2017 г. близится к завершению. Впереди поиск подарков, празднование Нового года, рождественские каникулы, поездки к друзьям и родственникам. Но чтобы начать новое, нужно завершить старое. У каждого сотрудника компании своя миссия: кто-то займется планированием стратегии на 2018 г., кому-то доверена важная задача подвести итоги года уходящего. Ну а что же специалист по кадрам?
Мы составили топ-10 задач, реализовать которые кадровики страны должны успеть до конца 2017 г.
Справочно: ДОУ – служба документационного обеспечения управления.
Задача 1. Составить и утвердить график трудовых отпусков на 2018 г.
Несмотря на то что график трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором (соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом), т.е. после нового года, лучше не оставлять составление данного документа на начало года, так как высока вероятность, что будут нарушены сроки.
Подробнее о правилах и нюансах составления графика отпусков читайте в следующем номере журнала.
Задача 2. Составить план работ по ведению воинского учета и бронированию граждан на 2018 г.
Перед началом очередного календарного года разрабатывают план работы по ведению воинского учета и бронирования военнообязанных (п. 120 Инструкции о ведении воинского учета). Составить такой план рекомендуем в декабре, чтобы не забыть об этой обязанности и следовать плану с самого начала 2018 г.
Утвержденный руководителем организации план направьте на согласование с военным комиссаром района.
Почитать об этом можно здесь: Воинский учет: что проверяет военкомат? // Я – специалист по кадрам. – 2014. – № 11.
Документ: Инструкция о порядке организации и ведения воинского учета военнообязанных, утвержденная постановлением Минобороны Республики Беларусь от 31.05.2011 № 21 (далее – Инструкция о ведении воинского учета).
Задача 3. Подайте в бухгалтерию сведения о среднесписочной численности работников за прошедший календарный год.
Сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год представляются в налоговый орган по месту постановки плательщика на учет в произвольной форме не позднее 20 января текущего года, а в случае создания (реорганизации) организации – не позднее 20 января года, следующего за годом, в котором была произведена государственная регистрация или внесена в ЕГР запись о государственной регистрации изменений и (или) дополнений, вносимых в устав (учредительный договор – для коммерческой организации, действующей только на основании учредительного договора) организации в связи с реорганизацией, при реорганизации в форме присоединения – внесена в ЕГР запись о прекращении деятельности присоединенной организации (ст. 63 Налогового кодекса Республики Беларусь).
Справочно: ЕГР – Единый государственный регистр юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.
Задача 4. Закрыть текущую номенклатуру дел.
Номенклатура дел ведется в течение календарного года, на который она утверждена.
В конце делопроизводственного года нужно заполнить гр. 3 «Количество дел (томов, частей)», в которой указать количество дел (частей, томов), заведенных в организации под соответствующим заголовком в течение года.
После окончания делопроизводственного года номенклатура дел просматривается, при необходимости в заголовки дел вносятся изменения и уточнения, после чего она перепечатывается с внесенными поправками, затем утверждается и вводится в действие.
Почитать об этом можно здесь: Окончание и начало делопроизводственного года в организации // Я – специалист по кадрам. – 2013. – № 1.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Справочно: требования к составлению и оформлению номенклатур дел содержатся в гл. 10 Инструкции по делопроизводству, гл. 5 Правил работы архивов, утвержденных постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).
Справочно: форма номенклатуры дел организации приведена в приложении 10 к Инструкции по делопроизводству.
Задача 5. Утвердить сводную номенклатуру дел на следующий год.
Сводную номенклатуру дел составляют ежегодно. Она подписывается руководителем службы ДОУ (либо лицом, ответственным за ДОУ), согласовывается с лицом, ответственным за архив, экспертной комиссией организации и утверждается руководителем организации до 1 января года, на который составлена (часть вторая п. 153 Инструкции по делопроизводству). Сводную номенклатуру дел составляют на основе номенклатур дел структурных подразделений. Таким образом, номенклатура дел кадровой службы является частью сводной номенклатуры дел организации, и при ее составлении должны учитываться требования к срокам составления номенклатуры дел всей организации.
Почитать об этом можно здесь: Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: пересмотр номенклатуры дел организации // Я – специалист по кадрам. – 2011. – № 22.
Задача 6. Составить итоговую запись.
По окончании делопроизводственного года в сводной номенклатуре дел нужно составить итоговую запись о категориях и количестве заведенных дел: отдельно постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, а также переходящих дел и дел с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) (п. 167 Инструкции по делопроизводству).
Справочно: форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приведена в приложении 12 к Инструкции по делопроизводству.
Задача 7. Сформировать дела (группировка исполненных документов).
Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (ст. 168 Инструкции по делопроизводству). Дела в организации формируются, как правило, в начале каждого делопроизводственного года (с 1 января) и представляют собой папки-скоросшиватели, в которые подшиваются документы по мере их создания (получения) и исполнения.
Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляет служба ДОУ (лицо, ответственное за ДОУ).
В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.
При формировании дел руководствуйтесь требованиями гл. 11 Инструкции по делопроизводству и гл. 6 Правил работы архивов.
Отметим, что формирование документов в дела некоторых видов имеет свои особенности (п. 172 Инструкции по делопроизводству, п. 46 Правил работы архивов):
– распорядительные документы по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения, при значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности допускается их группировка в отдельные дела;
– протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам с документами, на основании которых они готовились;
– лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате формируют в самостоятельные дела в пределах года и располагают по алфавиту фамилий.
Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении делопроизводственного года. Оформление дел следует производить в году, следующем за годом делопроизводственным. Например, в течение 2017 г. должны быть оформлены дела, сформированные в 2016 г.
Оформление дел проводят работники структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы.
Почитать об этом здесь: Завершение делопроизводственного года в кадровой службе: формирование и оформление дел // Я – специалист по кадрам. – 2011. – № 22.
Задача 8. Сформировать и оформить личные дела уволенных работников.
Формирование, ведение и хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации либо специалист по кадрам (п. 3 Инструкции № 2). Контроль за правильностью оформления и хранения личных дел лежит на руководителе организации (п. 4 Инструкции № 2).
Личное дело закрывается после включения в него копии приказа об увольнении. Следовательно, личное дело работника закрывается после включения в него копии распорядительного документа об увольнении с работы (освобождении от занимаемой должности). Дата приказа об увольнении будет являться датой окончания ведения личного дела.
Таким образом, дела работников, уволенных в организации в текущем году, считаются законченными и подлежат оформлению и последующей передаче на хранение в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносят в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируют по алфавиту фамилии. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями гл. 10 Правил работы архивов и гл. 13 Инструкции по делопроизводству с учетом того, что личное дело является делом временного (свыше 10 лет) срока хранения, подлежащим полному оформлению.
Документ: Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция № 2).
Задача 9. Закрыть регистрационные формы.
Регистрационно-учетные формы, как правило, ведутся до полного их заполнения.
Вместе с тем при ведении переходящей регистрационно-учетной формы начало каждого нового делопроизводственного года, в течение которых дело будет продолжаться, целесообразно отражать на новой странице этой регистрационной формы.
Ниже последней записи за прошедший год в регистрационной форме сделайте «итоговую запись» о количестве документов, зарегистрированных в ней за прошедший год.
Задача 10. Составить описи и передать дела в архив организации.
Дела передаются в архив организации по описям дел, составленным структурными подразделениями. Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.п.) (п. 191 Инструкции по делопроизводству, п. 83 Правил работы архивов).
Основными категориями документов по личному составу, включаемыми в опись дел по личному составу кадровой службы, являются:
– приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
– личные дела уволенных работников;
– личные карточки уволенных работников;
– список (штатно-списочный состав) работников организаций;
– документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;
– документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;
– документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда.
ЭТО ВАЖНО! Опись дел кадровой службы должна быть составлена и оформлена в установленном порядке не позднее 31 декабря года, следующего за годом их завершения делопроизводством. В течение следующего года такие дела должны быть переданы в архив организации (п. 194 Инструкции по делопроизводству).
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (п. 194 Инструкции по делопроизводству).
Справочно: в описи включаются только сформированные и оформленные дела, которые прошли экспертизу ценности.
Справочно: требования к составлению описей дел структурных подразделений установлены в гл. 11 Правил работы архивов, гл. 14 Инструкции по делопроизводству.
Дела передаются в архив организации по графику. График составляет заведующий архивом (лицо, ответственное за архив). Он согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации.
Дела кадровой службы передаются в архив организации в присутствии работника кадровой службы. В обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки о наличии дел. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывают количество фактически принятых в архив дел, дату приема-передачи дел, наименования должностей, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела (п. 206 Инструкции по делопроизводству).
Виктория Ладыгина, юрист
