Работница была принята на работу на условиях заключенного контракта сроком на 1 год. Вскоре она вышла замуж и поменяла свою фамилию на фамилию мужа.
Что необходимо предпринять специалисту по кадрам в сложившейся ситуации?
В связи с изменением фамилии работника в организации прежде всего должен быть издан соответствующий приказ. Приказ об изменении фамилии работника относится к группе приказов по личному составу.
Что касается контракта, то оформление изменения фамилии путем подписания дополнительного соглашения представляется не совсем точным отображением возникших новых условий в трудовых отношениях. По сути, речь не идет об изменениях существенных условий труда, да и вообще о каких-либо изменениях, касающихся системы, размеров оплаты труда, режима времени и т.д. Таким образом, по мнению автора, изменение данных о работнике необходимо сделать в порядке, аналогичном внесению изменений в трудовую книжку при изменении фамилии, имени и отчества работника (п. 38 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30).
При изменении фамилии в контракте прежнюю фамилию зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочесть, а новую пишут над прежней. Ссылки на соответствующие документы можно привести на полях или последней странице контракта. Если имеется дополнительное соглашение к контракту, то оно как неотъемлемая его часть внесения изменений не требует.
Изменения в личное дело работника вносят на основании Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Госкомархива РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2). В личное дело работника подшивают копию приказа об изменении фамилии, вносят соответствующую запись в подп. 2.4 п. 2 дополнения к личному листку по учету кадров (приложение 3 к Инструкции № 2), на обложке личного дела старую фамилию заключают в скобки, а новую записывают над ней (абз. 5 п. 8 и часть вторая п. 18 Инструкции № 2).
