В Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, являющийся основным документом, определяющим сроки хранения документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и управления, организаций РБ, а также индивидуальных предпринимателей по направлениям, указанным в названии Перечня, внесены изменения и дополнения. Более подробно о них читайте в статье.
22 января 2012 г. вступает в силу Закон РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон № 300-З). В нем объединены требования нескольких законодательных актов, регулирующих вопросы рассмотрения обращений граждан, в связи с чем в Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, являющийся приложением к постановлению Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 (далее – Перечень), внесены изменения и дополнения.
Изменения и дополнения в Перечень внесены постановлением Минюста РБ от 24.10.2011 № 234 «О внесении изменений и дополнений в постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 13 февраля 2006 г. № 1 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 декабря 2006 г. № 82» (далее – постановление № 234), которое вступает в силу так же, как и Закон № 300-З, с 22 января 2012 г.
Изложены в новой редакции
Постановлением № 234 в новой редакции изложена гр. 2 ст. 5 Перечня: систематизированы поручения органов власти в порядке их значимости.
Также в новой редакции изложена ст. 29 Перечня, а точнее изменилось содержание гр. 2 «Вид и название документа» и гр. 5 «Примечание». Так, после вступления в силу изменений указанная статья будет предусматривать, что обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, должны храниться 5 лет, а в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего обращения. Также в гр. 5 ст. 29 Перечня будет указано, что предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества подлежат постоянному хранению.
Исключены из Перечня
С 22 января 2012 г. будет полностью исключена ст. 23 Перечня, которой предусматривались статистические отчеты, сведения, таблицы по основным видам (направлениям) деятельности:
– годовые и составленные за ряд лет;
– полугодовые, квартальные;
– месячные.
Введены новые статьи
С момента вступления изменений в силу ст. 29 Перечня будет дополнена ст. 29 1 –29 5 , в которых указан перечень документов, регулирующих общественные отношения, касающиеся обращений граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц в государственные органы, иные организации, граждан – к индивидуальным предпринимателям, и срок их хранения. Данными статьями предусмотрены следующие виды документов и сроки их хранения:
1) ст. 29 1 Перечня – документы о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (докладные записки, справки, анализы, сводки, обзоры, таблицы, переписка и др.), которые должны храниться:
– по месту составления, в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей, – постоянно, а в организациях, не являющихся источником комплектования, – 10 лет (ст. 291.1 Перечня);
– в других организациях – 5 лет (ст. 291.2 Перечня);
2) ст. 292 Перечня – документы по подготовке к проведению проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля, за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (уведомления, предписания, переписка и др.), срок хранения которых составляет 5 лет.
3) ст. 293 Перечня – документы по результатам проведения проверок, проводимых в рамках ведомственного контроля за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (акты (справки), сведения, объяснительные записки, переписка и др.), срок хранения которых – 5 лет при условии проведения следующей проверки;
4) ст. 294 Перечня – книги замечаний и предложений, которые должны храниться 5 лет после окончания их ведения и передачи в архив организации;
5) ст. 295 Перечня – документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информации, переписка и др.). Срок их хранения составляет 5 лет после окончания ведения и передачи в архив организации книги замечаний и предложений.
Расширен перечень документов
Так как в Закон № 300-З включены в т.ч. требования, изложенные в Декрете Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением», в гр. 2 ст. 530 и 531 Перечня внесены дополнения уточняющего характера в отношении хранения документов проведения проверок.
Так, гр. 2 ст. 530 и 531 Перечня после слова «проверок» дополнена словами «, в том числе проверок соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений».
Таким образом, после вступления в силу изменений ст. 530 Перечня будет предусматривать, что документы по подготовке проведения проверок, включая проверки соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка ведения и хранения книги замечаний и предложений (уведомления, задания, контрольные списки вопросов (чек-листы), предписания, заявления, переписка и др.), должны будут храниться 5 лет, а при проверках по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, – 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
В то же время ст. 531 Перечня будет предусматривать, что документы по результатам проведения проверок, в т.ч. проверок соблюдения организациями и индивидуальными предпринимателями порядка введения и хранения книги замечаний и предложений (акты (справки), жалобы, требования (предписания), сведения, объяснительные записки, переписка и др.), должны храниться 5 лет при условии проведения следующей проверки, а при проверках по вопросам, связанным с осуществлением финансово-хозяйственных операций, – 5 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.
