Вспомогательные учетные документы архива | SPOK.BY
Печать
Сохранить в MS Word
Наверх
Вниз

Вспомогательные учетные документы архива. Кондакова Н.

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота
Кроме основных учетных документов архива, которые мы рассмотрели в журнале «Я – специалист по кадрам», № 1, 2013, учет документов в архиве также может осуществляться по вспомогательным учетным документам.
Формы вспомогательных документов организация должна разрабатывать самостоятельно. Рассмотрим примеры оформления некоторых таких учетных документов.
 
 
Вспомогательными учетными документами архива организации являются: карточки и книга учета движения фондов, описей, дел, книга учета дел по личному составу, книга учета документов, переданных в другие архивы, книга учета дел, выделенных к уничтожению, и др.
 
Вспомогательная учетная документация архива так же, как и основная, размещается в изолированном помещении, хранится в сейфах и находится в ведении работника, ответственного за учет. По окончании работы помещения и сейфы, в которых находится учетная документация, опечатываются.
 
Журнал (книга) учета дел по личному составу
 
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел. Такое правило установлено Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением  Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее – Инструкция).
 
 Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел. Форма журнала (книги) учета личных дел приведена в приложении 5 к Инструкции.
 
Заполнение журнала
 
При регистрации личного дела в журнале заполняют следующие графы:
 
– № личного дела;
– фамилия, имя, отчество работника;
– дата постановки дела на учет.
 
Индексом личного дела является его порядковый регистрационный номер, присвоенный ему при постановке на учет, т.е. при регистрации в журнале (книге). Личные дела в журнале учета личных дел регистрируют по мере их формирования.
 
Датой постановки личного дела на учет является дата регистрации личного дела в журнале учета личных дел. Регистрация личного дела должна осуществляться в день включения в него копии приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Соответственно если приказ о приеме на работу был подписан 3 января 2013 г., то копия этого приказа была оформлена и заверена в установленном порядке 3 января, а в отдел кадров была передана 4 января и в тот же день включена в личное дело работника. Таким образом, личное дело работника будет считаться сформированным 4 января 2013 г. В этот же день личное дело должно быть зарегистрировано в журнале учета личных дел.
 
ЭТО ВАЖНО! Если ранее в организации журнал учета личных дел не велся, то все имеющиеся в наличии в кадровой службе личные дела работников будут поставлены на учет одновременно после заведения соответствующего журнала.
 
Порядок регистрации личных дел в журнале в этом случае организация определяет самостоятельно: по хронологии (согласно датам заведения личных дел) либо по алфавиту (согласно первым буквам фамилий работников, на которых заведены личные дела). В дальнейшем регистрация личных дел вновь принятых работников в журнале (книге) будет осуществляться в хронологическом порядке по мере формирования дел.
 
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота

Полный текст статьи доступен для подписчиков журнала

Приглашаем всех посeтителей сайта получить демо-доступ на три дня ко всем материалам электронного "Я - специалист по кадрам" в полном объеме

Получить демо-доступ

У меня есть подписка

Статьи на тему

Практиканты в организации. Семенихина С.

№8 , апрель 2017

Предоставление учебного отпуска с сохранением заработной платы. Ковалевич М.

№5 , март 2017

В Положение о непрерывном профессиональном образовании руководящих работников и специалистов внесены изменения. Пуп А.

№4 , февраль 2017

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.