в медицинском учреждении при кроводаче) обязан присоединить по желанию работника к трудовому отпуску дополнительный день отдыха (если работ­ник не использовал его ранее). Такой день отдыха отпуском не является, и при присоединении его к трудовому отпуску за него не выплачиваются от­пускные.

Ходим в отпуск каждый рабочий год

Наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск в течение каждого рабочего года. Рабочим годом является промежуток времени, равный по продолжительности календарному году. Данный промежуток исчисляется со дня приема на работу индивидуально для каждого работника. В рабочий год, за который предоставляется трудо­вой отпуск, включается фактически отработанное время (ст. 164 ТК).

К фактически отработанному времени при­равниваются:

время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективно­му договору сохранялись прежняя работа и за­работная плата либо выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребен­ком до достижения им возраста 3 лет;

время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохра­нения заработной платы, если эти отпуска не пре­вышают 14 календарных дней в течение рабоче­го года;

время оплаченного вынужденного прогула;

другие периоды, не отвечающие условиям пп. 1-3 ст. 164 ТК, но в отношении которых за­конодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в ра­бочий год.

Наниматель обязан вести учет периодов, кото­рые нельзя отнести к фактически отработанному времени. В случае если сумма периодов, включае­мых в рабочий год, меньше 12 полных календарных месяцев, нужно производить смещение рабочего года на недостающее количество дней вперед.

Пример

Рабочий год работника - с 16 августа 2009 г. до 15 августа 2010 г. В течение рабочего года ра­ботнику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам (ст. 191 ТК) с 10 по 15 октября 2009 г.; с 25 декаб­ря 2009 г. по 7 января 2010 г.; с 1 по 6 июня 2010 г. В общей сложности продолжительность отпуска без сохранения заработной платы составила 26 кален­дарных дней.

В этом случае сумма периодов, включаемых в рабочий год, меньше 12 полных календарных меся­цев на 12 календарных дней. Рабочий период после исключения 12 календарных дней сдвинется вперед до 27 августа 2010 г. Следующий рабочий год нач­нется с 28 августа 2010 г.

Для фиксации факта смещения рабочего года наниматель должен издать приказ (распоряжение). Данный приказ будет относиться к приказам по лич­ному составу. Основанием для издания приказа бу­дет являться докладная работника кадровой службы с указанием обстоятельств, в связи с которыми воз­никла необходимость смещения рабочего года.

Образец докладной записки о смеше­нии рабочего года и образец приказа о смешении рабочего года смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21-22 журнала.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков

Очередность предоставления трудовых отпус­ков устанавливается для коллектива графиком тру­довых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом (либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутст­вия профсоюза) (ст. 168 ТК).

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или друго­го срока, который может быть установлен коллек­тивным договором, соглашением или согласован нанимателем с профсоюзом. График отпусков до­водится до сведения всех работников (подробнее об условиях предоставления трудовых отпусков в первом, втором и последующих рабочих годах, об очередности планирования рабочих отпусков см. в ст. 166-168 ТК).

Как правило, в графике указывается только месяц, в котором работнику будет предоставлен отпуск. Конкретная дата начала отпуска опреде­ляется по договоренности между работником и нанимателем. В случае предоставления трудового отпуска согласно графику у работника нет необ­ходимости писать заявление о предоставлении отпуска.

Наниматель обязан уведомить работника о на­чале трудового отпуска не позднее чем за 15 ка­лендарных дней. Для этого целесообразно издать приказ о предоставлении отпуска (либо составить записку об отпуске) в вышеназванный срок и озна­комить с приказом (запиской) работника под роспись.

Образец приказа о предоставлении трудового отпуска согласно графику отпусков смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 23 журнала.

Если возникла необходимость перенести трудовой отпуск

Иногда у работника возникает необходимость изменить время трудового отпуска, предусмотрен­ного в графике отпусков. В таком случае работник обязан обратиться к нанимателю с заявлением, в котором должен указать причины, которые препят­ствуют использованию отпуска в запланированные графиком сроки, и время предоставления отпуска.

При рассмотрении данного заявления наниматель обязан, помимо оценки уважительности причины переноса, обратить внимание на то, чтобы отпуск был предоставлен работнику в течение текущего рабочего года.

Если трудовой отпуск предоставлен с соблюде­нием установленного порядка, но работник отказы­вается использовать его в определенный срок без законных оснований, то наниматель вправе отка­зать работнику в переносе отпуска и не выплачи­вать денежную компенсацию за неиспользованный отпуск (за исключением случаев выплаты денежной компенсации при увольнении) (ст. 173 ТК).

Перенос отпуска

Работник имеет право на перенос или продле­ние трудового отпуска в течение текущего рабоче­го года в следующих случаях:

при временной нетрудоспособности ра­ботника;

при наступлении срока отпуска по беремен­ности и родам;

при привлечении работника к выполнению государственных обязанностей с правом на осво­бождение от работы;

при совпадении трудового отпуска с отпус­ком в связи с обучением (если работник офор­мил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова уч­реждения образования);

при невыплате работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;

с согласия сторон, а также в других случа­ях, предусмотренных законодательством или кол­лективным договором.

Если данные причины наступают во время трудового отпуска, он продлевается на соответ­ствующее число календарных дней либо по жела­нию работника неиспользованная часть отпуска переносится на другой, согласованный с нанима­телем срок текущего рабочего года (ст. 171 ТК).

В случае если вышеназванные причины насту­пили до начала трудового отпуска, то отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по догово­ренности между работником и нанимателем.

Образцы заявлений о переносе трудо­вого отпуска на другой период в тече­ние рабочего года смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 23-25 журнала.

Разделение отпуска на части

По договоренности между работником и на­нимателем трудовой отпуск может быть разделен на 2 части, если иное не предусмотрено коллек­тивным договором, соглашением (ст. 174 ТК). При этом одна часть должна быть не менее 14 календарных дней.

Законодательно не установлено, какая имен­но часть трудового отпуска должна составлять не менее 14 календарных дней - первая или вторая. Однако автор рекомендует предоставлять, по воз­можности, именно первую часть трудового отпус­ка продолжительностью 14 календарных дней.

Давайте разберемся, почему.

Наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск в течение каждого рабочего года (ст. 170 ТК). И только в исключительных случа­ях, когда предоставление полного трудового от­пуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной дея­тельности нанимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год.

При этом оставшаяся часть трудово­го отпуска не может быть менее 14 календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Отметим, что согласие работни­ка в этом случае должно быть предварительным и выражаться в письменном виде.

На практике бывают ситуации, когда в силу ряда причин предоставление трудового отпуска в полном объеме в течение текущего рабочего года невозможно. Предугадать возникновение этих причин довольно сложно. Именно с целью соблю­дения требований ст. 170 ТК автор рекомендует при разделении трудового отпуска предоставлять первую его часть продолжительностью 14 кален­дарных дней.

Отзываем работника из отпуска

Наниматель может выступить с инициати­вой об отзыве работника из отпуска. Однако отзыв возможен только при наличии согласия работника.

Пожалуйста, помните, что несогласие работ­ника прервать трудовой отпуск не является дис­циплинарным нарушением, а невыход работника при несогласии на работу в этом случае не явля­ется прогулом.

Отзыв работника из отпуска осуществляется на основании докладной записки непосредствен­ного руководителя работника. Согласие работни­ка должно быть предварительным, письменным. Таким же образом оговаривается и предоставле­ние оставшейся части отпуска. Он может быть по договоренности между работником и нанима­телем:

предоставлен в течение текущего рабоче­го года;

присоединен к отпуску за следующий ра­бочий год;

компенсирован в денежной форме.

Образец докладной записки об от­зыве работника из отпуска, обра­зец согласия работника на отзыв из трудового отпуска, образец приказа об отзы­ве работника из трудового отпуска смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25-27 журнала.

При отзыве работника из отпуска наниматель обязан руководствоваться требованиями час­ти третьей ст. 170 ТК. Это значит, что работник должен использовать в течение рабочего года не менее 14 календарных дней отпуска. Поэтому на­ниматель вправе производить отзыв работника только в случае, если работником уже использо­вана указанная часть отпуска.

В случае выплаты компенсации за неисполь­зованную часть отпуска в связи с отзывом работ­ника из трудового отпуска руководствуйтесь ст. 174 ТК.

Помните, что не допускается отзыв из трудо­вого отпуска работников моложе 18 лет и работ­ников, имеющих право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда.

Замена части трудового отпуска денежной компенсацией

По соглашению между работником и нанима­телем возможна замена части трудового отпуска (основного и дополнительного) денежной ком­пенсацией. Компенсации подлежит часть отпус­ка, превышающая 21 календарный день.

Запрещается предоставление денежной ком­пенсации взамен отпусков, предоставляемых:

авансом;

беременным женщинам;

работникам, признанным инвалидами;

работникам моложе 18 лет;

работникам за работу в зонах радиоактив­ного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС;
за работу с вредными и (или) опасными усло - виями труда и за особый характер работы.

Замена части трудового отпуска компенса­цией возможна только в случае, если работник проработал не менее 6 месяцев в течение рабо­чего года.

Еще раз напоминаем, что замена части отпус­ка денежной компенсацией - право, но не обя­занность нанимателя. В свою очередь и нанима­тель не вправе принуждать работника к замене неиспользованной части отпуска денежной ком­пенсацией.

Выплачиваем отпускные

За время трудового отпуска за работником сохраняется средний заработок, исчисляемый в порядке, установленном Правительством Респуб­лики Беларусь или уполномоченным им органом. Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска:

лицам, с которыми заключен трудовой дого­вор на неопределенный срок, срочные трудовые договоры, - не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК);

лицам, с которыми заключен контракт, - не позднее чем за 1 день до начала отпуска в соот­ветствии с нормами Декрета № 29.

Единовременная выплата на оздоровление

Наниматель вправе предусмотреть в коллек­тивном договоре, соглашении, трудовом догово­ре осуществление единовременной выплаты на оздоровление при предоставлении трудового отпуска.

В случае если трудовой отпуск делится на час­ти, единовременная выплата осуществляется при предоставлении наибольшей части отпуска.

Размер единовременной выплаты определяет­ся в коллективном договоре, соглашении, трудо­вом договоре.

Также законодательно установлена обязан­ность производить единовременную выплату на оздоровление при предоставлении трудового от­пуска государственным служащим (Закон РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь»).

Отпуск совместителям

Трудовой отпуск работающим по совмести­тельству предоставляется одновременно с трудо­вым отпуском по основной работе.

Если на момент предоставления отпуска по основной работе работник не отработал на ра­боте по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск предоставляется авансом.

Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству мень­ше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохра­нения заработной платы.

Часть трудового отпуска работающего по со­вместительству, превышающая трудовой отпуск по основной работе, по соглашению между ра­ботником и нанимателем может быть заменена денежной компенсацией (ст. 347 ТК).

Будьте внимательны при работе с документами

Сведения о предоставлении работнику трудо­вого отпуска вносятся в личную карточку работ­ника. Целесообразно предусмотреть такой раздел в утвержденной нанимателем форме личной кар­точки работника (ранее - формы Т-2).

Все отпускные записки, приказы, связанные с предоставлением отпусков, выплатой денежной компенсации, отзывом из отпуска, издаются на­нимателем в одном экземпляре. Заверенные в уста­новленном порядке копии приказов, отпускные записки передаются в бухгалтерию предприятия (при наличии ОТиЗа - также и в это структурное подразделение).

Автор рекомендует передавать данные копии в другие структурные подразделения своевре­менно, под роспись и желательно с указанием даты передачи документов.

Предоставляя отпуска, уважаемые кадровые работники, не забывайте, пожалуйста, и о себе!

Приятного вам летнего отдыха, коллеги!