Выдаем заем работнику: алгоритм действий

 

Правовое регулирование

Законодательством организациям предоставлено право выдавать займы своим сотрудникам. Основными документами, регулирующими данный вопрос, являются:

– Гражданский кодекс РБ (гл. 42 (далее – ГК)).

В указанной главе содержится определение предмета договора займа, установлены форма его заключения, а также условия заключения, права и обязанности сторон договора;

– Положение о порядке и условиях предоставления организациями состоящим в штатах этих организаций работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий, займов на строительство (реконструкцию) или приобретение жилых помещений, утвержденное постановлением Совета Министров РБ от 30.03.2000 № 428 «О дополнительном привлечении средств организаций для финансирования жилищного строительства» (далее – постановление № 428).

В данном Положении перечислены особенности предоставления займа, согласно которым он предоставляется:

– состоящим в штатах организаций работникам, нуждающимся в улучшении жилищных условий. Заем выдается работнику организации в порядке очередности, определяемой исходя из времени принятия его на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий, а также при условии вложения им собственных средств в строительство (реконструкцию) или приобретение жилого помещения;
– за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты налогов, сборов (пошлин) и других платежей в республиканский, местные бюджеты, государственные целевые бюджетные фонды, государственные целевые внебюджетные фонды, а также части прибыли в соответствии с законодательством;
– на платной основе с учетом платежеспособности заемщика. В случае недостаточной платежеспособности заемщика во внимание принимаются доходы платежеспособных членов его семьи, несущих солидарную ответственность за обеспечение возврата займодавцу задолженности по займу и уплаты по нему процентов. Порядок определения платежеспособности заемщика устанавливается организацией. Проценты по договору займа могут быть фиксированными или регулируемыми. Решение о применении конкретного размера процентов принимается исходя из финансового состояния организации;
– под поручительство платежеспособных физических лиц и (или) под залог имущества, на которое может быть обращено взыскание по исполнительным документам.

В случае принятия организацией решения о предоставлении работнику займа в любом банке на территории Республики Беларусь на имя работника открывается текущий счет без права снятия наличных денег. Между организацией и банком заключается договор на перечисление сумм по этому займу.

Использование полученных сумм по займу производится путем перечисления на счета юридических лиц или индивидуальных предпринимателей по счетам-фактурам на получение товарно-материальных ценностей или на основании справки (иного платежного документа) об очередном платеже, представляемой организацией застройщиков (застройщиком), либо на счета подрядных организаций на основании акта выполненных работ, либо на счета физических лиц по договорам купли-продажи, заключенным с физическими лицами.

Организация-займодавец должна контролировать целевое использование средств по займу на основании условий договора, заключенного с заемщиком.

ЭТО ВАЖНО! Выдача займа за счет привлеченных денежных средств от своего имени и за свой счет на условиях возвратности, платности и срочности является банковской операцией (ст. 14 Банковского кодекса РБ) и требует наличия соответствующей лицензии (п. 2 Перечня видов деятельности, на осуществление которых требуются специальные разрешения (лицензии), и уполномоченных на их выдачу государственных органов и государственных организаций, приведенного в приложении 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом Президента РБ от 01.09.2010 № 450 (вступает в силу с 1 января 2011 г.).

Источником предоставления займа могут быть собственные средства (к ним, в частности, относятся средства уставного фонда, резервного и иных фондов, а также нераспределенная прибыль), главным признаком которых в данной ситуации является отсутствие у владельца средств обязательств по их возврату.

По периодичности (частоте) предоставления займов законодательством ограничения не установлены, поэтому такая выдача может производиться как эпизодически, так и на постоянной основе.

Отличие займа от ссуды и кредита

Часто договор займа путают с договором ссуды или с кредитным договором. В рамках договора ссуды, во-первых, одна сторона передает другой стороне в пользование какую-то конкретную вещь, которую вторая сторона должна вернуть в соответствующем состоянии обратно, а во-вторых, вещь передается в пользование безвозмездно.

Что же касается кредитного договора, то предоставить денежные средства имеет право только банк или другая кредитно-финансовая организация, а уплата процентов в рамках такого договора является обязательным условием.

Отличительные особенности займа от ссуды и кредита представлены в таблице.

 

Вид договора	Кто может выдавать	Что может быть выдано	Что надо вернуть
Заем	Юридические и физические лица	Деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками	Деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками
Ссуда	Юридические и физические лица	Индивидуальная вещь	Ту же вещь, которая была передана
Кредит	Банк или небанковская кредитно-финансовая организация	Денежные средства	Денежные средства

 

Шаг 1. При необходимости закрепляем в локальных нормативных правовых актах порядок и условия предоставления работникам займов.

Так, порядок и условия получения и возврата займа могут быть закреплены в коллективном договоре, Положении о порядке предоставления займа работникам или ином локальном нормативном правовом акте организации.

Шаг 2. Работник подает заявление о выдаче займа.

Как правило, работник, нуждающийся во временной финансовой помощи, пишет заявление на имя руководителя организации. Если в заявлении работника указана цель займа (например, приобретение автомобиля) и в договоре займа содержится условие об использовании заемных средств на определенные цели, то тогда это будет целевой заем, а заемщик обязан обеспечить возможность контроля за целевым использованием займа (п. 1 ст. 767 ГК).

Руководство может принять решение об оказании помощи работнику на других условиях. Например, работник обратится за беспроцентным займом, а наниматель согласится предоставить деньги только под проценты и при наличии 2 поручителей из числа сотрудников.

Шаг 3. Получаем при необходимости согласие вышестоящего органа (если такое согласие или решение нужно согласно законодательству).

В ряде случаев сделка по выдаче заемных средств требует разрешения собственника организации или уполномоченного им лица. Определенные ограничения возникают и в том случае, если заем отвечает критериям сделки, в которой имеется заинтересованность, а также крупной сделки хозяйственного общества. В частности, сделкой, в которой имеется заинтересованность, будет предоставление займа руководителю общества. Отметим, что сумма займа при этом роли не играет. А крупной сделкой считается заем, сумма которого превышает 25 % и более балансовой стоимости активов этого общества, определенной на основании данных бухгалтерской отчетности за последний отчетный период, предшествующий дню принятия решения о совершении такой сделки (стоимости активов) (ст. 58 Закона РБ от 09.12.1992 № 2020-XII «О хозяйственных обществах», в редакции Закона РБ от 15.07.2010 № 168-З) (далее – Закон о хозяйственных обществах). Например, в обществе с ограниченной ответственностью решение о совершении крупной сделки, как правило, принимается общим собранием участников общества. При отсутствии решения договор займа может быть признан недействительным. Требования к совершению такой сделки содержатся, в частности, в ст. 58 Закона о хозяйственных обществах.

Шаг 4. Заключаем договор займа.

На основании заявления работника и с согласия руководителя составляется договор займа.

Понятие и предмет займа. По договору займа одна сторона (займодавец) передает в собственность другой стороне (заемщику) деньги или другие вещи, определенные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить займодавцу такую же сумму денег (сумму займа) или равное количество других полученных им вещей того же рода и качества (п. 1 ст. 760 ГК).

Предметом договора займа могут быть вещи, определенные родовыми признаками, т.е. взаймы разрешено передавать только вещи, лишенные индивидуальных признаков.

Проценты по займу. По умолчанию договор займа является процентным. Обычно размер процентов определяется договором. Однако даже если в договоре займа проценты не указаны, это не значит, что они не начисляются. В таком случае согласно п. 1 ст. 762 ГК их начисление производится по ставке рефинансирования Национального банка Республики Беларусь. Законодательство позволяет производить выдачу и беспроцентных займов. При этом в договоре обязательно должна быть сделана прямая запись (например, «проценты по договору займа не начисляются»). При отсутствии такой записи проценты начисляются, и если организация не взыскивает их с работника, то должна быть готова объяснить, почему она это не делает.

Цель предоставления займа. По общему правилу указание цели, для которой выдается заем, – право сторон (ст. 767 ГК). Поэтому заем может быть предоставлен и без указания цели дальнейшего использования. В прямо предусмотренных законодательством случаях указание цели выдачи займов обязательно (например, займы, выдаваемые в соответствии с постановлением № 428).

Форма и срок действия договора. Договор займа должен быть заключен в письменной форме независимо от суммы в случаях, когда займодавцем является юридическое лицо (п. 1 ст. 761 ГК). Нотариального удостоверения такого договора не требуется. Он считается заключенным с момента передачи денег (п. 2 ст. 760 ГК).

Срок и порядок возврата указывать в договоре необязательно. Сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение 30 дней с момента предъявления займодавцем требования о возврате (п. 1 ст. 763 ГК). Досрочный возврат процентного займа возможен лишь с согласия займодавца (п. 2 ст. 763 ГК), так как для него уменьшается процентный доход, на который он рассчитывал изначально.

ЭТО ВАЖНО! Договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей (п. 2 ст. 760 ГК). То есть даже заключив договор займа, займодавец может по любым причинам отказаться от него, не предоставлять заем. Этим заем отличается от кредита.

Валюта займа. Заем физическим лицам может быть предоставлен только в белорусских рублях. В иностранной валюте предприятие-резидент не может предоставлять займы работникам-резидентам. Заем может быть предоставлен наличными деньгами или в безналичном порядке, если иное не предусмотрено законодательством. В этих случаях при выдаче займа организация должна также учитывать требования обслуживающих банков.

Шаг 5. При необходимости принимаем меры по обеспечению возврата займа (залог, поручительство и т.п.).

Поручительство. В некоторых случаях заем выдается, если у заемщика имеются поручители, которые обязуются погасить его задолженность. С такими лицами заключается самостоятельный договор поручительства, образец которого мы приводим ниже.

 

г. Минск                                                                                                                       1 ноября 2010 г.

Общество с ограниченной ответственностью «Совершенный стиль», именуемое в дальнейшем «Кредитор», в лице директора Федорова Игоря Геннадьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Королев Александр Васильевич, именуемый в дальнейшем «Поручитель», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

 

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Кредитор на основании договора займа с работником от 01.11.2010 № 2 (далее – договор займа) предоставляет Ягужинской Елене Алексеевне (далее – Должник) денежные средства в белорусских рублях в сумме 20 000 000 (двадцать миллионов) бел. руб. с окончательным сроком погашения займа 31.12.2015.

1.2. По настоящему договору Поручитель обязуется отвечать за полное и своевременное исполнение Должником своих обязательств по договору займа в полной сумме.

 

2. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА ПОРУЧИТЕЛЯ

2.1. В рамках настоящего договора Поручитель принимает на себя следующие обязательства:

2.1.1. не позднее 5 дней с момента заключения настоящего договора заключить договор залога согласованного сторонами имущества, обеспечивающий исполнение обязательств по нему;
2.1.2. при неисполнении или ненадлежащем исполнении Должником своих обязательств по договору займа отвечать перед Кредитором солидарно с Должником в том же объеме, что и Должник, включая возврат суммы основного долга (суммы займа), процентов за пользование займом и уплату штрафных санкций на день расчетов;
2.1.3. рассмотреть поступающие от Кредитора требования платежа по данному договору в срок, не превышающий 3 календарных дней;
2.1.4. в случае принятия решения о платеже или отказе в его совершении немедленно уведомить об этом Кредитора;
2.1.5. при положительном решении осуществить платеж в адрес Кредитора в течение 5 банковских дней.

2.2. Срок рассмотрения требования Кредитора, указанный в подп. 2.1.3, может быть увеличен до 30 календарных дней, если у Должника возникают обоснованные возражения по сути заявленного требования либо по его сумме.

2.3. Увеличение суммы основного долга Должника и (или) продление сроков погашения займа не затрагивают обязательств Поручителя, если только последний прямо не выразит на это согласие путем подписания дополнительного соглашения к настоящему договору.

2.4. Любые частичные платежи Должника в счет погашения займа автоматически уменьшают лимит ответственности Поручителя по настоящему договору.

3. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА КРЕДИТОРА

3.1. В случае осуществления Поручителем платежа по настоящему договору Кредитор обязуется в срок, не превышающий 2 дней, передать ему все имеющиеся у него документы, подтверждающие существование дебиторской задолженности Должника по договору займа.

4. СРОК ПОРУЧИТЕЛЬСТВА

4.1. Поручительство выдается на весь срок действия договора займа, в т.ч. и на срок его пролонгации.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОРУЧИТЕЛЯ

5.1. За нарушение сроков осуществления платежа, указанных в п. 2, Поручитель обязан уплатить пеню в размере 0,15 % от суммы долга за каждый календарный день просрочки.

5.2. За нарушение сроков рассмотрения требования платежа, указанных в п. 2, Поручитель обязан уплатить Кредитору штраф в размере 0,01 % от суммы долга.

6. ВСТУПЛЕНИЕ В СИЛУ И СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

6.1. Настоящий договор вступает в силу одновременно с вступлением в силу договора займа.

6.2. Поручительство прекращается:

6.2.1. с прекращением обеспеченного им обязательства;
6.2.2. с истечением срока поручительства (п. 4 настоящего договора)
6.2.3. если Кредитор отказался принять надлежащее исполнение по договору займа, предложенное Должником или Поручителем;
6.2.4. при переводе долга по договору займа на другое лицо, если Поручитель не дал Кредитору согласие отвечать за нового должника;
6.2.5. в иных предусмотренных законодательством случаях.

7. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

7.1. Рассмотрение споров и разногласий по настоящему договору осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Настоящий договор подписан в 2 экземплярах (по одному для каждой из сторон).

7.3. Копия настоящего договора передается Должнику.

7.4. Должник обязан представить Поручителю копию договора займа.

8. АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Кредитор                                                                             Поручитель

Общество с ограниченной ответственностью                 Королев Александр Васильевич
«Совершенный стиль»

Юридический адрес: 220073, г. Минск,                             Место проживания: 220030, г. Минск,
ул. Ольшевского, д. 32, корп. 2                                         ул. К. Маркса, д. 21, кв. 5
Банковские реквизиты: р/с 3012033552260                     Паспортные данные: серия МК111111,
в ОАО «АСБ Беларусбанк» в филиале № 514,                выдан Ленинским РУВД г. Минска 01.09.2010
г. Минск, ул. Сурганова, 47а, код 614
УНП 100056100
Директор ________ И.Г. Федоров                                       _________________ А.В. Королев
 

Шаг 6. Издаем приказ о выдаче займа.

Практика выдачи займов в различных организациях обычно предполагает принятие решения о выдаче займа не только путем подписания договора займа, но и путем издания соответствующего приказа руководителя или иного лица. Приказ необходим для указания соответствующим должностным лицам о выделении необходимого количества денежных средств, а также в некоторых случаях для выдачи займа наличными средствами со счета организации.

Шаг 7. Выдаем заем.

При выдаче займа подоходный налог не удерживается у физического лица (плательщика налога), а исчисляется и перечисляется (уплачивается) налоговым агентом (займодавцем) за счет собственных средств.

Выдача займа наличными. При выдаче займа наличными денежными средствами следует обратить внимание на то, что банки выдают наличные денежные средства на цели, предусмотренные законодательством. При этом банк имеет право самостоятельно определять перечень предоставляемых для этого сведений (документов) (п. 23 Правил организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь, утвержденных постановлением Правления Нацбанка РБ от 24.08.2007 № 166). В данном случае банки руководствуются примерным перечнем сведений (документов), используемых ими для осуществления предварительного и последующего контроля обоснованности выдачи наличных денег из касс банков при проведении отдельных операций (письмо Нацбанка РБ от 30.09.1999 № 28-15/1936 «О направлении примерного перечня сведений (документов) (далее – Примерный перечень)), согласно п. 9 которого организация при выдаче займа для снятия наличных денег со счета обязана представить в банк:

– копию решения о выделении займа. В качестве такого документа выступает решение уполномоченного органа управления субъекта хозяйствования. На практике, как правило, это приказы руководителя;
– копию договора займа.

Кроме того, банк вправе дополнительно затребовать и иные документы, предусмотренные законодательством.

 

 

Выдача займа в безналичном порядке (банковским переводом). Законодательство позволяет также предоставлять заем и в безналичном порядке посредством перевода денежных средств на текущий счет физического лица в банке, в т.ч. на карт-счет. Более того, в отдельных случаях, например в соответствии с постановлением № 428, выдача займа допускается только в безналичном порядке без права снятия наличных денег.

В настоящее время при перечислении денежных средств в пользу физических лиц следует руководствоваться п. 41 Инструкции о банковском переводе, утвержденной постановлением Правления Нацбанка РБ от 29.03.2001 № 66, согласно которому в случаях, установленных законодательством РБ, при осуществлении кредитовых переводов в белорусских рублях в пользу физических лиц к платежному поручению прилагаются документы, служащие основанием для осуществления перевода. После исполнения платежного поручения документы, служащие основанием для осуществления перевода, помещаются в документы дня банка-отправителя.

Кроме того, согласно в подп. 1.4 п. 1 Указа Президента РБ от 07.02.2006 № 71 «О мерах по обеспечению своевременной уплаты подоходного налога с физических лиц и отдельных страховых взносов» (далее – Указ № 71) банк переводит со счета юридического лица, индивидуального предпринимателя в пользу физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, денежные средства в белорусских рублях на сумму, превышающую 100 базовых величин на дату совершения такой операции, только после представления ему этим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем справки, подтверждающей право на осуществление банковского перевода денежных средств физическому лицу, выдаваемой налоговым органом в целях налогообложения.

Порядок осуществления налоговыми органами административных процедур в отношении юридических лиц определен постановлением Совета Министров РБ от 25.10.2007 № 1399 «Об административных процедурах, осуществляемых налоговыми органами в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей». Данным постановлением утвержден Перечень административных процедур, осуществляемых налоговыми органами в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Справка, подтверждающая право на осуществление банковского перевода денежных средств физическому лицу, выдается по письменному заявлению юридического лица с приложением копии договора, заключенного между юридическим лицом и физическим лицом, или иного документа, являющегося основанием для перечисления денежных средств. Срок выдачи данной справки – 5 рабочих дней (при необходимости проведения проверки, запроса сведений и (или) документов от других государственных органов, иных организаций – 1 месяц).

Форма справки, порядок ее выдачи и представления банку в соответствии с Указом № 71 определяются МНС РБ.

Справка. Форма справки приведена в приложении 6 к постановлению МНС РБ от 17.01.2007 № 9 (далее – постановление № 9).

 

 

При предоставлении займа физическому лицу путем зачисления денежных средств на его текущий счет нужно помнить, что при выдаче физическому лицу средств с этого счета банк может взять с него комиссионное вознаграждение, которое будет определяться в процентном отношении к сумме, снимаемой со счета.

Действия бухгалтерии по получению (возврату) займа от работника

Следующие 2 шага – шаг 8 и шаг 9 – касаются вопроса возврата займа работником и относятся к компетенции вашей бухгалтерской службы. Эти шаги являются заключительными, и кадровой службе также необходимо о них знать.

Шаг 8. Производим удержание из заработной платы или иным способом, установленным договором займа, получаем возврат займа.

Заемщик обязан возвратить займодавцу полученную сумму займа в срок и в порядке, которые предусмотрены договором займа (ст. 763 ГК).

В случаях, когда срок возврата договором не установлен или определен моментом востребования, сумма займа должна быть возвращена заемщиком в течение 30 дней со дня предъявления займодавцем требования об этом, если иное не предусмотрено договором.

Если иное не предусмотрено договором займа, сумма беспроцентного займа может быть возвращена заемщиком досрочно.

Сумма займа, предоставленного под проценты, может быть возвращена досрочно с согласия займодавца.

Если иное не предусмотрено договором займа, сумма займа считается возвращенной в момент передачи ее займодавцу или зачисления соответствующих денежных средств на его банковский счет.

Шаг 9. В случае увольнения работника требуем досрочного возврата займа, по истечении срока исковой давности (3 года) списываем долг или до истечения срока исковой давности прощаем долг.

Например, если у взявшего заем сотрудника возникли сложности с возвратом денег, то организация может пойти ему навстречу и простить долг. Прощение долга в этом случае представляет собой договор дарения.