Согласование документа – это контроль качества документа, гарантия того, что его содержание соответствует действительности, не противоречит законодательству, локальным нормативным правовым актам организации и не идет вразрез с интересами организации. При этом большая часть вопросов о порядке согласования документов отдана на усмотрение самой организации.
Данная статья поможет вам при описании порядка визирования документов в инструкции по делопроизводству вашей организации.
Законодательство четко не говорит о том, какие должностные лица внутри организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому организации и, в частности, лица, ответственные за работу с документами, должны дорабатывать эти вопросы самостоятельно.
Общие требования к порядку согласования документов предусмотрены Государственным стандартом РБ (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.
Конечно, не все документы до подписания подлежат согласованию. Оно необходимо в случаях, когда информация, содержащаяся в документе, требует проверки ее на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам, а также в случаях, когда она затрагивает интересы других организаций и должностных лиц.
Виды согласования документов
В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить внутреннее (согласование происходит внутри
организации – со структурными подразделениями и должностными лицами) и внешнее согласование (с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).
Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации – авторе документа, например профессиональными союзами и т.п. Например, согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу подлежат согласованию с профсоюзами.
Обращаем внимание, что в зависимости от вида согласования будет различаться само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее – грифом согласования.
Оформление внутреннего согласования
Виза документа – это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.
На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись».
Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.
Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.
При отсутствии свободного места на документе оформляйте визу на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.
Количество виз на документе. Порядок визирования
Сколько виз может быть на одном документе? Законодательством не установлены ограничения относительно количества виз на одном документе.
При невозможности разместить все визы на документе составляется отдельный лист согласования.
При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для оформления виз, необходимо сделать следующую отметку:
Лист согласования прилагается.
Подпись (фамилия и инициалы составителя документа)
Дата
Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.
Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования:
Заместитель директора
Подпись П.А. Строгова
15.08.2012
Не пишите в визе при оформлении внутреннего согласования проекта документа слова «Виза» и «Согласовано».
Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами.
Например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником отдела кадров (специалистом по кадрам), главным бухгалтером, представителем юридической службы (юрисконсультом) организации.
При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, постановлений) в обязательном порядке нужно согласовывать с юридической службой организации или юристом при отсутствии такой службы (отдела).
Если документ визируют несколько должностных лиц, визы располагают одну под другой в порядке визирования:
Главный бухгалтер
Подпись Г.В. Скрипникова
20.08.2012
Начальник отдела кадров
Подпись И.П. Меньков
20.08.2012
Юрисконсульт
Подпись И.А. Калугин
20.08.2012
Не вносите какие-либо исправления в проект документа при его визировании. Замечания, дополнения, уточнения к документу следует излагать на отдельном листе. При этом в визе, проставляемой на проекте документа, указывайте: «Замечания прилагаются»:
ЭТО ВАЖНО! При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа должно принимать должностное лицо, подписывающее (утверждающее) документ.
Согласование документов со сторонними организациями
При согласовании документа со сторонними организациями, должностными лицами, не являющимися работниками вашей организации, следует оформлять гриф согласования.
Реквизит «Гриф согласования» – это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.
Гриф согласования состоит из следующих элементов:
– слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);
– наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);
– личной подписи должностного лица и ее расшифровки;
– даты согласования.
Например, гриф согласования может выглядеть следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Директор открытого акционерного
общества «Вихрь»
Подпись А.Н. Свиридова
21.08.2012
Документ может согласовываться также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи нужно указывать название согласовывающегося документа, его дату и регистрационный индекс:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
профсоюзного комитета
20.08.2012 № 28
или:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Министерства
труда и социальной защиты
Республики Беларусь
12.08.2012 № 2-1/650
Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии 2 грифов согласования расположите их на одном уровне:
СОГЛАСОВАНО
Директор открытого акционерного
общества «Вихрь»
Подпись А.Н. Свиридова
21.08.2012 СОГЛАСОВАНО
Директор Государственного учреждения образования «Средняя школа № 1 г. Береза»
Подпись А.Н. Иванова
21.08.2012
Более 2 грифов согласования размещают на документе 2 вертикальными рядами:
СОГЛАСОВАНО
Директор открытого
акционерного общества
«Вихрь»
Подпись А.Н. Свиридова
21.08.2012
СОГЛАСОВАНО
Директор Государственного учреждения образования «Средняя школа № 1 г. Береза»
Подпись А.Н. Иванова
21.08.2012
СОГЛАСОВАНО
Директор учреждения
«Государственный архив
Брестской области»
Подпись А.Г. Карапузова
21.08.2012
Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе недостаточно места, грифы согласования следует оформлять на отдельном листе согласования. Об этом на документе проставьте отметку, которая располагается на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.
При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами месте. При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагают на утверждающем документе.
Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота
