Целью составления рекомендательного письма является представление информации о конкретном человеке или организации. Чаще всего оно представляет собой личный отзыв нанимателя о работнике. И хотя письмо не является обязательным условием для заключения трудового договора или приема на работу, оно вызывает большее доверие к соискателю и некоторым образом влияет на принятие решения при трудоустройстве.
Рекомендательное письмо
Работник обратился в отдел кадров (или напрямую к нанимателю) с просьбой составить рекомендательное письмо для представления потенциальному нанимателю. Знакомая ситуация. Как правило, такие письма составляют сотрудники отдела кадров или специалист по персоналу. Руководители редко берутся за такое дело. Они подписывают уже готовый документ.
Рекомендательное письмо – это официальный документ. Оно, как правило, содержит информацию о рекомендуемом лице: место и период работы, занимаемая должность, круг обязанностей и выполняемая работа. Отдельного внимания заслуживает отражение оценки рекомендателем как профессиональных, так и непрофессиональных характеристик рекомендуемого лица. Рекомендательное письмо может составляться как от имени частного лица, так и от организации.
Структура рекомендательного письма может быть следующей:
– заголовок;
– сведения о том, в каком качестве и на протяжении какого времени рекомендатель знает рекомендуемое лицо;
– подтверждение факта работы в организации (выполнения определенных обязанностей), где, как и когда рекомендуемый работал (работал в организации либо выполнял какие-либо работы в течение определенного периода времени);
– характеристика рекомендуемого (описание достижений и профессиональных успехов, сильные стороны и черты характера рекомендуемого);
– контактные сведения (наименование должности, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, его контактный телефон либо другие контактные данные для подтверждения рекомендаций).
Порядок составления рекомендательного письма
Рассмотрим ряд требований к составлению и оформлению рекомендательных писем.
При составлении и оформлении рекомендательного письма следует руководствоваться правилами составления и оформления официальных документов (в частности, писем), в т.ч. требований действующего законодательства по делопроизводству и архивному делу.
При составлении рекомендации от имени частного лица используют чистый лист бумаги. Рекомендательное письмо должно быть составлено на бланке для письма, если оно составлено от имени организации.
Справочно: правила оформления бланка для письма закреплены в Государственном стандарте РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004). При изготовлении гербовых бланков следует руководствоваться Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».
ЭТО ВАЖНО! Независимо от того, от имени кого составлена рекомендация, должны соблюдаться требования к расположению и оформлению реквизитов, установленные следующими документами:
– СТБ 6.38-2004*;
– Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и иных организациях**.
Правила оформления реквизитов письма
Рекомендательное письмо, составленное от имени организации и оформленное на бланке для письма, нужно зарегистрировать, после чего на самом письме проставляют регистрационный номер и дату регистрации письма.
Заголовок письма
Заголовок рекомендательного письма может быть следующим: «О предоставлении рекомендаций» – и при необходимости дополняться фамилией и именем (инициалами) рекомендуемого лица.
Также не будет ошибкой в качестве заголовка к рекомендательному письму указать «Рекомендательное письмо» с указанием фамилии и имени (инициалов) рекомендуемого лица.
Заголовок к тексту письма пишут строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
Справочно: без заголовка допускается составлять письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5–7 строк.
Адресат
На рекомендательных письмах адресата указывают в том случае, если он известен.
В состав реквизита «Адресат» могут включаться:
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;
– почтовый адрес.
В зависимости от того, кому направляется документ, реквизит «Адресат» может быть оформлен по-разному.
Если письмо направляется организации в целом, то в качестве адресата указывается только наименование этой организации в именительном падеже, например:
Открытое акционерное общество
«Спектр»
Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу и т.д.). В этом случае в адресате в именительном падеже указывают наименование организации и ниже – соответствующего структурного подразделения, например:
Открытое акционерное общество
«Спектр»
Отдел кадров
Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. Наименование должности (с указанием структурного подразделения) и фамилия адресата пишутся в дательном падеже, а перед ними в именительном – наименование организации:
Открытое акционерное общество
«Спектр»
Начальнику юридического отдела
Ковалеву А.С.
Иначе оформляется адресат, если должностное лицо – руководитель организации. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности, которое пишется в дательном падеже, например:
Директору Открытого акционерного общества «Спектр»
Терпиловскому А.В.
В некоторых случаях в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес, который оформляется согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 07.09.2004 № 1111.
Текст письма
Текст рекомендательного письма содержит следующие основные пункты:
1) подтверждение факта и сроков работы в организации (краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях). В рекомендательном письме от частного лица указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого. При перечислении обязанностей необходимо обозначить и квалификацию рекомендуемого.
Если рекомендуемый занимал различные должности, то данные о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях указываются для каждого временного периода;
2) краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. При этом следует не использовать общие слова (надежный, компетентный, добросовестный и т.д.), а приводить конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств (уровень знаний, лидерские качества с конкретными примерами). Допускается сравнить работу рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично;
3) причины изменения места работы. Ими могут быть изменение направления деятельности компании, закрытие подразделения, кадровые изменения в организации, смена места жительства, семейного положения и т.п.;
4) контактные сведения лица, подписывающего письмо. Этот пункт особенно актуален для рекомендательных писем, составленных частными лицами, поскольку вполне возможно, что новый наниматель, прочитав письмо, захочет уточнить некоторые детали.
Рекомендательное письмо не должно быть большим по объему (как правило, до одной страницы).
Подпись
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, включающая инициалы и фамилию. При этом в подписи инициалы всегда предшествуют фамилии, пробел между инициалами и фамилией не ставят.
Если письмо подготовлено на бланке организации, полное (или сокращенное) наименование организации в должности лица, подписавшего документ, не указывается, вместо него печатается видовое наименование организации.
Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывают дату составления рекомендации.
* Утвержден постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.
** Утверждена постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
