Несмотря на то что ряд организаций применяет суммированный учет рабочего времени, по-прежнему возникает много вопросов с его установлением и применением. Во избежание нарушений трудового законодательства предлагаем специалистам кадровых служб алгоритм установления и применения такого учета.
На каждом предприятии (независимо от форм собственности) правилами внутреннего трудового распорядка (или графиками сменности) работникам должен быть установлен режим рабочего времени, который определяет нормы ежедневной и еженедельной продолжительности рабочего времени, рабочие и выходные дни, последовательность чередования работников по сменам, время начала и окончания рабочего дня (смены), время перерыва для отдыха и питания (ст. 123 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).
В большинстве случаев на предприятиях устанавливается 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье и продолжительностью рабочего времени 40 ч в неделю (ст. 112 ТК). Мы не рассматриваем установление режима рабочего времени работникам, которым в соответствии с законодательством устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени: работникам моложе 18 лет, работающим во вредных условиях труда, инвалидам I и II группы и др. (ст. 114 ТК).
В организациях, где по условиям производства (работы) невозможно или экономически нецелесообразно соблюдение установленной для определенной категории работников ежедневной или еженедельной продолжительности рабочего времени (например, непрерывно действующие организации; организации, обслуживающие население, и др.), может применяться суммированный учет рабочего времени (ст. 126 ТК).
Введение режима с суммированным учетом рабочего времени является компетенцией нанимателя. Однако, если на предприятии существует профсоюзная организация, введение данного режима требует обязательного согласования с ней (ст. 126 ТК).
При суммированном учете еженедельная продолжительность рабочего времени может быть больше или меньше установленной нормы продолжительности рабочего времени в неделю (ст. 112 ТК). При этом согласно части второй ст. 126 ТК ежедневная продолжительность рабочего времени не должна превышать 12 ч. Напомним, что мы не рассматриваем категории работников, которым может устанавливаться продолжительность рабочего времени меньше или больше 12 ч в смену. Категории работников, для которых может устанавливаться иная продолжительность смены, определяет Правительство.
При суммированном учете рабочего времени выходные дни устанавливаются в различные дни недели согласно графикам работы (сменности). Работу в праздничные дни, установленные для работника графиком работы (сменности) как рабочие, включают в норму рабочего времени.
Суммированный учет ценен в первую очередь тем, что предоставляет возможность запланировать распределение рабочего времени и времени отдыха работника так, чтобы оптимально удовлетворить интересы работодателя по загрузке рабочего места с нормами времени, установленными трудовым законодательством.
В помощь работникам кадровых служб предлагаем алгоритм введения суммированного учета рабочего времени на следующем примере.
Пример 1
До введения суммированного учета рабочего времени на предприятии для всех работников была установлена 5-дневная рабочая неделя с выходными днями в субботу и воскресенье с продолжительностью рабочего времени 40 ч в неделю. Начало работы – в 09:00, окончание – в 18:00, перерыв для отдыха – с 13:00 до 14:00. Параметры режима 40-часовой рабочей недели заложены в производственный календарь.
Для более эффективного и непрерывного обслуживания населения нанимателем принято решение перевести определенную категорию работников (диспетчеров диспетчерской службы) на круглосуточный режим работы и установить данным работникам суммированный учет рабочего времени.
Рассмотрим алгоритм установления данного режима.
Алгоритм установления суммированного учета рабочего времени
Издайте приказ о введении суммированного учета рабочего времени и проведении
организационных мероприятий по его введению
Определите режим обслуживания рабочего места
Определите нормативную численность работников
Определите учетный период
Внесите дополнения (изменения) в локальные нормативные документы (ПВТР,
коллективный договор, положение и т.д.) и назначьте ответственных за составление
графиков сменности и ведение табелей учета рабочего времени
Уведомьте работников об изменении условий труда
Издайте приказ об изменении условий труда
Внесите изменения в трудовые договоры (контракты) работников
Составьте графики работ (сменности)
Рассмотрим каждый шаг более подробно.
Шаг 1. Издайте приказ о введении суммированного учета рабочего времени и проведении организационных мероприятий по его введению.
Наниматель (в случае наличия профсоюза – по согласованию с ним) издает приказ, в котором указывает:
– дату, с которой меняется режим работы и устанавливается суммированный учет рабочего времени;
– категории работников, для которых меняются условия труда;
– состав рабочей группы по проведению организационных мероприятий по введению суммированного учета рабочего времени;
– сроки проведения данных мероприятий.
Образец приказа об установлении суммированного учета рабочего времени и изменении режима работы смотрите в рубрике «Полезная документация» на
с. 21 журнала.
Шаг 2. Определите режим обслуживания рабочего места.
Например, для обслуживания населения ежедневно по 24 ч в сутки 7 дней в неделю наниматель изменяет режим работы и отдыха диспетчерам диспетчерской службы:
– продолжительность ежедневной работы (смены) – 12 ч;
– число смен в сутки – 2 смены;
– время начала и окончания работы (смены): I смена – с 07:00 до 19:00; II смена – с 19:00
до 07:00;
– время перерывов: перерыв в течение смены на рабочем месте (включается в рабочее время).
Справочно: планирование распределения времени работы и отдыха работников должно осуществляться с соблюдением единых норм, определенных трудовым законодательством. Их соблюдение должно быть предусмотрено в графике работы. График работы – это предварительный план использования рабочего времени и предоставления времени отдыха, составленный для каждого сотрудника подразделения на определенный период времени.
Сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период должна соответствовать норме часов этого периода, рассчитанной согласно ст. 112 ТК.
Продолжительность смены не может превышать 12 ч. Работа в течение 2 смен подряд запрещается.
Минимальная продолжительность ежедневного отдыха между сменами должна быть со временем перерыва для отдыха и питания не менее двойной продолжительности времени работы в предшествующей отдыху смене.
Если продолжительность смены по графику больше 8 ч, уменьшение продолжительности ежедневного отдыха между сменами компенсируется за счет увеличения еженедельного непрерывного отдыха (ст. 125 ТК).
Шаг 3. Определите нормативную численность работников.
Для определения оптимальной численности при круглосуточном режиме работы приведем простой расчет.
Фонд рабочего времени обслуживания рабочего места составляет 8 760 ч:
365 дней × 24 ч = 8 760 ч.
Далее необходимо рассчитать нормативную продолжительность рабочего времени одного работника в 2012 г. Максимально допустимая норма рабочего времени в 2012 г. составляет при 40-часовой рабочей неделе 2 023 ч (при условии, что работник не был в отпуске, не болел и т.д.). Обязанность нанимателя – не превышать установленной нормы рабочего времени.
При предоставлении согласно трудовому законодательству работнику трудового отпуска, возможных социальных отпусков, а также при неявке на работу в связи с временной нетрудоспособностью и т.д. норма рабочего времени будет иной.
Так, предположим, работнику предоставляется трудовой отпуск в количестве 28 календарных дней с 1 по 28 августа. На данный период выпадает 20 рабочих дней (берутся рабочие дни по графику 40-часовой 5-дневной недели). То есть из максимальной расчетной нормы рабочего времени необходимо вычесть 160 ч (20 раб. дней × 8 ч).
Проанализировав невыходы работников предыдущих периодов, получим коэффициент невыходов. Например, коэффициент невыходов составит 3 %, или 61 ч (2 023 ч × 3 %).
Рассчитаем плановую норму рабочего времени на одного работника путем вычитания из максимальной расчетной нормы часов рабочего времени, приходящихся на периоды, когда работник не работает:
2 023 – 160 – 61 = 1 802 ч.
Разделив фонд времени обслуживания рабочего места на плановую норму рабочего времени одного работника, рассчитаем нормативную численность работников:
8 760 / 1 802 = 4,86 человека.
ЭТО ВАЖНО! При планировании рабочего времени необходимо соблюдение норм, предусмотренных Минтруда и соцзащиты.
В данном случае необходимо принять 4 человека на полную ставку и 1 человека на 0,9 ставки.
Шаг 4. Определите учетный период.
Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени может быть любой календарный период (месяц, квартал, иной период), в пределах которого должна быть соблюдена в среднем установленная норма продолжительности рабочего времени в неделю, рассчитанная на основании норм ст. 112–114 ТК. Учетный период не может превышать 1 календарного года (ст. 126 ТК).
Выбор продолжительности учетного периода определяется особенностями технологического процесса, зависит от производственного цикла предприятия, сезонности и др.
Продолжительность учетного периода определяет наниматель.
Шаг 5. Внесите дополнения (изменения) в локальные нормативные документы (ПВТР, коллективный договор, положение и т.д.) и назначьте ответственных за составление графиков сменности и ведение табелей учета рабочего времени.
При изменении режима работы необходимо обязательно внести изменения в правила внутреннего трудового распорядка (иные локальные нормативные акты, где оговорен режим работы) и указать, с какого числа, каким категориям работников меняется режим работы и устанавливается суммированный учет рабочего времени.
Пример 2
«Пункт 5 Правил внутреннего трудового распорядка изложить в следующей редакции:
«Работникам, занятым в условиях непрерывного производства (диспетчерам диспетчерской службы), с 1 июля 2012 г. устанавливается суммированный учет рабочего времени с продолжительностью учетного периода – квартал. Режим работы при суммированном учете рабочего времени отражается в графиках работы (сменности), которые составляются руководителем структурного подразделения (начальником диспетчерской службы) на весь учетный период с соблюдением норм трудового законодательства и утверждаются директором по согласованию с профсоюзным комитетом. Графики работы (сменности) доводятся до сведения работников не позднее чем за 1 месяц до введения их в действие.
Ведение учета рабочего времени (составление табелей учета рабочего времени диспетчеров диспетчерской службы) осуществляется начальником диспетчерской службы».
Шаг 6. Уведомьте работников об изменении условий труда.
Так как в данном случае с введением суммированного учета рабочего времени у работников меняется и режим труда и отдыха, необходимо обязательно соблюсти условия ст. 32 ТК: ознакомить работников с изменениями не позднее чем за месяц (изменение существенных условий труда). Отметим, что изменение существенных условий труда должно быть вызвано обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами.
Ознакомление работников может быть оформлено в виде уведомления об изменениях существенных условий труда.
Образец уведомления об изменении существенных условий труда смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 22 журнала.
Если работник не согласен на изменение существенных условий труда, он будет уволен по п. 5 части второй ст. 35 ТК. В этом случае ему выплачивается выходное пособие в размере не менее 2-недельного среднего заработка (ст. 48 ТК). Отказ работник может выразить на предъявленном ему уведомлении в виде записи: «Не согласен с изменением существенных условий труда», проставить дату и свою подпись. При согласии продолжать работу в измененных условиях труда работник собственноручно выражает свое согласие записью: «Согласен», проставляет дату и подпись.
Шаг 7. Издайте приказ об изменении условий труда.
Не менее чем за месяц (чтобы ознакомить работников с изменением режима труда в соответствии с требованиями ст. 32 ТК) наниматель издает приказ об изменении режима работы определенной категории работников (в нашем примере – диспетчеров) и введении суммированного учета рабочего времени с указанием учетного периода.
При наличии на предприятии профсоюза в приказе необходимо отметить согласование с профсоюзом.
Приказ должен быть составлен с учетом требований, установленных Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госкомстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.
Образец приказа об установлении суммированного учета рабочего времени и изменении режима работы смотрите в рубрике «Полезная документация» на
с. 23 журнала.
Шаг 8. Внесите изменения в трудовые договоры (контракты) работников.
Режим труда и отдыха в соответствии со ст. 19 ТК является обязательным условием трудового договора (контракта). При изменении режима работы и согласии работника работать в измененных условиях труда необходимо оформить дополнительное соглашение (изменение) к трудовому договору (контракту), которое обязательно подписывают 2 стороны: наниматель и работник.
Образец дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту) смотрите в рубрике «Полезная документация»на с. 24 журнала.
Шаг 9. Составьте графики работ (сменности).
График работы – это предварительный план использования рабочего времени и предоставления времени отдыха, составленный для каждого сотрудника на учетный период.
При составлении графиков работ (сменности) необходимо руководствоваться Разъяснениями о порядке определения расчетной нормы рабочего времени и часовой тарифной ставки в Республике Беларусь, утвержденными постановлением Минтруда РБ от 18.10.1999 № 133 (далее – постановление № 133).
Графики сменности должны составляться на весь учетный период (в нашем случае – квартал) и утверждаться нанимателем (или уполномоченным лицом) по согласованию с профсоюзом (при его наличии) (ст. 123 ТК). Ознакомление работников с графиками работ (сменности) производится не менее чем за месяц до введения их в действие. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, рекомендуем ознакамливать работников с графиками под роспись с проставлением даты ознакомления.
Сумма часов рабочего времени по графику работ (сменности) за учетный период не должна превышать нормы часов за этот период, рассчитанной в соответствии со ст. 112–117 ТК.
При планировании рабочего времени и составлении графиков работ (сменности) необходимо учитывать расчетную норму рабочего времени на определенный учетный период (в нашем случае – квартал). Для определения нормы часов используется расчетная норма рабочего времени при полной норме продолжительности рабочего времени для 5-дневной рабочей недели с выходными в субботу и воскресенье. Нормы рабочего времени приводятся в производственном календаре.
Например, в III квартале 2012 г. при 5-дневной рабочей неделе с выходными в субботу и воскресенье:
– количество рабочих дней составит 64, в т.ч.:
в июле – 21 рабочий день;
в августе – 23 рабочих дня;
в сентябре – 20 рабочих дней;
– расчетная норма рабочего времени – 511 ч, в т.ч.:
в июле – 167 ч;
в августе – 181 ч;
в сентябре – 160 ч.
Это означает, что на III квартал 2012 г. работнику должно быть запланировано 511 ч рабочего времени. При этом ежемесячное соблюдение расчетной нормы часов не обязательно. То есть в июле работник может отработать 180 ч, в августе – 156 ч, в сентябре – 175 ч.
Обязательным условием при составлении графиков работы (сменности) является соответствие количества запланированных графиком часов работы за учетный период расчетной норме рабочего времени этого же периода. Если же работник в учетном периоде не работал по уважительным причинам (находился в трудовом отпуске, болел и др.), наниматель самостоятельно определяет (уточняет) расчетную норму его рабочего времени в порядке, определенном постановлением № 133. Если сотрудник увольняется до окончания учетного периода, то норма рабочего времени для него исчисляется с начала учетного периода до дня увольнения. Если он поступил на предприятие не с начала учетного периода, норма его рабочего времени рассчитывается с даты фактического начала трудовой деятельности на данном рабочем месте до дня окончания учетного периода.
Следует помнить, что работа в течение 2 смен подряд запрещается (ст. 125 ТК).
При планировании рабочего времени и составлении графиков работ (сменности) целесообразно сразу предусматривать периоды трудовых отпусков. Так как график трудовых отпусков утверждается не позднее 5 января, то сроки и количество дней отпуска известны уже в начале года.
Также важно соблюдение ежедневной и еженедельной продолжительности отдыха.
Согласно ст. 134 ТК работникам предоставляются в течение рабочего дня перерыв для отдыха и питания продолжительностью не менее 20 мин и не более 2 ч подряд, который используется ими по своему усмотрению и в рабочее время не включается. Время, необходимое для приема пищи на тех работах, где по условиям производства перерыв установить нельзя, и предоставляемое работнику в течение рабочего дня, включается в рабочее время. Перечень таких работ, порядок и место приема пищи устанавливает наниматель в соответствии с коллективным договором, соглашением либо правилами внутреннего трудового распорядка.
Продолжительность еженедельного непрерывного отдыха должна быть не менее 42 ч.
При сменной работе, а также учете рабочего времени минимальная продолжительность еженедельного отдыха может исчисляться в среднем за учетный период.
Выходные дни в непрерывно действующих организациях предоставляются в различные дни календарной недели согласно графику работ (сменности).
Рассмотрим составление графиков работ (сменности) на III квартал 2012 г. на примере диспетчеров диспетчерской службы ЗАО «Лика».
Исходные данные:
– в штате 5 диспетчеров: 4 человека приняты на полную ставку, 1 человек – на 0,9 ставки;
– с 14 июля по 10 августа запланирован трудовой отпуск диспетчеру Беловой А.А. (28 календарных дней);
– с 1 по 25 сентября запланирована часть трудового отпуска диспетчеру Кудрявцевой О.А.(25 календарных дней).
Исходя из расчетной нормы в соответствии с постановлением № 133 определяем уточненную норму рабочего времени для работника, принятого на 0,9 ставки, и для работников, которым в III квартале предоставляется трудовой отпуск:
1) норма рабочего времени для диспетчера Глебовой В.А. составит: 511 ч × 0,9 ставки = 460 ч;
2) норма рабочего времени для диспетчера Беловой А.А. составит:
511 ч – 136 ч = 375 ч (в период с 1 по 25 сентября по производственному календарю для 5-дневной рабочей недели выпадает 17 рабочих дней по 8 ч (17 × 8 = 136));
3) норма рабочего времени для диспетчера Кудрявцевой О.А. составит:
511 ч – 160 ч = 351 ч (в период с 14 июля по 10 августа по производственному календарю для 5-дневной рабочей недели выпадает 20 рабочих дней по 8 ч (20 × 8 = 160)).
Имея нормы рабочего времени для каждого работника, составляем графики работ (сменности) на III квартал 2012 г.
Образец графиков сменности смотрите в рубрике «Полезная документация» на
с. 25–27 журнала.
Оксана Виринская, юрист
