Рекомендательное письмо
Рекомендательные письма составляют руководитель подразделения или специалист по кадрам, реже руководитель организации. Однако такой документ обычно подписывает директор или его заместитель.
Рекомендательное письмо содержит информацию о рекомендуемом лице: место и период работы, занимаемая должность, круг обязанностей и выполняемая работа. Отдельного внимания заслуживает отражение оценки рекомендателем как профессиональных, так и непрофессиональных характеристик рекомендуемого лица.
Рекомендательное письмо может составляться как от имени частного лица, так и от организации.
Справочно:
требования к оформлению бланка для письма закреплены в Государственном стандарте Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69 (далее – СТБ 6.38-2004). При изготовлении гербовых бланков следует руководствоваться Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».
Структура письма
Рекомендательное письмо обязательно должно содержать следующую информацию:
– заголовок;
– сведения о том, в каком качестве и на протяжении какого времени рекомендатель знает предоставляемое лицо;
– подтверждение факта работы в организации (выполнения определенных обязанностей), где, как и когда рекомендуемый работал (работал в организации либо выполнял какие-либо работы в течение определенного периода времени);
– характеристика рекомендуемого (описание достижений и профессиональных успехов, сильные стороны и черты характера рекомендуемого);
– контактные сведения (наименование должности, фамилия, имя, отчество того, кто подписывает рекомендательное письмо, его контактный телефон либо другие контактные данные для подтверждения рекомендаций).
При составлении рекомендательного письма следует руковод-ствоваться правилами составления и оформления официальных документов (в частности, писем), в т.ч. требований действующего законо-дательства по делопроизводству и архивному делу.
Рекомендательное письмо должно быть составлено на бланке для письма, если оно готовится от имени организации.
Требования к расположению и оформлению реквизитов, установленные СТБ 6.38-2004 и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, должны соблюдаться вне зависимости от того, составлено ли рекомендательное письмо от имени должностного лица или же от имени организации.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.
Регистрация документа
Рекомендательное письмо нужно зарегистрировать, после чего на нем проставляют регистрационный номер и дату регистрации.
Заголовок письма
Заголовок рекомендательного письма может быть следующим: «О предоставлении рекомендаций» – и при необходимости дополняться фамилией и именем (инициалами) рекомендуемого лица.
В качестве заголовка к рекомендательному письму можно указать «Рекомендательное письмо» с указанием фамилии и имени (инициалов) рекомендуемого лица.
Заголовок к тексту письма пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
Справочно:
без заголовка допускается составлять письма формата А5, т.е. текст которых не превышает 5–7 строк.
Адресат
На рекомендательных письмах адресата указывают в том случае, если он известен.
В состав реквизита «Адресат» могут включаться:
– наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;
– почтовый адрес.
В зависимости от того, кому направляется документ, реквизит «Адресат» может быть оформлен по-разному.
В некоторых случаях в состав этого реквизита включается почтовый адрес, который оформляется согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 07.09.2004 № 1111.
Основные пункты текста письма
Текст рекомендательного письма содержит следующие основные пункты:
1) подтверждение факта и сроков работы в организации (краткая информация о занимаемых должностях и выполняемых обязанностях). В рекомендательном письме от частного лица указывается, в течение какого периода времени и в каком качестве автор письма знает рекомендуемого. При перечислении обязанностей необходимо обозначить и квалификацию рекомендуемого;
2) краткая характеристика профессиональных, деловых и личностных качеств рекомендуемого и достигнутых им успехов за время работы в организации. Следует приводить конкретные факты, характеризующие рекомендуемого с точки зрения его профессиональных качеств (уровень знаний, лидерские качества с конкретными примерами). Допускается сравнить работу рекомендуемого с работой его коллег, указать наиболее значимые достижения, проекты, разработанные и осуществленные им лично;
Справочно:
если рекомендуемый занимал различные должности, то данные об этих должностях и выполняемых обязанностях указываются для каждого временного периода.
3) контактные сведения лица, подписывающего письмо.
Рекомендательное письмо не должно быть большим по объему (достаточно одной страницы).
Подпись
В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка, включающая инициалы и фамилию. При этом в подписи инициалы всегда предшествуют фамилии, пробел между инициалами и фамилией не ставят.
Если письмо подготовлено на бланке организации, полное (или сокращенное) наименование организации в должности лица, подписавшего документ, не указывается, вместо него пишется видовое наименование организации.
Если письмо написано частным лицом, то ниже подписи указывают дату составления рекомендации.
