Социальные отпуска в связи с обучением и иные гарантии для работников, совмещающих работу с обучением

Иные гарантии лицам, совмещающим работу с обучением

Время предоставления трудовых отпусков

При составлении графика трудовых отпусков наниматель обязан запланировать отпуск по жела­нию работников, обучающихся в вечерних школах и учреждениях, обеспечивающих получение про­фессионально-технического, среднего специаль­ного, высшего и послевузовского образования, в вечерней и заочной формах получения образова­ния, - перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, сдачи кандидатских экза­менов, а также во время каникул в учреждении образования (п. 1 абз. 3 части четвертой ст. 168 Трудового кодекса РБ, далее - ТК).

При совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил та­кой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования) он продлевается на соответствую­щее число календарных дней либо по желанию работника неиспользованная часть отпуска пере­носится на другой согласованный с нанимателем срок текущего рабочего года (ст. 171 ТК).

Если причины для предоставления отпуска в связи с обучением наступили до начала трудового отпуска, трудовой отпуск по желанию работника переносится на другое время текущего рабочего года, определяемое по договоренности между ра­ботником и нанимателем.

Работник обязан уведомить нанимателя о при­чинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени про­дления отпуска.

Ограничения к привлечению к сверхурочным работам

К сверхурочным работам не допускаются ра­ботники, обучающиеся в вечерних школах и учреж­дениях, обеспечивающих получение профессио­нально-технического образования, в дни занятий (п. 4 части второй ст. 120 ТК).

Сокращение рабочего времени

Работники, обучающиеся в учреждениях, обеспечивающих получение среднего специально­го и высшего образования, в вечерней или заоч­ной форме получения образования, на период 4 учебных месяцев перед началом выполнения ди­пломного проекта (работы) и (или) сдачи государ­ственных экзаменов имеют право на сокращен­ную рабочую неделю на 1 рабочий день или соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели) для подготовки к занятиям с оплатой не менее 50 % средней заработной платы по основному месту работы (часть первая ст. 215 ТК).

Кроме того, наниматель вправе дополнительно по желанию работника предоставлять в течение указанных 4 месяцев еженедельные свободные от работы дни без сохранения заработной платы, если иное не предусмотрено коллективным дого­вором, соглашением, трудовым договором (часть вторая ст. 215 ТК).

Для работников, успешно обучающихся в ве­черних школах и по направлению (заявке) на­ нимателя либо в соответствии с заключенным с ним договором в учреждениях, обеспечивающих получение профессионально-технического обра­зования, в вечерней или заочной форме получе­ния образования, наниматель обязан установить сокращенную рабочую неделю или сокращенную продолжительность ежедневной работы с сохра­нением не менее 50 % средней заработной платы (ст. 206 ТК).

В табл. 6 представлены основные категории работников, совмещающих работу с обучением, по нормам законодательства которым предусмот­рено сокращение рабочего времени.

Оплата проезда к месту нахождения учебного заведения

Наниматель может оплачивать работникам, обучающимся в учреждениях, обеспечивающих получение среднего специального и высшего об­разования, в заочной форме получения образо­вания, проезд к месту нахождения указанных уч­реждений образования и обратно на установоч­ные или лабораторно-экзаменационные сессии 1 раз в течение учебного года в размере 50 % стои­мости проезда соответствующим видом транс­порта применительно к порядку, установленному законодательством о служебных командировках (ст. 220 ТК).

В порядке и размере, предусмотренных ча­стью первой ст. 220 ТК, может производиться оплата проезда для сдачи государственных экза­менов или подготовки и защиты дипломного проек­та (работы) (заметим, что это право нанимателя).

Чтобы организация оплатила работнику про­езд к месту обучения и обратно, по возвращении из учебного отпуска он должен написать соот­ветствующее заявление и приложить к нему про­ездные документы и справку-подтверждение из учебного заведения. Напомним, что эту справку работник в любом случае обязан предъявить на­нимателю как доказательство того, что во время учебного отпуска он находился в образовательном учреждении и сдавал экзамены (госэкзамены) или защищал диплом.

Оформление табеля учета рабочего времени

На нанимателя возложена обязанность вести учет явки работников на работу и ухода с нее. Такой учет может вестись в табелях учета рабочего времени и иных документах (ст. 133 ТК).

Как правило, в организации ведется табель учета рабочего времени, в котором должен быть зафиксирован период отсутствия работника на протяжении учебного отпуска. На данный момент действующее законо­дательство не содержит нормативного закрепления обозначений, проставляемых в табелях учета ра­бочего времени.

По мнению автора, возможно использовать на практике ранее действовавшие обозначения (см. приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80).

Коды, которые можно проставить в табеле учета рабочего времени в случае предостав­ления работнику учебного отпуска, указаны в табл. 7.

Алгоритм № 1.

Предоставление социального отпуска в связи с обучением и иных гарантий работнику, получающему общее базовое или общее среднее образование в вечерних (сменных) учреждениях

Шаг 1. Устанавливаем работнику сокраще­ние рабочего времени.

Шаг 2. Получаем от работника заявление о предоставлении социального отпуска в связи с обучением в общеобразовательном учреждении.

Шаг 3. Издаем приказ о предоставлении от­пуска в связи с обучением.

Основанием для предоставления учебных от­пусков, предусмотренных в ст. 208 ТК, кроме пись­менного заявления работника является обращение к нанимателю со стороны общеобразовательного учреждения по поводу предоставления социально­го отпуска.

Непосредственно в ТК не указано, какой кон­кретно документ должен исходить от общеобразо­вательного учреждения к нанимателю для обосно­вания предоставления обучающемуся работнику учебного отпуска.

На практике большинство учебных заведе­ний до сих пор продолжает пользоваться формой справки-вызова для высших учебных заведений, утвержденной приказом Министерства образо­вания и науки РБ от 04.04.1995 № 114 «Аб за- цвярджэнш Палажэння аб навучанш без адрыву ад вытворчасш у ВНУ РэспублЫ Беларусь» (далее - приказ № 114).

Шаг 4. Получаем от работника документ, подтверждающий, что во время учебного отпуска он действительно находился в образовательном учреждении.

Шаг 5. Отражаем время социальных отпус­ков в табеле учета рабочего времени.

Шаг 6. Вносим сведения об отпуске в связи с обучением в личную карточку работника.

Шаг 7. Включаем в личное дело работника копии документов о полученном образовании.

Шаг 8. Вносим соответствующие записи в трудовую книжку работника после успешного окончания обучения.

Алгоритм № 2.

Предоставление социального отпуска в связи с обучением и иных гарантий работнику, получающему профессионально-техническое образование (вечерняя или заочная форма), по направлению (заявке) нанимателя либо в соответствии с заключенным с ним договором

Шаг 1. Заключаем договор на обучение ра­ботника в учреждении образования.

Шаг 2. Устанавливаем работнику сокраще­ние рабочего времени.

В соответствии с частью первой ст. 207 ТК для работников, успешно обучающихся по направ­лению (заявке) нанимателя либо в соответствии с заключенным с ним договором (на подготовку рабочих (служащих), коллективным или трудовым) в учреждениях, обеспечивающих получение про­фессионально-технического образования, в ве­черней или заочной форме получения образова­ния, устанавливаются сокращенная рабочая неде­ля или сокращенная продолжительность ежеднев­ной работы с сохранением не менее 50 % средней заработной платы.

Получаем от работника заявление об уста­новлении сокращенного рабочего времени.

В ст. 207 ТК закреплено 2 варианта сокра­щения рабочего времени: сокращенная рабочая неделя или сокращенная продолжительность еже­дневной работы. Поэтому в заявлении целесооб­разно указать, какой вариант сотрудник намерен использовать.

Примерную форму заявления об уста­новлении сокращенного рабочего вре­мени в связи с обучением смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 21 журнала.

Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору в части сокращенного режима рабочего времени.
Издаем приказ об установлении сокра­щенной рабочей недели на 1 рабочий день или соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели) с оплатой не менее 50 % средней зара­ботной платы.

Примерную форму приказа об установ­лении сокращенной рабочей недели на 1 рабочий день с оплатой не менее 50 % средней заработной платы смотрите в руб­рике «Полезная документация» на с. 21-22 жур­нала.

Отражаем сокращение рабочего време­ни в табеле учета рабочего времени. В частности, можно использовать следующие условные обозна­чения, представленные в табл. 8.

Получаем заявление работника о пре­доставлении еженедельных свободных от работы дней (для обучения).

Примерную форму заявления о предо­ставлении еженедельного свободного от работы дня (для обучения) смотрите в руб­рике «Полезная практика» на с. 22 журнала.

Наниматель вправе дополнительно предо­ставлять в период учебного года без ущерба для производственной деятельности по желанию ра­ботников, обучающихся в учреждениях, обеспечи­вающих получение профессионально-техническо­го образования, в вечерней или заочной форме получения образования, еженедельные свободные от работы дни без сохранения заработной платы, если иное не предусмотрено коллективным дого­вором, соглашением, трудовым договором.

Издаем приказ о предоставлении еже­недельных свободных от работы дней (для обуче­ния) (предоставление таких дней - право нани­мателя).

Примерную форму приказа о предо­ставлении еженедельного свободного от работы дня (для обучения) смотрите в рубрике «Полезная практика» на с. 23 жур­нала.

Шаг 3. Получаем от работника справку- вызов из учебного заведения.

Форма справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнитель­ного отпуска и других гарантий, связанных с обучением в высшем учебном заведении, а так­же порядок ее выдачи утверждены приказом № 114.

Так, справка-вызов состоит из 2 частей:

 1-я часть - справка-вызов - заполняется учебным заведением. В этой части справки учеб­ное заведение делает отметку об успешности вы­полнения учебного плана. Справка поступает к нанимателю и является основанием для предостав­ления работнику учебного отпуска;
2-я часть - справка-подтверждение - оста­ется незаполненной и выдается работнику. После окончания сессии учебное заведение ее заполняет, и эта часть служит документом, подтверждающим участие работника в сессии.

Отпуска в связи с обучением предоставляют­ся в те сроки, которые указаны в справке-вызове учебного заведения.

Если обучающийся в образовательном учреж­дении по каким-либо причинам не использовал учебный отпуск в срок, указанный в справке- вызове, то он теряет право на него и не может ис­пользовать его для отдыха, так как учебный отпуск имеет строго целевое назначение.

Законодательством не установлено, в какой срок работник должен представить нанимателю справку-вызов. Рекомендуем конкретные сроки закрепить в локальных нормативных правовых актах. Формулировка может быть следующей: «Работникам, совмещающим работу с обучением в учреждениях образования, для оформления соци­ального отпуска в связи с обучением необходимо представить в отдел кадров справки-вызовы не позднее чем за 10 дней до даты начала предпола­гаемого отпуска».

Шаг 4. Принимаем заявление работника о предоставлении ему социального отпуска с сохра­нением средней заработной платы.

Для получения учебного отпуска работник пи­шет заявление на имя руководителя организации, к которому прилагает справку-вызов из образова­тельного учреждения, содержащую даты начала и окончания периода сессии.

Заявление на учебный отпуск визируется руководством организации (количество долж­ностных лиц, визирующих кадровые документы по личному составу, определяется локальными актами организации) (п. 15 Инструкции по де­лопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержден­ной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - постановление № 4).

Примерную форму заявления работ­ника о предоставлении социального отпуска с сохранением средней зара­ботной платы смотрите в рубрике «Полезная практика» на с. 23 журнала.

Шаг 5. Издаем приказ о предоставлении социального отпуска в связи с обучением.

Отпуска оформляются приказом (распоря­жением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимате­ля уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 ТК).

На основании завизированного заявления кадровой службой подготавливается приказ о предоставлении отпуска. При издании приказа следует отмечать, на основании какой статьи ТК предоставляется отпуск.

Примерную форму приказа о предо­ставлении социального отпуска с сохра­нением средней заработной платы в связи с обучением смотрите в рубрике «Полезная практика» на с. 24 журнала.

Шаг 6. Получаем от работника справку- подтверждение.

После выполнения лабораторных работ, сда­чи зачетов и экзаменов, подготовки и прохож­дения итоговой аттестации работник должен подтвердить, что во время учебного отпуска он действительно находился в образовательном уч­реждении. Для этого ему следует представить нанимателю справку-подтверждение с подписью руководителя (ректора, иного уполномоченного лица) учебного заведения.

Напомним, что справка-вызов состоит из 2 частей: непосредственно справки-вызова и от­рывной части к ней - справки-подтверждения, которая заполняется образовательным учрежде­нием после окончания сессии и является оправ­дательным документом.

Непредставление сотрудником справки-подтверж­дения может быть квалифицировано как отсутствие на рабочем месте без уважительной причины. Значит, если работник находился в оплачиваемом учебном отпуске и по его окончании не предъявил справку-подтверждение, организация имеет право удержать с него сумму выплаченных отпускных.

Шаг 7. Отражаем время социальных от­пусков в табеле учета рабочего времени.

Шаг 8. Вносим сведения об отпуске в свя­зи с обучением в личную карточку работника

(если, конечно, такой раздел предусмотрен в утвержденной нанимателем форме личной карточ­ки работника (ранее - формы Т-2)). Примерная форма личной карточки сотрудника представле­на ниже.

Шаг 9. Вносим соответствующие записи в трудовую книжку работника после успешного окончания обучения.

Наниматель обязан внести в трудовую книж­ку сведения об образовании работника (абз. 2 части первой п. 11 Инструкции о порядке веде­ния трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее - Инструкция)). Сведения об образова­нии (в данном случае - профессионально-техни­ческом) указываются только на основании соот­ветствующих документов.

Пунктом 38 Инструкции определен порядок внесения изменений в трудовую книжку работ­ника. Изменения записей в трудовой книжке о фамилии, имени, отчестве, дате рождения, об образовании, профессии, специальности про­изводятся нанимателем по последнему месту работы на основании документов, подтверждаю­щих соответствующие данные, со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки.

Шаг 10. Включаем в личное дело работника копии документов о полученном образовании.

В личное дело включаются копии документов об образовании, повышении квалификации, пере­подготовке, которые должны быть заверены в установленном порядке (п. 6 Инструкции о по­рядке формирования, ведения и хранения лич­ных дел работников, утвержденной постановле­нием Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 «Об утверждении Инструкции о порядке фор­мирования, ведения и хранения личных дел ра­ботников»).

Порядок заверения копий документов, в т.ч. включаемых в состав личного дела, установлен п. 64 Инструкции по делопроизводству в госу­дарственных органах и организациях Респуб­лики Беларусь, утвержденной постановле­нием № 4.

Обратите внимание, что в случае включения в личное дело ксерокопии диплома об образова­нии ее дополнительного удостоверения (отметки о заверении копии, печати) не требуется.

Алгоритм № 3.

Предоставление социального отпуска для прохождения вступительных испытаний при приеме в учреждения, обеспечивающие получение среднего специального, высшего и послевузовского образования

Шаг 1. Принимаем заявление работника о предоставлении отпуска для прохождения вступи­тельных испытаний.

Примерную форму заявления работника о предоставлении отпуска для прохожде­ния вступительных испытаний смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Шаг 2. Издаем приказ о предоставлении со­труднику отпуска для прохождения вступительных испытаний.

Основанием для предоставления такого учеб­ного отпуска является письменное заявление ра­ботника с приложением документа учреждения образования, обеспечивающего получение выс­шего, среднего специального или послевузовско­го образования, который подтверждает допуск данного работника к прохождению вступительных испытаний.

Примерную форму приказа о предо­ставлении отпуска для прохождения вступительных испытаний смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

Шаг 3. Отражаем время социального отпус­ка в табеле учета рабочего времени.

Шаг 4. Вносим сведения об отпуске в связи с обучением в личную карточку работника.

Алгоритм № 4.

Предоставление социального отпуска в связи с обучением и иных гарантий работнику, получающему первое среднее специальное или высшее образование (вечерняя или заочная форма), по направлению (заявке) нанимателя либо в соответствии с заключенным с ним договором

Примечание. Согласно ст. 6 Закона РБ от 11.07.2007 № 252-З «О высшем образовании» высшее образова­ние подразделяется на 2 ступени:

-1-я ступень высшего образования обеспечива­ет подготовку специалистов с высшим образованием, обладающих фундаментальными и специальными зна­ниями и навыками, и завершается присвоением квали­фикации и выдачей диплома о высшем образовании, предоставляющих право на трудоустройство с учетом присвоенной квалификации в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, и (или) на обучение в магистратуре;

- 2-я ступень высшего образования (магистратура) обеспечивает формирование знаний и навыков научно­педагогической и научно-исследовательской работы и завершается присвоением степени «магистр» и вы­дачей диплома магистра, предоставляющих право на обучение в аспирантуре (адъюнктуре) и (или) на трудо­устройство с учетом ранее присвоенной квалификации специалиста с высшим образованием и обучения в ма­гистратуре.

Следовательно, при прохождении обучения на 2-й ступени высшего образования - в магистратуре
за работником сохраняются льготы, предусмотренные гл. 15 ТК для работников, обучающихся в высших учеб­ных заведениях.

Шаг 1 . Заключаем договор на обучение ра­ботника в учреждении образования.

Шаг 2. Устанавливаем сокращение рабочего времени (по инициативе и желанию работника).

В соответствии с частью первой ст. 215 ТК работники, обучающиеся в учреждениях, обес­печивающих получение среднего специального и высшего образования, в вечерней или заоч­ной форме получения образования, на период 4 учебных месяцев перед началом выполнения дипломного проекта (работы) и (или) сдачи госу­дарственных экзаменов имеют право на сокра­щенную рабочую неделю на 1 рабочий день или соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели) для подготовки к занятиям с оплатой не менее 50 % средней заработной платы по основ­ному месту работы.

Поскольку в случае сокращения рабочей не­дели работник теряет в заработке, он сам должен принять решение о подобной льготе. Именно по этой причине в ст. 215 ТК установлено, что сокра­щение рабочего времени является правом ра­ботника.

Получаем от работника заявление об уста­новлении сокращенного рабочего времени.

Примерную форму заявления работника об установлении сокращенного рабочего времени смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25-26 журнала.

Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору в части сокращенного режима рабочего времени.
Издаем приказ об установлении со­кращенной рабочей недели на 1 рабочий день или соответствующее ему количество рабочих часов (при сокращении рабочего дня в течение недели) с оплатой не менее 50 % средней зара­ботной платы.

Примерную форму приказа об установ­лении сокращенной рабочей недели в связи с обучением смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 26 журнала.

Отражаем сокращение рабочего времени в табеле учета рабочего времени. Принимаем заявление работника о пре­доставлении еженедельных свободных от работы дней (для обучения). Издаем приказ о предоставлении еже­недельных свободных от работы дней (для обу­чения).

Шаг 3. Получаем от работника справку- вызов.

Шаг 4. Принимаем заявление работника о предоставлении социального отпуска с сохране­нием средней заработной платы.

Шаг 5. Издаем приказ о предоставлении со­циального отпуска в связи с обучением.

Примерную форму приказа о предо­ставлении социального отпуска в связи с обучением смотрите в рубрике «Полез­ная документация» на с. 27 журнала.

Если количества календарных дней учебных от­пусков, установленного ТК, не хватает для успеш­ного выполениния работником учебного плана, то согласно ст. 190 ТК на недостающее количество календарных дней наниматель может дать работни­ку отпуск без сохранения заработной платы. Такой отпуск может быть предоставлен в количестве до 30 календарных дней в календарном году только по соглашению между нанимателем и работником.

Основания для получения учебного отпуска и отпуска без сохранения заработной платы различ­ны, следовательно, в приказе необходимо сделать 2 ссылки на законодательство, а также указать конкретную продолжительность отпуска по каждо­му основанию.

Примерную форму приказа о предостав­лении социального отпуска в связи с обу­чением с сохранением и без сохранения среднего заработка смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 27-28 журнала.

Не всегда на момент составления графика отпусков сотрудники знают о дате начала сессии. В связи с этим иногда даты трудового и учебного отпуска совпадают. Однако если сотрудник знает о дате начала сессии заблаговременно, это по­зволяет ему предупредить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпус­ка в запланированное время (части третья, четвер­тая ст. 171 ТК).

Законодательство обязывает нанимателя пере­носить или продлевать трудовой отпуск в слу­чае его совпадения с учебным отпуском, если работник оформил учебный отпуск перед трудо­вым или во время последнего после получения вызова учреждения образования (п. 4 части пер­вой ст. 171 ТК).

Примерная форма приказа о переносе трудового отпуска в случае его совпа­дения с учебным отпуском смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

Шаг 6. Получаем от работника справку- подтверждение.

Шаг 7. Отражаем время социальных отпус­ков в табеле учета рабочего времени.

Шаг 8. Производим оплату проезда работ­ника к месту учебы (право нанимателя).

Шаг 9. Включаем сведения об отпуске в свя­зи с обучением в личную карточку работника.

Шаг 10. Вносим соответствующие записи в трудовую книжку работника после успешного окончания обучения.

Шаг 11 . Включаем в личное дело работника копии документов о полученном образовании.