Большинство руководителей понимают необходимость должностных инструкций.
Должностная инструкция является одним из документов, при помощи которых определяются правовое положение работника в организации, его трудовая функция (обязанности), права и ответственность (ст. 194 ТК).
Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).
Документ:
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).
Документ:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД), утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.
Документ:
примерная форма трудового договора, утвержденная постановлением Минтруда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155 (далее – Примерная форма трудового договора).
Документ:
Типовые правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные постановлением Минтруда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые ПВТР).
Примерная форма трудового договора содержит положения о добросовестном выполнении работы согласно должностным обязанностям или прилагаемой должностной инструкции.
Типовыми ПВТР определено, что круг функциональных обязанностей (видов работ), которые должен выполнять каждый работник, определяется в т.ч. должностными инструкциями.
Должностная инструкция разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (п. 10 Общих положений ЕКСД). Также по усмотрению нанимателя данный документ может разрабатываться как самостоятельный ЛНПА или как приложение к трудовому договору.
В силу норм п. 2 ст. 54, ст. 194 ТК и Общих положений ЕКСД должностная инструкция – это обязательный документ, регламентирующий деятельность по каждой должности, определяющий квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности, и содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника, его права, обязанность, ответственность и трудовой распорядок.
Структура документа
Заголовок должностной инструкции должен грамматически согласовываться с названием документа: должностная инструкция (кому?). Например: «Должностная инструкция медицинской сестре» или «Должностная инструкция ведущему экономисту Иванову Петру Сергеевичу».
Разделы:
1) «Общие положения». В этом разделе закрепляются квалификационные требования к лицу, занимающему должность: уровень образования, необходимый стаж работы, наличие специальных знаний и подготовки, обладание определенными навыками и т.п., порядок его назначения на должность, подчиненность, а также перечисляются нормативные акты, внутренние документы организации (приказы, распоряжения и т.п.), которые работник должен знать и которыми должен руководствоваться в своей деятельности.
Рекомендуем в этом разделе установить условия временного замещения работника в период его отсутствия, а также условия замещения им других работников;
2) «Должностные обязанности». В данном разделе конкретизируются обязанности работника, объем работы, участки, за которые отвечает работник.
В каждой должностной инструкции следует закрепить обязательные общие для всех обязанности:
– по соблюдению ПВТР, требований по охране труда, пожарной и электробезопасности;
– поддержанию чистоты и порядка на территории организации и непосредственно на рабочем месте, соблюдению технологических регламентов и нормативов при производстве продукции (выполнении работ, оказании услуг), требований производственного процесса, технологии изготовления продукции (работ, услуг).
Данный раздел разрабатывается в соответствии с содержанием раздела «Должностные обязанности» квалификационной характеристики конкретной должности.
Это важно!
По решению нанимателя должностные обязанности работника могут предусматривать выполнение обязанностей, содержащихся в квалификационных характеристиках других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации служащего;
3) «Права». Работнику для надлежащего и эффективного выполнения его обязанностей должен быть предоставлен определенный круг прав, например право запрашивать и получать необходимую для работы информацию, подписывать или визировать документы, вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными обязанностями, требовать от непосредственного руководителя оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей;
4) «Взаимоотношения (связи по должности)». В этом разделе оговаривается взаимосвязь работника с другими работниками внутри структурного подразделения, с другими структурными подразделениями, а также со сторонними организациями в процессе выполнения возложенных на него обязанностей. Например, работник взаимодействует с другими структурными подразделениями, общественными организациями (объединениями), иными организациями, нанимателями и средствами массовой информации в пределах своей компетенции; по поручению руководителя представляет предприятие в других организациях по вопросам, входящим в его компетенцию;
5) «Оценка работы и ответственность». В данном разделе определяются результаты работы и ответственность работника за неисполнение или ненадлежащее выполнение своих обязанностей.
Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Справочно:
должностные инструкции оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.
Учитывая, что УСОРД носит рекомендательный характер, приведенный перечень разделов является примерным. Так, в должностную инструкцию можно включить главу «Функции и задачи», расписав в ней основные направления деятельности работника, а вместо раздела «Оценка работы и ответственность» предусмотреть раздел «Ответственность».
Главной ошибкой, которую допускают разработчики должностных инструкций, является формальный подход к их составлению. А ведь грамотно составленная должностная инструкция не только обеспечит стабильность в работе организации, минимизирует издание распорядительных документов, но и поможет при прохождении работником предварительного испытания, аттестации, сокращении численности или штата, наложении дисциплинарных взысканий и увольнении за несоответствие должности или из-за недостаточной квалификации и т.д. Кроме того, грамотно составленнная должностная инструкция поможет нанимателю обоснованно отказать в приеме на работу в связи с несоответствием соискателя (кандидата на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, выполняемой работе.
Работнику должностная инструкция нужна, поскольку она четко очерчивает круг его обязанностей. Только их выполнения вправе требовать наниматель.
Для должностей служащих (руководителей, специалистов, служащих) разрабатываются должностные инструкции, а для рабочего трудовая функция устанавливается рабочей инструкцией, разрабатываемой в соответствии с содержанием раздела «Характеристика работ» конкретной профессии рабочего соответствующего выпуска Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих.
Далее приведем наиболее частые вопросы о должностной инструкции, возникающие у кадровиков.
Справочно:
наниматель не вправе требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (ст. 20 ТК).
Обязан ли наниматель при приеме на работу и заключении контракта ознакомить работника с должностной инструкцией?
Обязан. При приеме на работу наниматель в соответствии со ст. 54 ТК обязан ознакомить работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности, которые содержатся в т.ч. в должностной инструкции.
Надо ли вести журнал регистрации должностных инструкций?
Законодательство не обязывает нанимателя регистрировать и вести учет должностных инструкций, однако на практике каждый наниматель решает этот вопрос самостоятельно.
Надо ли указывать в должностной инструкции квалификационные требования?
Не обязательно. Если наниматель решил указать квалификационные требования в документе, то они должны соответствовать требованиям, содержащимся в квалификационной характеристике должности служащего. Учитывая, что наниматель может устанавливать дополнительные требования к образованию, наличию степени магистра по соответствующей специальности (квалификации), а также к опыту и стажу работы в зависимости от вида экономической деятельности организации (структурного подразделения), особенностей организации труда, характера трудовой функции и других факторов (п. 9 Общих положений ЕКСД), полагаем, что указание в должностной инструкции квалификационных требований целесообразно.
В учреждении работают несколько бухгалтеров. У каждого свой участок работы. Можно ли разработать должностную инструкцию для каждого?
Да, для каждого работника можно разработать индивидуальную должностную инструкцию в виде приложения к трудовому договору. В данном случае должностная инструкция будет не самостоятельным документом, а неотъемлемой частью трудового договора, заключенного с конкретным работником.
В должностную инструкцию добавлены обязанности из другой квалификационной характеристики. Законно ли это?
Квалификационные характеристики содержат перечень наиболее общих обязанностей по должности служащего. В должностной инструкции наниматель самостоятельно определяет должностные обязанности в зависимости от специфики работы сотрудника. Допускается указывать обязанности из квалификационной характеристики другой должности служащего, если это не требует иной квалификации. Например, нельзя передать юристу обязанности технолога, а возложить на юриста должностные обязанности специалиста по кадрам возможно.
Это важно!
Не включайте в должностную инструкцию обязанности, предусмотренные в тарифно-квалификационных характеристиках. Последние применяются только для профессий рабочих, т.е. указываются в рабочих инструкциях.
Должностная инструкция работника содержит общие формулировки о должностных обязанностях. В связи с этим наниматель хочет утвердить новую должностную инструкцию или внести изменения в прежнюю. Какой вариант выбрать?
Наниматель вправе в процессе трудовой деятельности уточнить должностные обязанности работника.
При этом изменение (утверждение новой) должностной инструкции работника в пределах должностных обязанностей, предусмотренных квалификационной характеристикой по соответствующей должности, не является изменением трудовой функции. В данном случае наниматель знакомит работника с новой должностной инструкцией или внесенными в нее изменениями. Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа, изменения в нее вносятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя об этом. Если документ оформлен в виде приложения к трудовому договору, то изменения в нее вносят путем заключения дополнительного соглашения.
Если наниматель внесет в должностную инструкцию новые должностные обязанности, не предусмотренные квалификационной характеристикой по должности, и у работника изменятся существенные условия труда (трудовая функция), то в этом случае следует соблюсти порядок, предусмотренный ст. 32 ТК.
Работник ознакомлен с должностной инструкцией, но от подписи отказался. Можно ли его за это уволить?
Нельзя. При приеме на работу наниматель обязан ознакомить с должностной инструкцией нового работника под роспись (п. 2 части первой ст. 54 ТК). Работающего сотрудника ознакомляют с должностной инструкцией, если она была изменена или если такому сотруднику установлено совмещение.
Отказ работника от подписания должностной инструкции не освобождает его от выполнения должностных обязанностей. Должностная инструкция начинает действовать для работника с момента его ознакомления. Нанимателю нужно составить акт с указанием того, что работник ознакомился с содержанием должностной инструкции и отказался от подписания. В таком случае наниматель имеет полное право требовать от работника надлежащего исполнения возложенных на него должностной инструкцией обязанностей, а в случае недобросовестного исполнения – привлечь работника к дисциплинарной ответственности.
Трудовой договор может быть прекращен только по основаниям, предусмотренным ТК (ст. 35 ТК), а ТК не содержит такого основания, как отказ от подписи об ознакомлении с должностной инструкцией (изменений в должностную инструкцию). Следовательно, наниматель не вправе увольнять работника за отказ от подписи об ознакомлении с должностной инструкцией (изменений в должностную инструкцию).
Татьяна Тиханович, юрист
