Алгоритм оформления документов при предоставлении трудового отпуска работнику | SPOK.BY
Печать
Сохранить в MS Word
Наверх
Вниз

Алгоритм оформления документов при предоставлении трудового отпуска работнику. Василевич С.

Сергей Василевич, юрист

В большинстве организаций только с наступлением лета начинается отпускная пора. И учитывая разнообразность способов оформления предоставления трудового отпуска, мы решили рассмотреть для вас каждый из них. Трудовой отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы.

Способы оформления трудового отпуска

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст. 152 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)). Таким образом, вы вправе по своему усмотрению выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска: либо приказ (распоряжение, решение), либо записку об отпуске.

Оформление трудового отпуска приказом

Для издания приказа необходимо в первую очередь его основание. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска могут служить график отпусков, уведомление о предоставлении отпуска и заявление работника. Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливают в соответствии с графиком трудовых отпусков, который утверждает наниматель по согласованию с профсоюзом или в случае отсутствия профсоюза самостоятельно (часть первая ст. 168 ТК). График отпусков – это локальный нормативный правовой акт, обязательный для исполнения как для работников, так и для нанимателя. Его составляют на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением, либо в иной срок, согласованный с профсоюзом. При составлении графика отпусков вы должны принимать во внимание как особенности производства, так и интересы работников.

Уведомление о предоставлении отпуска

При предоставлении отпусков помните об обязанности, предусмотренной ст. 169 ТК, согласно которой вы должны уведомить работника о времени начала трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Поскольку уведомление работника о начале трудового отпуска является обязанностью нанимателя, во избежание спорных ситуаций необходимо это сделать в письменной форме и желательно составить в 2 экземплярах. Один экземпляр надо вручить работнику, а второй, подписанный им, хранить у себя. Форма предупреждения (уведомления) законодательством не определена, поэтому разработайте ее самостоятельно или воспользуйтесь приведенной ниже.

 
Образец уведомления о предоставлении трудового отпуска
 
Общество с ограниченной                                                          Экономический отдел
ответственностью «Ритм»                                                         Экономисту 1-й категории
(ООО «Ритм»)                                                                             Стрельцовой С.С.
 
УВЕДОМЛЕНИЕ
04.05.201176
 
г. Минск
 
О предоставлении
трудового отпуска
 
Уважаемая Светлана Сергеевна!
Сообщаем вам, что в соответствии с графиком трудовых отпусков ваш трудовой отпуск за рабочий год с 23.10.2010 по 22.10.2011 начинается с 19.05.2011.
Директор общества                                          Подпись                                                   А.Н. Боровик
 
Уведомление получил                                       Подпись                                                  С.С. Стрельцова
                                                                                                                                            04.05.2011
 
Если конкретная дата трудового отпуска предусмотрена графиком трудовых отпусков, то требовать от работника заявления не нужно. Уведомление совместно с графиком трудовых отпусков и будет являться основанием для издания приказа. В такой ситуации возможен и другой способ оформления трудового отпуска. Для этого необходимо издать приказ о его предоставлении заранее (например, 15 апреля – о предоставлении трудовых отпусков в мае) и не позднее чем за 15 календарных дней до начала отпуска ознакомить с приказом под роспись каждого заинтересованного работника. В таком случае основанием для издания приказа будет являться только график трудовых отпусков.
Если же конкретная дата трудового отпуска не предусмотрена графиком трудовых отпусков либо работник желает пойти в трудовой отпуск не по графику, то предложите ему написать соответствующее заявление.
 

Заявление работника

Заявление о предоставлении отпуска до момента его поступления на рассмотрение к руководителю организации либо уполномоченному лицу и принятия по нему решения должно быть правильно оформлено и содержать следующую информацию:

1) наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник, желающий пойти в отпуск;

2) адресат (т.е. должность руководителя организации либо уполномоченного им должностного лица, его фамилия и инициалы);

3) название вида документа («ЗАЯВЛЕНИЕ»);

4) дата подписания заявления и регистрационный номер;

5) текст;

6) подпись заявителя;

7) визы заинтересованных лиц.

Оформление заявления допускается как от руки, так и с помощью компьютера. Однако независимо от способа оформления как работник, так и визирующее лицо должны собственноручно проставить на заявлении свою подпись и дату. Дату и регистрационный номер в заявлении о предоставлении отпуска проставляют в соответствии с записью, сделанной в журнале регистрации внутренних документов.

В тексте заявления работник должен указать вид отпуска, в который он собирается пойти, количество дней, которое он хочет использовать, и желаемую дату начала. Если работник собирается воспользоваться своим правом на социальный отпуск, то он обязательно указывает причину, в соответствии с которой он желает пойти в данный отпуск, либо основание, по которому законодательством предусмотрена обязанность предоставления такого отпуска нанимателем. Под текстом заявления работник подписывается с указанием занимаемой должности и расшифровки подписи.

После подписи заявителя, слева, заявление визируют заинтересованные должностные лица организации. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (п. 61 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция)).

Визы проставляют ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра. При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования. При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе и при размножении документа не воспроизводятся.

 
Образец оформления заявления о предоставлении трудового отпуска
 
Экономический отдел                                                                  Директору ООО «Ритм»
                                                                                                        Боровику А.Н.
ЗАЯВЛЕНИЕ                                                                                   Резолюция
04.05.2011 № 57
 
Прошу предоставить мне трудовой отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 16.05.2011.
Экономист 1-й категории                                                   Подпись                                     С.С. Стрельцова
 
Начальник экономического отдела
Подпись    С.А. Соболь
04.05.2011
Подписанное и завизированное заявление передается руководителю или уполномоченному должностному лицу для наложения резолюции.
 

Резолюция руководителя

Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа (п. 53 Инструкции). Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для резолюции месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа). Резолюция руководителя должна отражать его конкретное решение (в данном случае – о предоставлении либо непредоставлении отпуска) и располагаться между адресатом и текстом заявления, а при отсутствии достаточного места в этой области – на любом свободном месте лицевой стороны, кроме полей документа.

Выражая свое решение, руководитель вправе также корректировать предлагаемые сотрудником условия, например, если у сотрудника следующий рабочий год только начался и наниматель не желает предоставлять ему трудовой отпуск авансом и не по графику трудовых отпусков, но согласен предоставить его часть в количестве 14 календарных дней за отработанный период, то его резолюция будет следующего содержания:

Степанову В.В. (Ф.И.О. исполнителя, в нашем случае – специалиста по кадрам)
Подготовить приказ о предоставлении
части отпуска с 16.05.2011 на 14 календарных дней.
Подпись руководителя
05.05.2011

Проект приказа о предоставлении отпуска

После проставления резолюции заявление направляется в отдел кадров для подготовки приказа о предоставлении отпуска. При подготовке приказа о предоставлении отпуска помните, что этот приказ относится к группе приказов по личному составу. Начинаться он должен с распорядительного слова «ПРЕДОСТАВИТЬ», которое пишется прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов, поскольку в приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие (п. 99 Инструкции).

После распорядительного слова с новой строки с абзаца прописными буквами печатается фамилия работника, на которого распространяется действие приказа, и далее строчными буквами – имя, отчество и остальной текст приказа. Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (п. 100 Инструкции). Визу на приказах оформляют по тем же правилам, что и на заявлениях. В обязательном порядке распорядительные документы необходимо согласовывать с юридической службой организации. После этого согласованный проект документа представляют на подпись руководителю, от имени которого он издается.

 
Образец приказа о предоставлении отпуска
 
Общество с ограниченной
ответственностью «Ритм»
(ООО «Ритм»)
 
ПРИКАЗ
 
04.05.2011 № 42-л
 
г. Минск
 
О предоставлении отпуска
Стрельцовой С.С.
 
ПРЕДОСТАВИТЬ:
      СТРЕЛЬЦОВОЙ Светлане Сергеевне, экономисту 1-й категории экономического отдела, трудовой отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 16.05.2011 по 29.05.2011 за рабочий год с 23.10.2010 по 22.10.2011.
 
Основание: заявление Стрельцовой С.С. от 04.05.2011 № 57.
Директор                                                                          Подпись                                            А.Н. Боровик
 
Визы
 
С приказом ознакомлен:                                                 Подпись                                            С.С. Стрельцова
                                                                                                                                                  04.05.2011
 
Регистрация приказа о предоставлении отпуска

После подписания приказ передают на регистрацию. Приказы по личному составу регистрируют отдельно от приказов по основной деятельности и приказов по административно-хозяйственным вопросам. Регистрационным индексом приказа по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный буквой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Регистрационным индексом приказа о предоставлении отпуска, регистрируемого в порядке, определенном абз. 4 п. 142.3 Инструкции, является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный идентифицирующим разновидность документа буквенным или иным условным обозначением (п. 142.4 Инструкции).

Иными словами, если в организации в течение года издается большое количество приказов о предоставлении отпусков, то их регистрация допускается в отдельном регистрационном журнале с добавлением к порядковым регистрационным номерам иной буквы, например вместо буквы «л» буквы «о». Приказ зарегистрирован, но работа специалиста по кадрам на этом не заканчивается. Необходимо еще ознакомить с данным приказом работника, который должен поставить свою подпись и дату ознакомления, и после передать приказ в бухгалтерию для начисления и выплаты среднего заработка за время трудового отпуска.

Оформление трудового отпуска запиской об отпуске

Вторым способом оформления отпуска является заполнение формы записки об отпуске, которая является альтернативой приказу (распоряжению, решению), а не дополнением к нему. При оформлении записки об отпуске также не забывайте об обязанности уведомить работника о начале трудового отпуска не позднее чем за 15 календарных дней. Примерная форма записки об отпуске установлена постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 04.10.2010 № 139.

 
 
Образец примерной формы записки об отпуске
Записка об отпуске
« 04 »    мая    2011  г. №  30

Стрельцовой Светлане Сергеевне                                                                                    
                                                     (фамилия, собственное имя, отчество работника)

экономический отдел                                                                                                      
(наименование структурного подразделения: филиала, цеха, участка, отдела и др.) экономист 1-й категории                                                           39                                  
    (профессия, должность)                                                    (табельный номер)

 
Предоставляется:
1. трудовой отпуск за рабочий год с «23»  октября  2010  г. по «22» октября  2011 г. на  14  календарных дней, в том числе:
1.1. основной отпуск 14 дней;
1.2. дополнительный отпуск:
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней;
2. социальный отпуск (в календарных днях):
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней;
___________________________________________________________ _________ дней.
Отпуск предоставляется с «16»  мая  2011  г. по «29»  мая  2011  г.
 
    Директор                                      Подпись                                                                       А.Н. Боровик
(должность руководителя организации или уполномоченного им должностного         (И.О. Фамилия)
                                        лица, подпись)
 
04.05.2011 
   (дата) 
Работник               Подпись                                                                                               С.С. Стрельцова   
                            (подпись)                                                                                                 (И.О. Фамилия)
04.05.2011 
   (дата) 
 
Сергей Василевич, юрист

Статьи на тему

14 основных ошибок при предоставлении трудовых отпусков. Семенихина С.

№13, июль 2017

Предоставление трудового отпуска авансом. Гулик Е.

№13, июль 2017

Замена отпуска денежной компенсацией. Гулик Е.

№13, июль 2017

You can highlight and get a piece of text that will get a unique link in your browser.