Уже не раз обсуждался вопрос о том, что необходимо сделать специалисту по кадрам, чтобы уменьшить документооборот в организации. Можно сколько угодно рассуждать на эту тему, однако не стоит забывать, что существует ряд документов, ведение которых обязательно в любой организации независимо от формы собственности и количества работающих.
В данной статье пойдет речь о документах, ведение которых обязательно, но при этом их формы поддаются корректировке.
ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА
Личная карточка работника – документ, содержащий персональные данные работника. Она должна быть заведена на всех работающих по трудовому договору. Этого требуют нормы Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30 (далее – Инструкция № 30).
Работник должен быть ознакомлен под расписку в карточке формы Т-2 с каждой записью, вносимой в трудовую книжку (вкладыш к ней) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу, заключении контракта, увольнении (п. 16 Инструкции № 30).
Кроме того, при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (формы Т-2) и в книге учета, собственноручно указав дату получения (часть четвертая п. 58 Инструкции № 30).
Форма документа
Утвержденной формы карточки Т-2 на сегодняшний день нет. Поэтому с 2007 г. наниматели самостоятельно разрабатывают и утверждают форму личной карточки, а также устанавливают порядок ее заполнения. Вопросы, касающиеся оформления этого документа, рекомендуем оговорить в локальной инструкции по кадровому делопроизводству в организации.
Справочно: впервые карточка формы Т-2 была утверждена постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. Отменена постановлением Госкомстата СССР от 28.06.1990 № 94.
Обязательные условия применения документа
Некоторые специалисты по кадрам не тратят время на разработку своей формы личной карточки, а берут форму Т-2 и используют ее в работе, что не запрещено. Можно также взять форму Т-2 за основу и скорректировать ее с учетом потребностей организации. Например, п. 20 «Домашний адрес» личной карточки целесообразней переделать на «Адрес прописки и адрес фактического проживания», так как нередко у работника в трудовом договоре указан адрес, по которому он прописан, но фактически не проживает. В случае если у нанимателя возникнет необходимость найти такого работника, например, при длительном прогуле, то сделать это будет сложно: заказные письма, направленные по домашнему адресу, вернутся назад, а это значит, что наниматель не исполнил свою функцию в части надлежащего уведомления работника и, как следствие, уволенный работник может быть восстановлен на работе.
Сегодня законодатель отдал инициативу работы над документом специалисту по кадрам. Принимая карточку Т-2 за основу, можно удалять отдельные графы, строки и за счет этого увеличить другие разделы, предусмотреть больше строк в некоторых разделах, расширить графы.
Обратите внимание, что, например, удаление раздела о воинском учете недопустимо. В нем отражаются сведения, учет которых обязан вести каждый наниматель –это требование Закона РБ от 05.11.1992 № 1914-XII «О воинской обязанности и воинской службе».
ЭТО ВАЖНО! Воинский учет призывников и военнообязанных ведется во всех организациях независимо от форм собственности (абз. 4 части второй п. 2 Положения о воинском учете, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 18.12.2003 № 1662).
Полный текст читайте в журнале "Я - специалист по кадрам", № 23 / 2013
