В этот период следует подвести итоги года, составить план работы на новый год, обновить, пересмотреть, разработать и утвердить ряд документов.

Рассмотрим основные обязанности, прямо или косвенно вытекающие из норм трудового законодательства, которые специалисту по кадрам следует сделать в начале года.

1. Утвердить график трудовых отпусков.

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным  договором, соглашением либо согласованного нанимателем с проф­союзом, и доводится до сведения всех работников.

Если работа по составлению графика отпусков была своевременно проведена, то в начале года специалисту по кадрам останется только проверить, все ли утверждено, ознакомились ли работники с графиком.

Отметим, что в период 2019–2021 гг. форма графика трудовых отпусков не менялась, поэтому составляем график согласно форме, утвержденной УСОРД.  В то же время  отметим, что УСОРД является методическим документом, поэтому содержание данной унифицированной формы может быть изменено в зависимости от практической необходимости у конкретного нанимателя.

Унифицированные формы, включенные в УСОРД, устанавливают примерную структуру текста, минимальный необходимый состав реквизитов, соответствующих организационно-распорядительной документации, и не являются образцами их оформления. Документы, разрабатываемые на основе унифицированных форм, включенных в УСОРД, должны оформляться в соответствии с законодательством.

Справочно:

унифицированная форма графика трудовых отпусков включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации, утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству от 28.11.2019 № 41 (УСОРД).

Таким образом, форму графика трудовых отпусков можно дополнить необходимыми вам графами (например, «отметка об ознакомлении работника с графиком отпусков», «примечание» и др.).

Приведем образец заполненного графика отпусков.

2. Утвердить штатное расписание.

Штатное расписание – это локальный правовой акт, который наниматель обязан вести на основании ст. 1, 19 и 194 ТК.

В законодательстве отсутствует утвержденная форма штатного расписания, а также порядок составления, ведения и периодичность его утверждения, поэтому наниматель самостоятельно утверждает форму штатного расписания и порядок ее ведения.

Следовательно, в конце года целесообразно пересмотреть штатное расписание, внести изменения в случае необходимости.

3. Сдать статистическую отчетность.

В зависимости от формы собственности, видов деятельности, подчиненности и т.д. любая организация представляет государственную статистическую отчетность по установленной форме.

Как правило, специалисты по кадрам ведут следующие формы государственных статистических наблюдений:

• 1-т (кадры) «Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров», утвержденный постановлением Белстата от 13.06.2016 № 63. Срок представления – 6 февраля;
• 1-т (фонд времени) «Отчет об использовании календарного фонда времени», утвержденный постановлением Белстата от 13.06.2016 № 65. Срок представления – 14 января.

Это важно! За нарушение порядка представления данных государственной статистической отчетности предусмотрена административная ответственность в соответствии со ст. 23.18 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях.

4. Подготовить отчет о работе отдела кадров за предыдущий год.

Такой отчет не предусмотрен действующим законодательством, но он может показать вам эффективность работы отдела, обратить внимание на достижения и выявить зоны роста. В таком отчете можно отразить следующие данные:

• количество принятых и уволенных;
• количество переводов и перемещений;
• количество оформленных командировок и количество сотрудников, выбывающих в командировки;
• количество листков нетрудоспособности;
• количество отпусков (с разбивкой на трудовые и социальные);
• количество продленных контрактов;
• количество аттестованных работников;
• количество работников, повысивших квалификацию, и т.д.

Целесообразно сделать анализ оснований увольнений, просчитать текучесть кадров.

Можно подготовить данные по работникам в разрезе соотношения мужчин и женщин, возраста, уровня образования и т.д.

5. Составить план работы отдела кадров на 2021 г.

План работы на год позволит не упустить важные моменты в сдаче статистической отчетности, оформлении пенсий, заседании различных комиссий и др.

6. Составить список работников, у которых заканчивается срок действия срочных трудовых договоров (контрактов).

Данный список поможет в своевременном оформлении продления или прекращения трудовых отношений в соответствии с нормами законодательства.

7. Изучить план проверок на 2021 г.

Чтобы проверка организации не стала неожиданностью, проверьте, включена ли ваша организация в план выборочных проверок. Это можно сделать на сайте Комитета государственного контроля Рес­публики Беларусь.

8. Провести внутренний кадровый аудит.

Независимо от того, планируется ли проверка организации, следует провести кадровый аудит. Это позволит своевременно выявить и исправить недочеты в ведении кадрового делопроизводства, улучшить текущие бизнес-процессы или выработать новые.

9. Проверить наличие производственного календаря, если в организации он разрабатывается в соответствии со своими потребностями.

10. Издать приказ о переносе рабочих дней в 2021 г.

Данный приказ издавать обязательно, если наниматель осуществил перенос рабочих дней в ином порядке, чем установленный постановлением № 635.

Приведем образец приказа.

11. Начать регистрацию распорядительных документов текущего года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов
75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения) (часть вторая подп. 142.4 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

12. Проверить приказы о назначении ответственных лиц и создании различных комиссий, в т.ч. постоянно действующих, и в случае необходимости внести в них изменения.

13. Составить план обучения работников на 2021 г.

Документы:

Трудовой кодекс Республики Беларусь (ТК).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 09.11.2020 № 635 «О переносе рабочих дней в 2021 году» (постановление № 635).

Постановление Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (Инструкция по делопроизводству).