7 апрель 2015
Страница № 13

Умение представлять: составляем рекомендательное письмо

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Рекомендательное письмо

Рекомендательные письма составляют руководитель подразделения или специалист по кадрам, реже руководитель организации. Однако такой документ обычно подписывает директор или его заместитель.

Рекомендательное письмо содержит информацию о рекомендуемом лице: место и период работы, занимаемая должность, круг обязанностей и выполняемая работа. Отдельного внимания заслуживает отражение оценки рекомендателем как профессиональных, так и непрофессиональных характеристик рекомендуемого лица.

Рекомендательное письмо может составляться как от имени частного лица, так и от организации.

Справочно:
требования к оформлению бланка для письма закреплены в Государственном стандарте Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004). При изготовлении гербовых бланков следует руководствоваться Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Структура письма

Рекомендательное письмо обязательно должно содержать следующую информацию:

– заголовок;

– сведения о том, в каком качестве и на протяжении какого времени рекомендатель знает предоставляемое лицо;

– подтверждение факта работы в организации (выполнения определенных обязанностей), где, как и когда рекомендуемый работал (работал в организации либо выполнял какие-либо работы в течение определенного периода времени);

– характеристика рекомендуемого (описание достижений и профессиональных успехов, сильные стороны и черты характера рекомендуемого);

– контактные сведения (наименование должности, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, его контактный телефон либо другие контактные данные для подтверждения рекомендаций).

При составлении рекомендательного письма следует руковод-ствоваться правилами составления и оформления официальных документов (в частности, писем), в т.ч. требований действующего законо-дательства по делопроизводству и архивному делу.

Рекомендательное письмо должно быть составлено на бланке для письма, если оно готовится от имени организации.

Требования к расположению и оформлению реквизитов, установленные СТБ 6.38-2004 и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, должны соблюдаться вне зависимости от того, составлено ли рекомендательное письмо от имени должностного лица или же от имени организации.

Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Регистрация документа

Рекомендательное письмо нужно зарегистрировать, после чего на нем проставляют регистрационный номер и дату регистрации.

Заголовок письма

Заголовок рекомендательного письма может быть следующим: «О предоставлении рекомендаций» – и при необходимости дополняться фамилией и именем (инициалами) рекомендуемого лица.

В качестве заголовка к рекомендательному письму можно указать «Рекомендательное письмо» с указанием фамилии и имени (инициалов) рекомендуемого лица.

Заголовок к тексту письма пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Справочно:
без заголовка допускается составлять письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5–7 строк.

Адресат

На рекомендательных письмах адресата указывают в том случае, если он известен.

В состав реквизита «Адресат» могут включаться:

– наименование организации;

– наименование структурного подразделения;

– должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;

– почтовый адрес.

В зависимости от того, кому направляется документ, реквизит «Адресат» может быть оформлен по-разному.

В некоторых случаях в состав этого реквизита включается почтовый адрес, который оформляется согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111.

Основные пункты текста письма

Текст рекомендательного письма содержит следующие основные пункты:

1) подтверждение факта и сроков работы в организации (краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях). В рекомендательном письме от частного лица указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого. При перечислении обязанностей необходимо обозначить и квалификацию рекомендуемого;

2) краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует приводить конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств (уровень знаний, лидерские качества с конкретными примерами). Допускается сравнить работу рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично;

Справочно:
если рекомендуемый занимал различные должности, то данные об этих должностях и выполняемых обязанностях указываются для каждого временного периода.

3) контактные сведения лица, подписывающего письмо.

Рекомендательное письмо не должно быть большим по объему (достаточно одной страницы).

Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, включающая инициалы и фамилию. При этом в подписи инициалы всегда предшествуют фамилии, пробел между инициалами и фамилией не ставят.

Если письмо подготовлено на бланке организации, полное (или сокращенное) наименование организации в должности лица, подписавшего документ, не указывается, вместо него пишется видовое наименование организации.

Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывают дату составления рекомендации.

Печать
В закладки
AA
Наверх

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.