При оформлении кадровых документов выполняются определенные действия, связанные с их согласованием, подписанием и утверждением. В данной статье мы рассмотрим делопроизводственную сторону оформления согласования кадровых документов.
Законодательно утверждены общие требования к документированию и организации работы с документами. Так, государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению (ст. 26 Закона об архивном деле).
Однако четко не установлено, какие должностные лица в организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому организации самостоятельно дорабатывают эти вопросы в локальных нормативных документах с учетом типовых инструкций. Как правило, в организации назначаются лица, ответственные за работу с документами.
Состав документов кадровой службы достаточно широк: приказы, распоряжения, протоколы, акты, справки, переписка с другими организациями, контролирующими организациями, отчетная и плановая документация, а также значительный объем нормативных и нормативно-справочных документов.
Виды согласования документов
Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости – согласование (визирование) и утверждение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, оперативное и качественное их исполнение и поиск (п. 16 Инструкции № 4).
Очень часто документы до утверждения или подписания руководителем согласовываются с определенным кругом специалистов или, например, руководителями структурных подразделений. Такое согласование необходимо в случаях, когда документ затрагивает интересы нескольких структур и должностных лиц или требует проверки на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам.
В зависимости от того, кто принимает участие в согласовании документов, выделяют внутреннее (согласование происходит внутри организации − со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).
ЭТО ВАЖНО! Вид согласования различается и оформлением. Внутреннее согласование оформляется визами, а внешнее − грифом согласования.
Оформление внутреннего согласования
Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию со структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации (п. 59 Инструкции № 4).
Виза согласования документа – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.
На документах, действующих внутри организации, визы согласования следует проставлять слева на последнем листе 1-го экземпляра документа ниже подписи руководителя организации или на оборотной стороне последнего листа документа.
Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на обратной стороне листа на копии не воспроизводятся.
Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то они визируются на экземпляре, остающемся в организации.
Возможно оформление визы согласования на отдельном листе.
Количество виз и порядок согласования
Законодательством не установлено количество виз на одном документе. Поэтому каждый документ рассматривается индивидуально и для согласования направляется заинтересованным лицам в организации, т.е. тем, кого касается данная информация или распоряжение. Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами.
Как правило, проект приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) должен быть согласован визами руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, начальника отдела кадров (специалиста по кадрам), главного бухгалтера, представителя юридической службы (юрисконсульта) организации.
При наличии отдельного листа согласования на месте, предусмотренном для оформления виз, делается пометка:
Лист согласования прилагается.
Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.
Виза внутреннего согласования включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования:
Заместитель директора
Подпись П.А. Сидоров
28.04.2015
При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание, и в обязательном порядке с юридической службой организации.
Если документ визируют несколько должностных лиц, визы располагают одну под другой в порядке визирования:
Юрисконсульт
Подпись И.А. Калугин
28.04.2015
Главный бухгалтер
Подпись И.И. Соколова
28.04.2015
Начальник отдела кадров
Подпись А.А. Панина
28.04.2015
ЭТО ВАЖНО! В проект документа при его визировании какие-либо исправления не вносятся. Замечания, дополнения, уточнения к документу следует излагать на отдельном листе. При этом в визе, проставляемой на проекте документа, указывается: «Замечания прилагаются».
Внешнее согласование
При согласовании документа со сторонними организациями, должностными лицами, не являющимися работниками организации, следует оформлять гриф согласования.
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты (п. 60 Инструкции № 4).
Гриф согласования печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
Слово «СОГЛАСОВАНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.
СОГЛАСОВАНО
Директор государственного
учреждения «Национальный
архив Республики Беларусь»
Подпись А.Л. Самович
28.04.2015
Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне.
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Министр экономики Министр образования
Республики Беларусь Республики Беларусь
Подпись В.И. Зиновский Подпись М.А. Журавков
28.04.2015 28.04.2015
Документ может согласовываться также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи нужно указывать название согласовывающегося документа, его дату и регистрационный индекс.
ЭТО ВАЖНО! Внешним считается также согласование с профсоюзной организацией, например, проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно трудовому законодательству подлежат согласованию с профсоюзами:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
28.04.2015 № 21
Совет специалисту по кадрам. Следует обратить внимание, что на грифах согласования:
– дата визирования документа должна быть раньше даты подписания;
– инициалы печатаются перед фамилией;
– дата при использовании цифрового способа должна быть оформлена правильно: 28.04.2015.
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.
Документы:
Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее – Закон об архивном деле).
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
