Три законных способа отправить работников на рождественские каникулы

Светлана Семенихина, юрист-лицензиат

Образец уведомления о предоставлении социального отпуска с частичным сохранением заработной платы см. в рубрике «Полезная документация» на с. 28 журнала.

Расскажем:

как в период новогодних и рождественских праздников сделать перерыв в работе и отправить сотрудников на рождественские каникулы;
при соблюдении каких условий это возможно сделать и как оформить такой отдых.

Предоставление части трудового отпуска (1-й способ)

Продолжительность отпусков работников исчисляется в календарных днях. При этом государственные праздники и праздничные дни (часть первая ст. 147 ТК), приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 151 ТК).

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом, если такое согласование предусмотрено коллективным договором (часть первая ст. 168 ТК).

Справочно:

трудовой отпуск предназначен для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника (часть первая ст. 153 ТК).

Однако по договоренности между работником и нанимателем трудовой отпуск может быть разделен на 2 части (часть первая ст. 174 ТК). При этом одна из указанных частей должна быть не менее 14 календарных дней. В какой последовательности будут использованы указанные части, значения не имеет. Например, если работник имеет право на отпуск в количестве 27 календарных дней, 14 календарных дней он может использовать летом, а оставшиеся 13 дней – в счет новогодних каникул либо наоборот.

Справочно:

трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год могут быть предоставлены не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ст. 166 ТК.

Справочно:

коллективным договором, действующим в организации, может быть установлен иной порядок разделения отпуска на части, – к примеру, возможность его использования в количестве 3 и более частей.

О разделении отпуска на части работник и наниматель должны договориться заранее, т.е. до предоставления отпуска. Обычно это условие согласовывается на стадии составления графика отпусков. Вместе с тем такое разделение можно оговорить и непосредственно перед предоставлением отпуска по письменному заявлению работника (например, в ситуации, если его предоставление осуществляется незапланированно).

При разделении отпуска все его части должны быть использованы работником в течение текущего рабочего года. Если это условие не соблюдается, имеет место перенос части отпуска на другой рабочий год.

Порядок предоставления части трудового отпуска предусматривает следующие этапы:

Этап 1. Уведомление работника о начале предстоящего отпуска.

О начале отпуска работника следует уведомить не позднее чем за 15 календарных дней до его начала (часть первая ст. 169 ТК). Это правило не применяется, когда трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем.

Наниматель вправе самостоятельно определить конкретные формы и способы такого уведомления. Это могут быть письменные уведомления, ознакомительные листы и ведомости, заблаговременная подготовка проектов приказов (распоряжений) о предоставлении отпусков и ознакомление с ними работников.

На практике информирование работника о предстоящем отдыхе, как правило, осуществляется путем персонального письменного уведомления, в тексте которого отражаются:

дата начала отпуска;
его продолжительность (количество календарных дней);
рабочий год, за который предоставляется отпуск;
дата вручения уведомления.

Этот документ должен содержать подпись работника, подтверждающую ознакомление с уведомлением и дату такого ознакомления.

Этап 2. Получение от работника заявления о предоставлении части трудового отпуска.

Если дата начала трудового отпуска согласована сторонами заранее и внесена в график трудовых отпусков, дни отдыха работнику допустимо предоставить и без его заявления. Основанием предоставления отпуска в таком случае будет служить график. Если график отпусков содержит указание лишь на месяц, в котором работник должен использовать дни отдыха, либо отпуск предоставляется работнику незапланированно, составление соответствующего заявления является обязательным.

Этап 3. Оформление приказа о предоставлении трудового отпуска.

Приказ о предоставлении трудового отпуска относится к приказам по личному составу с литерой «л» и сроком хранения 3 года (подп. 21.4 п. 21 Перечня).

Справочно:

помимо приказа (распоряжения, решения) предоставление отпусков допускается оформлять запиской об отпуске (ст. 152 ТК). Ее примерная форма утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 04.10.2010 № 139.

Этап 4. Внесение сведений о предоставлении трудового отпуска в личную карточку работника.

После оформления приказа о предоставлении отпуска либо записки об отпуске изложенные в них сведения следует внести в личную карточку работника в раздел «Отпуска».

Этап 5. Выплата отпускных.

Наниматель обязан выплатить средний заработок за время трудового отпуска не позднее чем за 2 дня до начала отпуска (ст. 176 ТК).

Предоставление социального отпуска по инициативе работника (2-й способ)

Социальный отпуск без сохранения заработной платы предоставляется работнику по его инициативе сверх трудового отпуска и должен быть использован в том календарном году, в котором он имеет на него право.

Продолжительность социальных отпусков также исчисляется в календарных днях, однако государственные праздники и праздничные дни в указанный отпуск включаются (часть первая ст. 151 ТК).

Справочно:

если социальный отпуск в текущем календарном году не использован, он не переносится на следующий рабочий год и не заменяется денежной компенсацией, в т.ч. при увольнении.

Наниматель обязан по желанию работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 14 календарных дней категориям работников, указанным в ст. 189 ТК.

Социальный отпуск иным категориям работников, а также социальный отпуск свыше 14 календарных дней лицам, перечисленным в ст. 189 ТК, может быть предоставлен на основании ст. 190 ТК. Его максимальная продолжительность определена законодательством в количестве 30 календарных дней. Отпуск большей продолжительности может быть установлен коллективным договором, соглашением либо по решению нанимателя.

Предоставление социального отпуска по инициативе работника включает в себя следующие этапы:

Этап 1. Получение от работника заявления о предоставлении социального отпуска.

Инициатива работника о предоставлении ему социального отпуска без сохранения заработной платы, как правило, выражается в письменном заявлении на имя нанимателя.

Этап 2. Оформление приказов о предоставлении социального отпуска.

Приказ о предоставлении социального отпуска относится к приказам по личному составу с литерой «к» и сроком хранения 75 лет (подп. 21.3 п. 21 Перечня).

Ввиду того что социальные отпуска предоставляются работникам в рамках конкретного календарного года (т.е. в период с 1 января по 31 декабря), предоставление социального отдыха в декабре и январе должно быть оформлено отдельными приказами.

Этап 3. Внесение сведений о предоставлении социального отпуска в личную карточку работника.

Предоставление социального отпуска по инициативе нанимателя (3-й способ)

Предоставление отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предусмотренного ст. 191 ТК, допускается исключительно при наличии обоснованных причин (например, ввиду временной приостановки работ либо временного уменьшения их объема).

Для предоставления такого отпуска потребуется получить согласие работника на его использование, а в случае, если отдых предоставляется с частичным сохранением заработной платы, следует договориться о ее конкретном размере. Размер заработной платы, сохраняемой за работником при предоставлении социального отпуска по инициативе нанимателя, может быть предусмотрен условиями коллективного договора или соглашения.

Предоставление социального отпуска по инициативе нанимателя включает в себя следующие этапы:

Этап 1. Уведомление работника о предоставлении социального отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы и получение его согласия.

Для получения согласия работника на предоставление отпуска в порядке ст. 191 ТК наниматель должен направить ему уведомление о необходимости его предоставления, указав в нем конкретные причины такого решения.

Справочно:

социальный отпуск, предоставляемый работникам в порядке ст. 190 и 191 ТК, включается в рабочий год при условии, если работник суммарно использовал не более 14 календарных дней такого отпуска в календарном году. Дни отпуска, превышающие 14 календарных дней, исключаются из рабочего года работника. Это обстоятельство согласно ст. 165 ТК влечет сдвиг рабочего года на недостающее время.

Свое согласие на использование такого отдыха работник может выразить:

путем подачи на имя нанимателя соответствующего письменного заявления;
посредством проставления собственноручной записи, выражающей согласие на его предоставление, непосредственно на бланке уведомления.

Этап 2. Оформление приказа о предоставлении социального отпуска.

Этап 3. Внесение сведений о предоставлении социального отпуска в личную карточку работника.

После оформления приказа о предоставлении социального отпуска либо записки об отпуске изложенные в них сведения должны быть внесены в личную карточку работника в раздел «Отпуска». Заполнение этих сведений производится в том же порядке, как при предоставлении социального отпуска по инициативе работника.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее ТК).

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (Перечень).