У нас в гостях Ольга Васильевна Сбитнева, заместитель начальника отдела надзора за соблюдением законодательства о труде Минского областного управления Департамента государственной инспекции труда Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь.

Что обсудили:

1. Сроки составления графика трудовых отпусков.
2. Указание даты начала трудового отпуска в графике трудовых отпусков.
3. Указание в графике трудовых отпусков неиспользованных трудовых отпусков за предыдущие периоды.
4. Включение в график трудовых отпусков работниц, находящихся в социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, и совместителей.

– Что такое график трудовых отпусков и для чего он нужен?

– График трудовых отпусков – это локальный правовой акт, который содержит сведения о последовательности предоставления трудовых отпусков или его частей и продолжительности отдыха каждого работника. Он в обязательном порядке должен быть утвержден руководителем организации или иными уполномоченными должностными лицами организации, на которых возложена эта обязанность. 

Составление графика отпусков необходимо для определения очередности предоставления трудовых отпусков для коллектива работников.

График отпусков помимо утверждения его руководителем организации должен согласовываться с профсоюзом, при его наличии, либо с работником в случае отсутствия профсоюза (ст. 168 ТК).

– Обязательно ли составлять график отпусков на каждый календарный год и в какой срок? 

– График трудовых отпусков составляется на календарный год с учетом рабочего года каждого работника, утверждается не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом (ст. 168 ТК).

При составлении графика отпусков наниматель должен учесть мнение каждого работника о времени ухода в отпуск. Нанимателю также следует проверить, не будет ли желаемый период трудового отпуска одного работника препятствовать нормальной деятельности организации и реализации других работников права на трудовой отпуск.

График отпусков должен быть доведен до сведения всех работ­ников.

Наниматель должен ознакомить работников с графиком отпусков, с днем начала трудового отпуска желательно под роспись (ст. 168, 169 ТК), поскольку это позволит обезопасить нанимателя в случае заявления работником о неознакомлении с вышеуказанным графиком.

Четкое распределение времени предоставления трудовых отпусков между работниками позволит впоследствии вовремя начислить отпускные, избежать путаницы по поводу отсутствия на рабочих местах работников и торможения рабочего процесса.

Таким образом, составление графика отпусков на текущий календарный год является законодательно определенной обязанностью нанимателя.

– Обязательно ли в графике указывать конкретную дату начала трудового отпуска?

– Жесткого требования законодательства об установлении в графике отпусков конкретной даты начала трудового отпуска не имеется, как и указаний в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска.

При планировании трудовых отпусков дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст. 168 ТК).

Законодательством о труде не предусмотрены форма графика отпусков и порядок его заполнения. В большинстве случаев наниматели при заполнении графиков отпусков указывают месяц, в котором планируется предоставить работнику отпуск.

Однако на практике при наступлении того месяца, в котором запланирован отпуск, наниматель и работник не всегда могут договориться о дате его начала. Более того, нанимателю потребуется наличие письменного заявления работника и указания им четко определенной даты ухода в трудовой отпуск. При этом указанная в заявлении работника дата может не устроить нанимателя.

Если же в графике отпусков определена конкретная дата начала трудового отпуска, то никаких дополнительных согласований между нанимателем и работником не требуется. В этом случае наниматель уведомляет работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст. 169 ТК).

– Что необходимо учесть при составлении графика отпусков?

– Процедура составления графика отпусков на 2021 г. следующая:

1. провести опрос работников о желаемых датах отпусков.
2. учитывайте интересы льготных категорий работников и потребности самой организации, чтобы не отправить одновременно на отдых всех специалистов одного профиля;
3. определить рабочий год каждого работника;
4. определить продолжительность и виды отпусков, на которые работник имеет право;
5. продумать возможность предоставления трудового отпуска целиком или частями;
6. составить предварительные графики по структурным подразделениям организации с учетом пожеланий работников, их взаимозаменяемости, сезонных нагрузок и других особенностей работы. Целесообразно этот вопрос поручить руководителям подразделений, поскольку они лучше всего владеют данной информацией;
7. обработать полученные сведения в кадровой службе с формированием окончательного графика;
8. передать на утверждение руководителю и ознакомление работникам.

– Какие категории работников имеют преимущество в предо­ставлении трудового отпуска в определенный период?

– При планировании очередности трудовых отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников.

Категории работников, которым трудовой отпуск планируется на летнее или другое удобное время по их желанию, перечислены в части четвертой ст. 168 ТК.

В определенный период планируются трудовые отпуска следу­ющим категориям работников:

• работникам, получающим общее среднее, профессионально-техни­ческое, среднее специальное, высшее, послевузовское образование, спе­циальное образование на уровне общего среднего образования в вечерней или заочной форме получения образования, – перед или в период прохождения текущей и итоговой аттестации, а также во время каникул в учреждении образования, организации, реализующей образовательные программы послевузовского образования;
• работникам, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, – в период этого отпуска;
• работающим по совместительству – одновременно с трудовым отпуском по основной работе;
• учителям (преподавателям) учреждений общего среднего, профессионально-технического, среднего специального, высшего и специального образования, специальных учебно-воспитательных и лечебно-воспитательных учреждений – в летнее время;
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или после него;
• работающим женам (мужьям) военнослужащих – одновременно с отпуском их мужей (жен) (ст. 168 ТК).

Перечень категорий работников, которым трудовые отпуска предо­ставляются в определенный период, является закрытым. Кроме того, нанимателю при составлении графика отпусков необходимо учитывать  порядок предоставления трудового отпуска за первый рабочий год, включая особенности предоставления трудового отпуска до истечения 6-месячного срока работы (часть вторая  ст. 166 ТК).

– Все ли работники должны быть включены в график от­пусков?

– Все работники организации, работающие по трудовому договору (контракту), независимо от их занятости, в т.ч. работники, занятые на условиях совместительства, должны быть включены в график отпусков.

Необходимо помнить, что работающим по совместительству отпуск по их желанию может предоставляться одновременно с отпуском по основной работе (ст. 347 ТК).

– Необходимо ли включать в график отпусков работников, находящихся в социальных отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет?

– Работников, находящихся в отпуске по беременности и родам, следует включить в график отпусков, а работники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, в график не включаются в том случае, если их отпуск по уходу за ребенком приходится на полный календарный год, на который составляется график.

Если работник будет находиться полный календарный год, на который составляется график, в отпуске по уходу за ребенком, то включать его в график отпусков не нужно, поскольку законодательством не предусмотрено нахождение работника в двух отпусках одно­временно.

Вместе с тем нанимателю необходимо учитывать, что работник вправе в любой момент прервать отпуск по уходу за ребенком. В таком случае трудовой отпуск будет предоставлен индивидуально по заявлению работника.

– Надо ли в графике отпусков указывать неиспользованные трудовые отпуска за предшествующие рабочие годы?

– Трудовой отпуск должен предоставляться работнику в течение каждого рабочего года (ежегодно) (ст. 153, 170 ТК).

Лишь в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблаго­приятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение части трудового отпуска на следующий рабочий год. При этом оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее 14 календарных дней и должна быть использована до окончания текущего рабочего года.

На основании изложенного полагаем, что неиспользованные (перенесенные) отпуска следует указывать в графике отпусков на тот год, на который они перенесены.

Документ:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).