Из статьи вы узнаете:

• к каким видам отнести приказы, касающиеся аттестации работников;
• когда сдавать личное дело в архив;
• как правильно оформить журнал учета личных дел.

Вопрос 1. Приказы о проведении аттестации руководителей и специалистов и о результатах проведения такой аттестации относятся к приказам по личному составу или по основной деятельности?

Основанием для проведения аттестации работников является приказ (распоряжение) руководителя организации. Данным приказом устанавливаются (часть первая п. 10 Типового положения об аттестации):

• срок проведения аттестации;
• график проведения аттестации;
• список работников, подлежащих аттестации;
• состав аттестационной комиссии, ее председатель, секретарь;
• перечень материалов, необходимых для проведения аттестации, лица, ответственные за их подготовку, порядок и сроки их представления.

Справочно:

основанием для аттестации руководителей, назначение или утверждение которых производится вышестоящими государственными органами (организациями), а также работников по ключевым направлениям деятельности организаций является приказ (распоряжение) руководителя вышестоящего органа (организации) (части вторая и третья п. 7 Типового положения об аттестации).

Итоги (результаты) проведения аттестации (т.е. окончательное принятие решения в отношении работника (работников)) также оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации (руководителя вышестоящего государственного органа (организации)) на основании решения аттестационной комиссии, которое в 5-дневный срок после окончания аттестации передается руководителю организации (руководителю вышестоящего государственного органа (организации)) (п. 24 Типового положения об аттестации).

Решения, которые могут быть приняты в отношении работника, законодательством не ограничены и могут быть:

• о выдвижении работника на вышестоящую должность;
• повышении квалификационной категории;я
• направлении работника на повышение квалификации или пере­подготовку;
• зачислении работника в резерв на вышестоящую должность;
• переводе (перемещении) работника;
• поощрении работника;
• наложении дисциплинарного взыскания;
• увольнении;
• другие.

Результаты аттестации являются основанием для подготовки сотрудниками кадровой службы соответствующих приказов по личному составу.

Возникает вопрос: к каким видам приказов относить приказы о проведении аттестации и об итогах аттестации – к приказам по основной деятельности или приказам по личному составу?

В законодательстве Республики Беларусь не приводится определения приказов по основной деятельности и не определен конкретный список подобных приказов. Общей чертой для всех приказов по основной деятельности является то, что они непосредственно связаны с осуществлением основной деятельности организации, которая отражается в ее основных локальных правовых актах (устав, положение и т.п.), и носят организационный характер.

Документы по личному составу – это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (ст. 2 Закона № 323-З).

Однако данный перечень не отражает всех возможных разновидностей приказов по личному составу. Например, в годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются также следующие документы (п. 165 Правил работы архивов):

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.

Соответственно, поскольку приказ о проведении аттестации носит организационный характер, его следует относить к приказам по основной деятельности.

В свою очередь, приказ об итогах (результатах) аттестации, как приказ, отражающий принятые в отношении работников кадровые решения (о повышении квалификационной категории, переводе, увольнении и т.п.) и соответствующий, таким образом, определению приказов по личному составу, представленному в законодательстве, относится к приказам по личному составу. Поскольку в Перечне № 140 срок хранения приказов об итогах (результатах) аттестации не определен напрямую, исходя из их значимости для кадровой службы и самих работников необходимо для таких приказов установить срок хранения 75 лет.

Вопрос 2. Нужно ли производить подшивку и нумерацию листов журнала (книги) по учету личных дел?

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (далее – журнал), который оформляется согласно приложению 5 к Инструкции № 2 (п. 20 Инструкции № 2).

На основании журнала присваивается регистрационный индекс, который указывается на обложке личного дела (часть первая п. 18 Инструкции № 2).

Дополнительно журнал включает отметки о дате постановки личного дела на учет и дате его снятия с учета.

Подшивка или переплет дела и нумерация листов в деле являются необходимыми составляющими полного оформления дела наравне с составлением внутренней описи документов дела (к делам, учет которых вызывается спецификой документации), листа-заверителя дела, оформлением и уточнением реквизитов обложки дела и систематизацией документов дела (в соответствии с требованиями гл. 11 Инструкции по делопроизводству).

Полному оформлению дел подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (часть вторая п. 181 Инструкции по делопроизводству).

Для журналов как в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, так и в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, установлен срок хранения 75 лет (п. 640 Перечня № 140).

Соответственно в отношении журнала (книги) учета личных дел производятся подшивка (переплет) и нумерация листов.

Вопрос 3. Сотрудник уволен 30.11.2020. Какой датой должен быть составлен лист-заверитель личного дела? Как скоро необходимо отправить личное дело данного сотрудника в архив организации?

Личные дела уволенных работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников (п. 23 Инструкции № 2).

Установлены следующие условия по срокам передачи дел в архив (в т.ч. и личных дел) и включения их в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) (часть вторая п. 97 Правил работы архивов):

• по истечении года после их завершения делопроизводством;
• не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством.

Годом завершения делопроизводством личных дел является год увольнения работника. Соответственно личное дело работника, уволенного 30.11.2020, может быть передано в архив с 01.01.2022, но не позднее 31.12.2022.

Поскольку личное дело является делом со сроком хранения свыше 10 лет (п. 638 Перечня № 140), то оно подлежит полному оформлению, что включает (п. 183 Инструкции по делопроизводству):

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление внутренней описи документов дела (к делам, учет которых вызывается спецификой документации);
• составление листа-заверителя дела;
• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;
• систематизацию документов дела (в соответствии с требованиями гл. 11 Инструкции по делопроизводству).

Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния на листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, которая помещается в конце дела (тома, части). Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела (часть первая п. 80 Правил работы архивов).

При перенумерации листов в конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (часть четвертая п. 80 Правил работы архивов).

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Таким образом, не имеется жесткой регламентации в отношении сроков составления листа-заверителя дела. Он должен быть составлен в процессе полного оформления дела, до передачи дела в архив. Наиболее логичным является составление листа-заверителя личного дела после осуществления остальных процедур полного оформления дела.

Документы:

Типовое положение об аттестации руководителей и специалистов организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 25.05.2010 № 784 (Типовое положение об аттестации).

Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (Закон № 323-З).

Правила работы архивов государственных органов, иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (Правила работы архивов).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, установленный постановлением Мин­юста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень № 140).

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и дело­производству при Совете Министров Рес­публики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (Инструкция № 2).

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (Инструкция по делопроизводству).